名刺情報を「営業秘密」として管理したい。そんな時はSKYPCE！！

前回は「秘密管理性」「非公知性」「有用性」の3つの性質を持たせることで、はじめて名刺情報は営業秘密と見なされ、会社の資産として法的にも守られることを解説した。今回も引きつづき企業の資産管理や情報管理に詳しい金井孝三氏（Sｋｙ株式会社 ICTソリューション事業部執行役員）に、名刺情報を営業秘密とするために、どのような点に注意してサービスを選定すべきかを改めて語ってもらう。

今回は金井氏が製品企画に携わった営業支援名刺管理サービス「SKYPCE」についても紹介する（写真はイメージ）

名刺情報を「営業秘密」にするための支援機能があるか

名刺は交換してきたままの状態では、ただのカードに過ぎません。名刺をベースにさまざまな情報を紐づけ、仕事に活用できるようにしてこそ、会社にとって重要な情報資産と呼べるものになります。さらに前回お話したとおり、「秘密管理性」「非公知性」「有用性」を持たせる必要があることも考えれば、やはりデジタルサービスで管理することが必須でしょう。

ではデジタルであれば、どんなサービスでも良いのかと言えば、名刺を会社の資産として活用するなら、NOと言わざるを得ません。

以前の記事でもご説明したとおり、無料提供されている個人向けの名刺管理サービスは、会社として個人情報資産台帳に登録されることや、SaaSとして会社の基準に適合しているかなどの確認を行ったうえで利用されてるケースは少ないため、秘密管理性があるとは言えません。会社として情報を管理し、共有・活用するためには、会社側がツールを選定して従業員に提供し、十分に使いこなしてもらう必要があります。

選定ポイントのひとつは、秘密管理性という条件を満たせるか、つまり名刺を秘密情報として管理するための機能が備わっているかどうか、ということです。たとえば役職や部署に応じてアクセス権を設定する機能によって、関連のない従業員の目からは遠ざけることができるようになっていれば、内部からの情報漏洩を防げるだけでなく、名刺情報をビジネス上の秘密として扱おうとする会社の姿勢が明確になります。

また「非公知性」を付与するには、名刺に記載された内容に、その人に関する追加情報を書き加える機能が必要です。担当者が、その人と接するなかで知り得た情報や気づきのようなものであっても、単に名刺をもらっただけでは分からない情報を付け加えることで、その会社が独自に収集した情報資産となるのです。さらに、こうして蓄積した名刺情報を活かして、営業成績の向上、他社との差別化といった結果（有用性）を生むためには、円滑な情報共有機能も必要となります。

既存の社内ルールに合わせた運用が可能か

もうひとつ、名刺管理サービスを導入するうえで考えなければならないのが、操作・運用のしやすさです。昨今はあらゆるクラウドサービスが開発されており、もちろんクラウド型の名刺管理サービスも多数リリースされています。クラウド型はどこからでもアクセスできる、初期費用が安いといったメリットがあるものの、運用方法をカスタマイズできるものは、多くはないようです。つまり従来、貴社で定めていた名刺管理に係るフローや個人情報の取り扱いに関するルールを、導入したサービスに合わせて変えなければならないということです。

これは管理者本人の負担になるだけでなく、従業員にとってもストレスになりかねず、最悪の場合は前回の記事で触れたように、従業員が個人契約の名刺管理サービスを使うきっかけになってしまうかもしれません。単に高機能だから、安価だからという理由でサービスを選ぶのではなく、導入後の運用についても、事前に十分考えておく必要があるでしょう。

秘密管理性・非公知性・有用性の付与という条件をクリアし、さらに既存の社内ルールに合わせて運用をカスタマイズできるサービスとして、ここでは当社の営業支援名刺管理サービス「SKYPCE」をご紹介します。

SKYPCEはオンプレミスで運用する名刺管理ツールですが、クラウド同様、外出先から名刺をスキャン・登録することができ、オンプレならではの高いセキュリティ、導入されるお客さまの情報の取り扱いルールに則したカスタマイズができる点を強みとしています。詳細はSKYPCEのHPやSNSでも公開していますので、ぜひ一度、ご覧になってみてください。