外出先でもパフォーマンスを最大に！生成AIで営業活動を多角的に支援

生成AIで外出の多い営業担当者をサポート

生成AIの活用というと、デスクワークでの事例が取り上げられがちだ。確かに、企画案作成の補助や社内問合せ対応の効率化など、生成AIがデスクワークの業務改善の助けとなる部分は多い。しかし、生成AIはデスクワークに留まることなく、さまざまな現場での活用も可能だ。

サテライトオフィスでは、ChatGPTを中心とした生成AIの質問内容に対するAI学習を禁止するなど日本企業が安全に使えるようカスタマイズされた「サテライトAI」シリーズを提供している。シリーズ中にはテキストでの質問の他、音声での質問・回答が利用できる「サテライトAI・AIボード」のように、外出先や作業現場などキーボード操作やタッチ操作がしづらい環境でも生成AIが活用しやすいサービスも用意されている。

今回はデスクワーク以外での活用例として、外出の多い営業担当者の業務効率化について生成AIと専門ツールを組み合わせた方法を紹介したい。

外出先からでもオフィスと同じ感覚・番号で電話対応できる「サテライトオフィス・クラウド電話」

外回りの営業や出張などで外出が多い場合に気になるのは、社内外との連絡だ。そこで、外出先でもデスクにいるときと同じように電話が取れるようにするツール「サテライトオフィス・クラウド電話」をお勧めしたい。

「サテライトオフィス・クラウド電話」はクラウド上で動く仮想PBXシステムだ。内線・外線ともにクラウド経由で電話を利用可能にすることで、手持ちのスマートフォンをデスクの固定電話と同じように利用できる。

スマートフォンに専用アプリをインストールすると、オフィスで電話を使うのと同じ感覚で受発信が可能だ。電話番号はボイスワープのような転送サービスを挟む必要があるものの、オフィスの番号をそのまま利用できるため、相手先も安心して電話を受けることができる。もちろん、海外出張中でも日本のオフィスで使用している電話番号での利用ができる。

さらに、不在着信通知や留守番電話といった電話が取れなかった場合にフォローしてくれる機能も標準で利用可能だ。また、オプションには全通話録音システムがあり、ダウンロードや削除の可否、社員ごとの削除権限の設定もできるため、直行直帰を繰り返す社員や長期出張中の社員の動向を把握することも簡単だ。

これらの機能は外出している人以外も活用できる。例えば、電話の取り次ぎ対応でオフィスに残るなどの負担を軽減でき、取引先にとってもかけ直しや折り返し待ちの手間がなくなる。また、通話料も安くなるためオフィスのフリーアドレス化やコスト削減を目的に固定電話をなくしたい場合にもお勧めだ。一部の席のみで固定電話機を利用したい場合にも対応電話機が存在するため問題ない。

「サテライトAI・AIドキュメント」で社内情報をAIが回答

外出続きだと、社内で何が起こっているのか、どんな変化があったのかが見えづらくなる。そこで、業務情報の更新などの最新情報をキャッチアップする助けとなるツールとして「サテライトAI・AIドキュメント」がある。

社内ドキュメントをRAG学習させ、AIで質問できるのが「サテライトAI・AIドキュメント」だ。Excel/Word/PPT/PDF/CSV/テキスト/画像/音声/動画ファイルに対応しているため、社内に存在する大半のドキュメントを学習対象にできる。

社内ポータルなどからの検索だと、新情報の存在を予測して検索する必要があるため、取りこぼしが起きるおそれもある。しかし「サテライトAI・AIドキュメント」ならばAIに質問するだけで社内にある情報を簡単に取り出せる。これを活用すれば、社内手続きなどの手順において誰かに質問するより早く正確な情報が把握できるだろう。

セキュリティ面についても、管理者は利用者を限定できるだけでなく、社内機密や個人情報などを禁止キーワードとして指定可能なため安心して利用することができる。外出先での利用が多いものは厳しく設定するなどのカスタマイズも可能だ。またハラスメントなど不適切発言の排除、ログの保存など適切な利用を促し管理する機能も備えている。

会議の議事録作成やメール送受信も生成AIが強力サポート

オンライン会議に外出先から参加する場合、環境によってはメモをとりながら参加するのが難しいかもしれない。そんなとき「サテライトAI・議事録作成AI」を利用すれば手軽に全体文字起こしと要約議事録が手に入る。

会議中にリアルタイムで文字起こしと要約が実施され、形式と整えた議事録のダウンロードまでできるため、オフィスにいる参加者に作成・共有してもらう場合でも負担は少ない。もちろん、出張先の宿やコワーキングスペースでも議事録の作成が可能となり、社内に残る人に頼りきりにもならないはずだ。

もう1つ、外出中にこそ積極的に使いたい生成AIツールとして「サテライトAI・サイドパネルAI」がある。これはブラウザ上で動く各種アプリのサイドパネルから生成AIを使えるようにするツールだ。落ち着いて作業できない環境でも、受信したメール内容の要約や問題点の発見、送信メールの作成補助機能が備わっているため効率的に仕事を進めることができる。上手く活用すれば、隙間時間に立ったままや電車移動中でもしっかりしたメールのやりとりができるようになる。

またGoogleカレンダーを利用したスケジュール調整、GoogleスプレッドシートやGoogleドキュメント等での作業サポートなどもサポート予定だ。ブラウザから利用できるものならば自社システムと連携しての利用や各種チャットでの利用も可能だ。

顧客サポートも外出先から対応可能な「サテライトオフィス・遠隔サポート機能 for Help U」

外回りの多い営業担当者のなかでも、既存顧客にアプローチする営業の場合はサポート業務も多くなる。PC上の作業サポートの場合、帰社してからの対応や客先に出向いてからの対応しかできない場合には互いにロスが大きい。そこで「サテライトオフィス・遠隔サポート機能 for Help U」を利用すれば即時対応が可能となる。

このツールは遠隔で相手のPC画面を閲覧・操作できるうえ、そのためのツールをインストールしてもらう必要もない。サポートする側にだけツールが入っていれば簡単な番号入力だけでサポートが開始できるため事前準備不要なのが大きな特徴だ。問題発生時の対応だけでなく定期的な開発・保守メンテナンスにも活用できる。

外出先や出張先から直接対応できるのはもちろん、複数の担当者が対応することも可能なため、技術担当者にメインサポートして動いてもらいながら外出先から客先情報に詳しい担当者がサブで参加するといった活用も可能である。

また同じ仕組みでオフィスにいる担当者から外出先でのトラブルに対応してもらうこともできる。仕事の内容に合わせて柔軟に利用可能なツールだ。

専門ツール+生成AIならサテライトオフィス

サテライトオフィスでは大規模なソリューションから小さな不便を解決するツールまで多彩なツールを提供している。ここに生成AIサービスを組み合わせることで、より細やかな対応や、不便の解消ができるようになるだろう。

各種ツールの開発、導入支援、運用支援などを展開しているサテライトオフィスでは、生成AIにおいても日本企業の求める安全と便利を両立させたサービス群として「サテライトAI」を積極展開中だ。自社に合った活用方法を知りたい、より便利な組み合わせを知りたい、希望する機能について相談したいといった場合には、ぜひご相談いただきたい。

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