メールや資料作成など、業務の軽作業をChatGPTで効率化するには？

業務内の軽作業はChatGPTを積極利用してみよう

ChatGPTのビジネス活用が進んでいる。使い方はさまざまだが、利用ハードルが低く多くの場で役立ちそうなのは、文章作成を中心とした軽作業のサポートだろう。特にメールや業務資料等の日常的な文章作成であれば、気軽に使える上、多くの人が頻繁に行う業務なため、効率化への貢献度合いも大きくなるはずだ。

比較的気軽な使い方ができるとはいえ、メールや業務資料にはさまざまな情報が含まれる。一般公開されているChatGPTを利用する場合には、あらかじめ個人情報を削除しておいたり、業務情報を書き換えておいたりするなど準備が必要だが、それでもゼロから自分で書くよりはずっと楽だと感じる人も多いだろう。

もし、より簡単かつ安全に利用したいと考えるならば、入力情報が保護された形でChatGPTが利用できるサテライトオフィスのサービスをぜひ利用して欲しい。入力情報のマスキングや文字列の差し替えなど、細かなサポート機能が充実しているため、安全な環境で積極的に利用させたいと考える場合におすすめだ。

今回は、メールや資料作成といった軽作業を効率化する、ChatGPTの具体的な活用方法について紹介していく。

面倒なメール文章の作成もお任せ

まずは、メール文章の代筆だ。社内連絡はチャットツールが中心になっても、社外連絡を中心にメールはまだ重要だ。しかし、メールの文章を考えるだけでも面倒だと感じる人もいるのではないだろうか。細かな部分は修正が必要なものの、ChatGPTであれば、ベースとなる文章を代理で考えてくれる。さらに、条件に合ったメールの下書きが出てくることで漏れのないメールが書けるようになるはずだ。

特に手軽に使えるのは、返信メールの作成だ。受信したメール本文をそのままコピー＆ペーストして、条件を添えて返信メールを書いて欲しいと指示するだけでいい。たとえば、打ち合わせ日程の打診を受信した場合、対応可能な日時や場所を添えれば返信メールを提案してくれる。

ビジネスオファーの文章作成への活用もおすすめだ。相手と自分の関係性や盛り込む必要のある情報などを添えた上でメールを書いて欲しいと指示するだけだ。たとえば、インフルエンサーへのビジネスオファーメールであれば、紹介してもらいたい自社製品の名称や簡単な説明、報酬などを添えてメール本文の作成を指示する。商品説明自体もプラグインを利用すればURLを元に情報を拾って文章作成してもらえるはずだ。プラグインについては第8回目の記事で解説している。

また謝罪メールも作成できる。謝罪メールの作成は気が重いものだが、AIに頼れば精神的な負担を軽減しつつ負荷も削減してくれる。問題の内容や原因、自社の対応など盛り込むべき内容を添えて謝罪メールを書くようにと指示するだけだ。

時間のかかる資料作成…。構成作成と原稿作成の両面で頼れる

次は資料作成における活用例を考えてみよう。

資料作成は、メールと比較すると文章は長く、構成も考えなければならないが、その構成部分もChatGPTに頼れる。何について解説する資料を作成したいのか前提情報を与えた上で、盛り込みたい内容について箇条書きで提示すれば、構成案を提案してくれる。

そうして作った構成を元に、本文を書かせることもできる。提案された原稿をそのまま使うのは難しいかもしれないが、ベースができているためゼロから書くよりもずっと楽だ。

先に紹介したように、プラグインを利用すればベースとなる資料をもとに文章を考えさせることもできる。自社サイトでの商品紹介、広告からのランディングページ、ユーザーボイスのまとめページ、プレスリリースなど、何に使う文章なのかという前提情報を与えれば、使われる場に合った適切な文章を提案してもらえるわけだ。

要約やリライト、プログラム修正でも活躍

ChatGPTは、原稿執筆の助けにもなる。タイトルやキャッチコピー、リードといった部分も提案を受ければいいものを手軽に作れるだろう。この場合も、参考サイトを提示すればより質の高いものが生成される。

ベースとなるドキュメントがある場合には、要約やリライトにも活用してみよう。元となる文章を示してから、指定文字数内でまとめて欲しい、小学生にもわかるように簡単にリライトして欲しい、といった指示をするわけだ。リライトでは、簡単な言葉を使って、よりわかりやすく、など条件細かく伝えれば理想に近い文章を得られる。また要約元は動画でもいい。プラグインを使い動画配信サービスのリンクを指定して動画の内容を簡単にまとめて欲しいと指示することもできる。

さらに、プログラミング補助でも頼れる。本格的なシステム開発などでなく、HTMLやCSS、JavaScriptなどはプログラマー以外でも触る機会は多いだろう。どういうことを実現したいかを指定してコードを書いてもらうだけでなく、思い通りの動作をしない場合にエラー部分を指摘してもらうこともできる。

ChatGPTの機能はどんどん進化しており、それをより活用しやすくするためのプラグインも続々と登場している。そして、サテライトオフィスのようにChatGPTの機能を企業が使いやすい形のサービスにして提供する例も増えている。できることも拡大しているため、簡単なところから利用し、業務の小さな手間を省くことをおすすめしたい。そうして余った時間で、より人間的な対応が必要な部分を強化して欲しい。

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