日々の業務で大量に発生するさまざまな書類。これらの保存と管理は、多くの企業にとって長年の課題だ。特に税務関係の書類などは、法律によって7年から10年もの保管を義務付けられており、その保存や管理にかかる手間やコストは膨大なものに…。そんな中、2015年、2016年と、2年連続で改定されたe-文書法(電子文書法)により、ほぼすべての重要書類について電子化による保存が認められるようになった。
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紙文書の電子化に関するトータルソリューションのイメージ |
規制緩和で下がる電子化のハードル
保存が義務付けられるような重要書類の電子化が可能になれば、保存と管理にかかる「手間」や「コスト」が大幅に削減できる。さらに、それぞれの部署や出張先から書類をスキャンして送付することも認められるので、申請承認業務の大幅な「効率化」が可能だ。そして何より、昨今の企業活動で重要視されているBCPやセキュリティ対策などの「危機管理能力」についても大幅な向上が期待できる。
こうした規制緩和によって、導入の面でも運用の面でも電子化のハードルは大きく下がった。今後は、大企業のみならず中小企業においても、電子保存の波が押し寄せてくることは確実だろう。こうした状況の変化を受け、2016年12月に「重要文書に対するe-文書法への取り組み」(主催：NECネクサソリューションズ)と題したセミナーが開催された。
重要文書の電子化によるメリットとは
e-文書法の規制緩和により進む重要文書の電子化。これによって生じるメリットとしては、主に「保管コストの削減」「検索性の向上」「業務効率の改善」「危機管理能力の向上」などが挙げられる。今回のセミナーでは、主に「危機管理能力の向上」について解説が行われた。電子化によって向上する3つの危機管理能力とは…。
本稿で提供するPDFでは、NECグループが提供する文書管理全般の課題に対するアドバイザー・サービスについて詳しく紹介している。重要文書の電子化を進めたい方、文書保管コストを削減したい方、電子化によるBCPやセキュリティ対策を強化したい方は、ぜひ一度目を通していただきたい。
(マイナビニュース広告企画：提供 NECネクサソリューションズ)
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