BIとはビジネスインテリジェンスの略称で、情報の分析を通して生産力を向上し、経営を円滑に行うことを目的としたツールです。

PDCA(Plan・Do・Check・Action)を高速に回すことがビジネスの基本となっている昨今、BIの果たすべき役割は大きくなっています。多様化するビジネスに合わせて、BIツールが持つ機能も多彩です。

ここではBIに関する基礎知識と、展開しているビジネスに合ったBIツールを導入するためのポイントについて紹介していきます。

現状分析、経営判断に必要なツール

BIを導入することで、ビジネス上のデータを最大限に活用し、経営方針や商品開発に反映させることが可能となります。データの代表例としては、商品の売上やターゲットとなる顧客の行動履歴などが挙げられます。

例えば、経営層が全社の売上状況を把握しようとした場合、これまでは現場がデータをまとめて、それを経営層に報告して集約するというスタイルが一般的でした。経営層は現場から上がってきた情報をもとに、専門家の意見を聞きながら中長期的な経営戦略を考えてきました。

しかしこの方法では、売上データが経営層に届くまでに時間がかかるため、スピーディーな経営判断が難しく、目まぐるしく変わる市場の変化についていけないといった問題が発生するようになりました。また、現場での主観的な報告もしばしばあり、正しく現状を把握できないケースもありました。

そうした問題を解決する技術として注目されたのがBIです。

BIを導入すると、日々入力/登録されるデータを直接見られるようになります。その際、例えば、売上と顧客情報を組み合わせて表示したり、地方別、店舗別、担当者別といったかたちでデータの詳細を掘り下げたりと、それぞれの立場で必要とする情報に加工して確認することが可能です。

経営層なら、生産性や利益率といった軸でデータを可視化することもできます。こうした機能により迅速かつ正しい経営判断につながるわけです。

現場の業務効率化、安定稼動にも貢献

BIは現場の業務効率化にも大きく寄与します。

BIがない環境では、売上データベースなどからデータを抽出したうえでMicrosoft Excelなどにコピーし、手作業で加工したりグラフ化したりして分析するのが一般的です。

ときには、複数のデータベースから情報を持ってこなければならず、データを抽出するだけでもかなりの時間がかかるケースもあるでしょう。また、そもそも売上データベースなどの常時更新されるデータソースに対して検索をかけることは、システムの負荷が上がり、停止などのリスクが高まるため、おすすめできません。

対してBI環境では、必要なデータベースを予めコピーしておき、分析専用のデータベース(DWH : Data WareHouse)として運用することが通常です。DWHと分析ツールをあらかじめ接続しておき、さまざまなデータを自由に分析できるようになります。

個人で抽出する場合に比べて、そもそも手間がかかりませんし、抽出した項目に不足があってデータを取り直すといった手戻りも発生しません。加えて、商品管理、売上管理などの日常業務を支えるシステムに想定外の負荷をかけることもありませんので、リスク低下にもつながります。

導入する上での注意点

BIを導入するうえで注意したいポイントは、どういった視点のデータ分析が必要なのか予め想定しておくことです。

BIにもいくつかタイプがあります。大規模データや多様なデータソースに対応した定点観測向けのものや、随時データを取り込みながら視点をコロコロ変えられるような細かい分析向けのものなどがあり、ニーズや立場によって適した製品は異なるでしょう。

どのツールにも言えますが、主な利用シーンはどういったものなのかを念頭において製品選びを進めてください。

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