バックオフィス業務でも活用できるChatGPT

進化するChatGPTの業務利用

生成AIの代表格ともいえる「ChatGPT」。登場以降、機能強化や新機能追加が頻繁に行われているほか、関連サービスの登場も非常に盛んだ。分野によってはまだ実用レベルに至っていないものも多くあるが、現在も発展中であり今後には大いに期待できる状況にある。

企業における活用は進んできており、業務効率化や生産性向上のための利用を試す企業も増えている。今後は本格的な活用が進み、ビジネスにおいてなくてはならないものになって行くだろう。生成AIにいち早く触れ、積極的に使いこなすことが新しい時代に対応していく力になるはずだ。

では、具体的にどう利用できるのか。今回はバックオフィス業務での利用について考えてみよう。

バックオフィス業務はChatGPTに頼れる

ChatGPTは、チャット形式のインターフェースを利用し、文字で質問すると文字で答えてくれるサービスだ。これを利用することで、バックオフィス業務では何ができるのか。

まず、文章作成関連がある。指定した条件に合わせた文章の骨子づくり、骨子やシチューエーションに会わせた文章の作成、既存文章の要約などが行える。メール文章の作成、社内告知時の文章作成、特定機能や制度についてのマニュアル作成や社内告知文などに利用できるだろう。ベースとなる文章を作らせて細部を調整する、文例を作らせて自分らしい形で書き直すなど、修正を前提とした使い方だとより扱いやすい。

企画立案やアイデア出しでも頼れる。勤怠システムや申請関連などのマニュアルを作りたい場合、詳細な内容を提示しなくとも一般的な素案を出してくれる。何がポイントなのか、気をつけるべきはどこなのかなどの注釈も生成してくれる。

リサーチや課題の原因検討にも活用できる。例えば、社内で交通費精算申請のミスが多い場合に、その原因は何だと考えられるか、という質問をすれば一般的に考えられる原因を複数挙げてくれる。その中から心当たりがあるものについては掘り下げて質問をし、改善に必要なアイデアを貰い、告知物やマニュアルの作成も手伝わせることができるわけだ。

Excel関数＆マクロの活用もChatGPT頼りで快適！

プログラミングやITツール活用でも、ぜひ利用したい。バックオフィスではExcelを利用することが多いが、マクロや関数を使いこなせるかどうかで業務の効率はかなり変化する。Excelが得意ではない人でも、ChatGPTを利用すればできることが増えるはずだ。 実装したい機能の関数やマクロを作らせる、他人が作った関数やマクロについて解説させる、作成したもので発生したエラーについて原因を調査する、といった部分でChatGPTが利用可能だ。

生成AIを組み込んだサービスや新たなAIも続々登場中

現在、生成AIの仕組みを組み込んだサービスも多数誕生している。

たとえば、人事業務をサポートするものとしてエントリーシートや面接動画の確認・分析サービスがある。経理面でも、書類の内容を読み取って勘定科目に合わせた変換が可能になった。ルールベースでキーワードを頼りにした分類よりも柔軟性が高く、人間の代理として働いてもらえる。

サテライトオフィスでも、ChatGPTを業務活用するためのサービスを多数用意している。社内ポータルサイトと連携し、社内情報を対象として指定した情報の収集や対象ファイルの確認・要約などをさせられる。管理系部署では社内情報に関する問い合わせ対応は重要な役割だが、非常に時間と手間がかかる業務だ。その部分の負担を軽減できるため、社内ヘルプデスクではぜひ活用したい。

こうした関連サービスは盛んに作られ、それぞれが日進月歩の進化を続けている。ChatGPTのようにテキストベースでの出力ではなく、画像や動画、ソースコードなどでのアウトプットができる生成AIも多い。それらについて、ぜひ注目し、試してみて欲しい。実際に触れることで、どのように依頼すると要望に添った結果が得られやすいのか、どんな質問がよくないのかといった経験が得られる。

生成AIの情報が得られるセミナーに参加するのもオススメだ。サテライトオフィスでも、オンラインセミナーを実施し定期的な情報発信を行っている。現在は将来に向けて情報と経験をためる時期でもある。ぜひ積極的な行動でAI活用の最先端に触れ将来に備えてみてはどうだろうか。

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