Wordでコメントを使った共同作業

今回はWordのコメント機能の使い方を紹介します。

WordやExcelには、メモ機能以外にコメント機能があります。コメント機能はメモのように備忘録に使うこともできますが、1つの文書を複数のユーザーの共同作業で利用できるのが大きな特長です。 わざわざメールを送受信したり、Teamsで連絡を取り合ったりする必要はもありません。 今回はWordのコメント機能の使い方を紹介します。

■新しいコメントの作成

複数のユーザーで1つのWord文書を共有するため、使用するWord文書はOneDrive for Businessで作成するかアップロードしてください。SharePointやTeamsの共有フォルダでもかまいません。
また、コメントは文書中の指定した範囲全体にコメントすることも、1箇所にだけコメントすることもできます。
まずは範囲を指定したコメントの作成から紹介します。

(1)コメントの対象となる範囲をマウスで選択
(2)「コメント」をクリックしてコメントパネルを開く
(3)「新しいコメント」をクリック

チームの誰にコメントを送るのか、宛先を指定します。

(4)コメント欄に「@」（メンション）を入力
(5)ユーザーリストが表示されるので、コメントを送る相手をクリック

@のあとにユーザー名の一部を入力すると、該当するユーザーにリストが絞り込まれます。
メンションとは、特定の相手に注意を促す記述です。Microsoft 365では、「@ユーザー名」と入力して、相手先に、「これはあなた宛のメッセージですよ」と強調できます。
ただし、メンションした相手だけでなく文書を共有している誰もがコメントを読めます。

(6)コメントの文章を入力
(7)メンション相手に作業を依頼するにはチェックマークをオンにする
(8)コメントを送信

メンション相手と文書を共有できていないときは、自動的に共有を設定するウインドウを開きます。

(9)「共有して通知」をクリックして文書共有設定

これで、文書にコメントが記録され、また、メンションした相手には自動的に通知メールが送信されました。

■特定のポイントにコメントをつける

文章の範囲ではなく、特定のポイントにコメントを付けることもできます。

(1)コメントをつける場所をマウスでクリック
(2)「新しいコメント」をクリック
(3)メンションを指定してコメント文を入力
(4)メンション相手に作業を依頼するときはオンにする
(5)コメントを送信

■コメントを受信する

メンションされた相手には、自動的にメールでコメントが届きます。もちろん、直接Word文書を開いてコメントを確認することもできます。

(1)着信したコメントメールをクリックして開く
(2)メールに共有文書のアイコンが表示される
(3)アクティビティとコメントが表示される
(4)コメント指定された文書の一部
(5)このコメントに直接コメント（返信）する→手順(7)へ
(6)共有文書を開いてコメント箇所に移動→手順(9)へ

※アクティビティとは「動き」という意味ですが、Microsoft 365では、「誰がどんな操作をした」といった行動履歴をアクティビティと呼びます。

(7)コメントに対するコメントを入力
(8)「挿入」をクリックして返信。文書にも記録される

共有されたWord文書を開いてみると、送信されたコメントが時系列で記録されています。

(9)新しく挿入されたコメントが記録されている

(11)コメントウインドウでさらにコメントを追加できる
(12)依頼された作業が完了したときは○をクリック

依頼された作業が完了したとき○をクリックすると、このコメントは処理済み案件として閉じられます。

■Word文書中のコメント

Word文書中のコメントがある位置にはコメントマーク（吹き出し）が表示されます。

(1)文書中のコメントマークをクリックするとコメント内容を確認できる
(2)処理済みコメントの表示
(3)いったん処理済みにしたコメントを復活させる

このように、チームで共同作業をするときに文書を共有してコメントを活用すると、メールで文書をやりとりするような面倒なことをせずに効率的に文書を作成、編集、管理できますのでぜひ積極的に活用してください。

なお、当記事ではWebアプリ版のWordで紹介しましたが、デスクトップアプリ版のWordでも同様に使用できます。
以下はデスクトップアプリ版Wordの画面例です。

(1)「コメント」をクリックしてコメントパネルを開く
(2)新規コメントの作成
(3)新規コメントの入力

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