バックオフィス業務の効率化をサポートする3つの生成AI搭載ツールとは

ChatGPTを使いこなすためのプロンプト5要素

ChatGPTをはじめとし、生成AIの業務利用が進んでいる。今回はバックオフィス業務で活躍する生成AIを搭載した3つのツールを紹介しよう。

まず紹介したいのは、ChatGPTだ。続々と登場する生成AIツールの中でも、一度は利用したことがある方は多いのではないだろうか。ChatGPTの概要や基本的な使い方はこれまでの連載記事で解説しているので、ぜひ参照してみるといいだろう。

まず始めに、バックオフィスにおけるChatGPTの活用例を紹介する前に、ChatGPTで思い通りのアウトプットを出すためのポイントを解説する。

ChatGPTを使ってみたものの、期待どおりの回答は得られなかった、条件に合った回答ではあるが普遍的な回答だった、という声は少なくない。これは、期待が高すぎる場合もあれば、期待していた回答が得づらい質問内容だった可能性もある。そのため、質問の仕方次第では改善を図れる。ここでは、ChatGPTに思い通りのアウトプットを出してもらうために、指示する際の指示や命令文である「プロンプト」に組み込むべき5つの要素を紹介しよう。

1.役割

1つ目は、役割だ。ChatGPTにどういう働きをして欲しいのかを、役割として指定する。「あなたはプロの編集者です」「あなたは優秀なWebデザイナーです」と形容詞+役割を指定して伝えることで、プロの編集者や優秀なWebデザイナーとしての振る舞いをしてくれるようになる。単純に文章を書いて欲しい、デザインして欲しいと伝えるだけよりも高クオリティな結果を得やすくなる。

2.シチュエーション

2つ目は、シチュエーションの指定だ。なぜその依頼をChatGPTにしているのか、背景や文脈を教えることで、どういう意図の依頼なのかが伝えられる。これは、実際の仕事でも部下や同僚に仕事の依頼をするときと同じだ。背景の説明がなく丸投げすれば、依頼された側は目的を理解できず作業だけになり、思い通りのアウトプットにならなかった、ということはよくある。「大学生向けに講義するための資料を作成したい」など、対象や目的をまとめて与えるといい。役割と合わせて指定するのがおすすめだ。

3.アウトプット形式

3つ目は、アウトプット形式の指定だ。文章がいいのか、表形式がいいのか。箇条書きにして欲しい、構造化された文章がいい、などの指定もできる。できるだけ最初から期待に近い結果が得られるようにしっかり指定しておこう。

4.アウトプットの粒度・深さ

4つ目は、粒度や深さの指定だ。「●●についてまとめて欲しい」とだけ依頼すると、長文すぎたり簡素になりすぎたりしがちだ。「内容を要約して500文字程度のサマリーとして出力して欲しい」「詳細をわかりやすく教えて欲しい」なども指定しておきたい。

5.トーン

最後の5つ目は、トーンだ。ビジネス向けに、子供向けにわかりやすく、など文体についての指定を行う。文体の修正は全体的に手を入れる必要があるため労力が大きい。また、子供向けの文章をフォーマルに、硬い文章をわかりやすく、という修正はほぼ書き直しになる。後修正に頼らず、ぜひプロンプトを工夫して欲しい。

FAQやマニュアル作成もプラグイン利用で大活躍！ ChatGPTのバックオフィス業務の活用例

ChatGPTを利用する際は、ぜひこの5つの要素を意識してみよう。利用時に要件やアウトプットに対する希望を自分の中でしっかりまとめておき、漏れのない指示をしておくことで、手直しにかかる工数も大幅に削減できる。

同時に、プラグインの利用も考えて欲しい。たとえばバックオフィスの業務としてよくあるFAQ作成ならば、指定URLから最新情報を読み取って作業できるプラグイン「WebPilot」が役立つ。同じく、多くあるだろう作業として既存資料に基づいたマニュアル作成ならば、PDFファイルを読み込んで作業してくれる「AskYourPDF」が役立つだろう。

ChatGPT自体はインターネット上に公開された、少し古い情報を元にしている。業務利用のためには自社サイトや指定資料など、最新かつ限定されたものを参照したいはずだ。そのためのプラグインを積極的に探し利用した上で、プロンプトにも注意すれば期待した結果が得やすくなる。

ここではプラグインを活用したChatGPTのバックオフィスでの活用例を紹介したが、連載第10回では、プラグインを使わない活用例も紹介しているので、ぜひ参照してみるといいだろう。

ノンデザイナーでも安心！「Canva」のバックオフィス業務の活用例

ChatGPTは基本的にテキストを生成するAIだが、業務ではテキスト以外にビジュアル面での作業が必要になることも多い。見せ方を工夫しなければならない場合に頼れるのが、無料でも利用できる高機能なオンラインデザインツール「Canva」だ。

各種SNSのバナーやアイコン、社内掲示物になるポスターや配布用チラシなど、従来ならばデザイナーに依頼しなければ作りづらかった高クオリティなコンテンツでも、豊富なテンプレートを活用することで簡単に作れる。また、財務報告書や決算報告書といった業務資料向けのテンプレートも揃っているため、日常業務で利用できるシーンは多いはずだ。バックオフィスの現場で必要なさまざまなデザイン作業をサポートしてくれる。

AIによるサポート機能も充実している。写真内の不要物除去や差し替え、文章作成、指示に合った画像の作成、といった機能を搭載しているため、文章作成や素材づくりをサポートしてもらいながらプレゼンテーション資料を作ったり、マニュアルを作成したりといったこともしやすい。デザインという言葉に捉われず、バックオフィス業務で広く利用して欲しい。

欲しいイラストや写真が作れる！「Midjourney」のバックオフィス業務の活用例

Canvaは多彩な素材を利用できるが、それでもイメージしている画像が見つからないこともあるだろう。フリー素材も便利だが、そればかりでは代わり映えない出来映えになりがちだ。

そうした場合におすすめなのが、画像生成AI「Midjourney」だ。写真風、イラスト風などテイストを指定して高クオリティな画像を生成できる。掲示物や資料といった成果物への直接利用だけでなく、社内でのイメージ共有にも利用しやすい。生成した画像をCanvaで利用するのもいいだろう。

Midjourneyは利用環境の準備に少々手間がかかる他、ChatGPTよりも希望した結果を得るためのプロンプト作成が難しいなど、初心者が手軽に使いやすいものではないが、出力される画像のクオリティを考えるとぜひ活用したいところだ。

今回紹介した各種生成AIツールの導入や活用の支援は、サテライトオフィスが行っている。また、具体的な活用やChatGPTを始めとする生成AIに関するオンラインセミナーも定期的に開催するなど情報発信も盛んだ。ぜひ生成AIに関連する情報収集や活用のサポートに相談してみてはいかがだろうか。

[PR]提供：サテライトオフィス