品質保証部門には、さまざまな文書がつきものだ。そして、そこには企業がこれまでに培ってきた大切なノウハウが詰まっている。ビッグデータやオープンデータなど、情報を利活用することの重要性が叫ばれる昨今、蓄積されたノウハウ(データ)をどのように活かすかが、品質保証部門が成長するために重要なポイントとなる。しかし、残念ながら多くの現場では、これらの情報が十分に利活用できる状態で保存されておらず、宝の持ち腐れとなっているのが実態だ。
「不便な書類管理」の実態
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「不便な書類管理」の実態 |
いまだに多くの品質保証部門では、紙の書類を用いた業務管理が行われている。「品質異常発生の対応履歴」「クレーム対応履歴」「工程での検査結果」などを、バインダーにまとめてキャビネットで保管しているケースが多い。このような状態だと過去の履歴が必要になったとき、すぐに見つけられずに困ることがある。
もちろん、すべての書類が紙で管理されているわけではない。ITが普及したおかげで、いくつかの書類については「電子ファイルとして管理」されるケースも増えている。だが、それらは「情報活用を目的にExcelファイルに入力して、部署や年度などでフォルダ分けする」というもの。情報活用という点では紙の書類がExcelファイルに置き換わっただけで、大きな変化はない。また、ファイルの名付けルールが統一化されず、作成者以外が必要なファイルを見つけられないといった弊害も発生する。
また一部の報告では、情報漏えい事件の約5割が紙媒体によるものとされている。紙は一度印刷されてしまうと、それがどのように扱われるかを管理するのが難しい。この状況では情報漏えいが発生したとしても、おそらく、そのことにすら気がつかないままになってしまうだろう。
書類管理の課題を解決するためのシステムとは
品質保証部門に存在する、さまざまな書類データは、企業にとって自らの歴史や実績によって積み上げられた、いわば宝の山である。そして、これを活かすための手段として最も有効なのが「帳票や書類の電子化」だ。ただし、書類を単純に電子ファイル化するのではなく、統一のフォーマットを持った電子帳票として共有して管理する。そのうえで蓄積された情報を活用したとき、はじめて「電子化」を実現したといえる。では、それを実現するために、どのようなシステムが必要になるのか……。
本稿で提供するPDFでは、上記のような「書類の電子化」を実現するソリューションに必要な5つのポイントが、詳細に紹介されている。蓄積された情報を安全かつ有効に利活用したいと考えている方は、ぜひダウンロードして確認していただきたい。
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情報から価値を生み出す製造業の「書類の電子化」5つのポイント≪目次≫
- 「不便な書類管理」の実態
- 不便な文書管理によって生じる数々の問題
- 書類管理の課題を解決するためのシステム「5つのポイント」
- ものづくり現場を支え続ける業務効率化・品質改善ツール「SpaceFinder」
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