契約書作成から来客対応まで！生成AI×多彩なツールでサテライトオフィスが実現する効率化

バックオフィスの効率化を支える生成AIと専門ツール

人事や経理、法務、一般事務など総務系の部門であるバックオフィスは、あまり目立つことはないものの、企業の重要な業務を担当している組織だ。バックオフィスでは、メインとなる業務だけでなく問合せ対応や各種連絡・確認をはじめとする雑多な作業が多く発生しがちだからこそ、うまくツールを使った業務効率化に取り組みたいところだ。

社員の安否確認、ICカードからの交通費取得、Amazonビジネスと連携する購買システムなど、サテライトオフィスでは彼らの業務をサポートするツールを多彩に展開している。今回はそのなかでも生成AIの活用と、来客・会議室管理業務の効率化を実現するツールを紹介したい。

契約書の作成・レビュー・条件確認でも生成AIが活躍

ChatGPTに代表される生成AIは、既存情報を参照して指示に合わせた処理をしてくれる。そのため、公開資料が多い契約書の作成や内容確認、社内での法令遵守のためのドキュメント作成などにも活用しやすいことはご存知だろうか。

たとえば契約書の場合、目的や条件、業務範囲、報酬や期間に関する条件などを指示すれば素案を作ってもらえる。作成されたものを、あらためて生成AIにレビューさせるのもいい方法だ。契約書を読み込ませて、目的や条件を抽出・要約させると想定した通りのものができているのか確認できる。もちろん、人の手で作った契約書のレビューにも有効だ。

また取引先から提示された契約書も、リスクの有無や不利な条件の存在について指摘してもらう、という使い方ができる。そうした一通りのAIによる確認が済んでから専門的な知識を持つ担当者が改めて目視で確認することで、高いクオリティを保ちながら効率化できるだろう。

「サテライトAI」シリーズなら機密情報を含む書類でも安心

しかし、契約書はAIに対してオープンにしたくない情報の塊である。AIに学習されてしまうのであれば社名や金額、業務内容など各種条件を全て伏せなければならなくなり、手間がかかってしまうため、かえって非効率だ。

そうした問題を解決し、業務で安心して使えるよう生まれたのが「サテライトAI・AIボード」だ。入力内容をChatGPTなどの各種生成AIにむやみに学習させないだけでなく、個人情報などリスクのある情報をあらかじめマスクした環境で利用できる。AIに渡す情報はマスクし、利用者に返す情報では本来の情報に戻して表示できるため、安心でありながら快適に利用可能だ。

また「サテライトAI・AIドキュメント」ではExcel/Word/PPT/PDF/CSV/テキスト/画像/音声/動画等のファイルをアップロードして利用できるため、作成済契約書を簡単に読み込ませられるのはもちろん、社内ドキュメントを参照した作成などもさせられるのが魅力だ。

「サテライトAI」シリーズでは、プロンプトを保存しておき自分で再利用するだけでなく、チームで共有することもできる。そのため、上手く契約書を作る、もれなくレビューする、といった目的ごとのプロンプトを共有しておくことで属人化を防ぎ、安定した運用ができるというのも大きなポイントだろう。

ビデオ会議の記録・要約をリアルタイムに！ 自動議事録作成ツール

また、利用が簡単で効率化の手応えが出やすいものが「サテライトAI・議事録作成AI」だ。ビデオ会議中にリアルタイムで話者を認識した文字起こしをしつつ、3分ごとに要約した議事録を作成してくれる。文字起こしの修正や不要部分の削除などの編集作業ができるうえに、テキストやPDFファイルとしての保存も可能だ。

会議後の議事録作成や録音・録画を確認しての文字起こしなどの手間が減るのはもちろん、従来ならば議事録作成や文字起こしを行わなかったような短時間のミーティングにも手軽に対応できるようになる。要約された議事録が存在することで情報共有や確認がより簡単かつ的確に行えるようになるはずだ。

Chrome拡張機能であるためアプリではなくブラウザからの利用に限られるが、GoogleMeet、Teams、Zoomというメジャー3ツールに対応しているため、手軽に利用可能なのも嬉しい。

無人対応も可能！来客や会議室利用の管理は専門ツールで

生成AIはさまざまな業務に利用可能で、手軽なサポート要員として扱える。しかし、まだ発展途上な面もあるため、実際には専門ツールを使った方が便利な場合も少なくない。そこで、手持ちのスマートフォンやIoT機器を利用した管理ツールを紹介しよう。

まず紹介したいのは、無人受付での来客管理のできる「サテライトオフィス・来客管理/受付管理機能 for クラウド」だ。これは受付に設置したWindows/iOS/Androidの端末から画面指示に従って来訪者が入退処理を行うことができるツールである。受付担当者が不要なのはもちろん、通話等での対応要員を用意する必要もないため、無人で来客対応ができる。

具体的には、事前に来社する予定を登録すると相手先に入館用のQRコードや受付番号が発行される。それを利用し来訪時に入館登録をすることで、担当社員に通知が飛ぶ仕組みだ。また事前登録がない場合には社員名簿から訪問先を呼び出すことも可能で、配達業者専用のボタンも用意できる。さらに、総合受付ボタンを用意することでトラブル時にオペレーターに繋ぐこともできるうえ、受付ロボットと組み合わせた利用も可能だ。

次に紹介したいのは、会議室管理のできる「サテライトオフィス・会議室管理 ⁄ 在席管理 ⁄ エリア監視 for クラウド」だ。こちらは会議室予約システムと利用状況登録システムを組み合わせたもので、利用時にスマートフォンやタブレットで利用中であることを登録すれば、会議室利用状況一覧から把握できるようになる。

また、会議開始時間と終了時間が近づいた時の通知や利用時間になっても実際の利用が確認できない場合の通知、一定時間経過後も利用が確認されない場合の予約開放などの機能も備えており会議室を無駄なく利用できる。さらに、オプションでチャットボットでの通知を行ったり、人感センサーやカメラを組み合わせて監視したりすることも可能だ。これらを組み合わせれば会議室だけでなくデスクの在籍確認や喫煙所など特定エリアの状況監視などにも使える。

このように、さまざまなツール群と生成AIを組み合わせることであらゆる業務を効率化し現場の負担を軽減するのがサテライトオフィスのサービスだ。解決したい課題に合うツールの選定や組み合わせ、導入支援についてぜひご相談いただきたい。

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