契約書や請求書など法定保存文書の電子化を許容するe-文書法が2005年に施行、2015年9月には電子帳簿保存法省令改正により、国税関係書類の規制緩和が行われ、電子署名が不要となった。そして、2016年3月にはスキャナ保存制度の要件緩和により、スマートフォンやデジタルカメラの利用が許可され、急速に文書の電子化に取り組みやすい環境が整ってきている。
これらの法整備により、多くの企業が文書の電子化を進めているが、これを進めるうえでクリアすべき課題が多数存在するのはご存知の通りだ。本稿で紹介する富士電機の資料「”領収書のスマホ撮影”解禁で拡がる電子化の可能性とワークシステム連携の新しい動き」では、これら課題の解決策を示している。
「ワークフローシステムとの連携」が文書電子化のトレンドに
本資料では、e-文書法と電子帳簿保存法の施行経緯や概要とともに、両者の適応範囲をわかりやすく解説。そのうえで、文書を電子化することで得られる企業側のメリットや利用する際の注意点などを挙げている。
さらに、スマートフォンやデジタルカメラで撮影した画像データの利用を認めた2016年3月の電子帳簿保存法の要件改正についても言及。改正後の市場動向を考察するとともに、生まれた新しいトレンドとして「文書管理システムとワークフローシステムの連携」を紹介している。
これは、スキャナと組み合わせた文書管理システムと汎用性の高いワークフローシステムを連携することで、文書電子化のメリットを最大化することができるというものだ。本資料では、富士電機のワークフローシステムとPFUの文書管理システムによる連携ソリューションを例に、2つのシステムを連携することで得られるメリットを詳しく解説している。詳細はダウンロードして内容を確認していただきたい。
このほか本資料では、文書の電子化を行ううえで気をつけなければならない「3つの落とし穴」なども紹介している。電子化を検討している企業はもちろん、既に導入済みの企業の担当者にも読み応えのある内容となっているので、興味のある方は、一読頂ければ幸いだ。
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こちらが本資料で紹介している文書管理とワークフローシステムとの連携ソリューションの概要図。ぜひダウンロードして紹介をご確認いただきたい |
(マイナビニュース広告企画：提供 富士電機)
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