■デスクトップアプリ版Visioの機能

Microsoft 365に標準で含まれているWeb版Visioは、デスクトップアプリ版Visioの主要な機能をWebアプリとして実現したもので、いわばデスクトップアプリ版Visioの機能縮小版です。 Visio紹介の最後に、今回からデスクトップ版Visioだけで利用できる秀逸な機能、「図形データ」を紹介します。

デスクトップアプリ版Visioを使用するには、Visio StandardやVisio Professionalの契約が必要になります。詳細は当連載の第85回記事をご覧下さい。

※図形データは、過去のバージョンのVisioではカスタムプロパティと呼んでいた機能です。

■図形データの基本

図形データとはさまざまな情報を図形の属性として保存する機能です。
あらかじめデスクトップアプリ版Visioで図形を作成してください。

(1)「データ」タブをクリック
(2)「図形データウインドウ」チェックボックスをオンにする
(3)図形データを入力または確認する図形をクリック
(4)図形データウインドウが表示される
(5)図形データウインドウの角をドラッグして見やすいようにウイドウを拡大する

(6)図形データウインドウに、選択した図形のデータが表示される

ID、名前など多くの情報を入力できます。こうした1つ1つの項目をフィールドと呼びます。
ステンシルから図形を貼り込んだ場合、図形のタイプによってあらかじめ用意されているフィールドが異なります。たとえば、家具類であればサイズのフィールドがあり、コンピューターであれば、ネットワーク名やIPアドレスなどのフィールドがあります。

■フィールドの追加と削除

図形データに独自フィールドを追加することもできます。

(1)独自フィールドを追加したい図形を右クリック
(2)ポップアップメニューの「データ」をクリック
(3)「図形データの定義」をクリック

(4)フィールの名（ラベル）を入力
(5)入力するデータの種類を選択
(6)「OK」をクリック

(7)新しく作成したフィールド「電話番号」にデータを入力

なお、不要なフィールドを削除するときは、手順(4)の「図形データの定義」ウインドウを使用します。

(8)削除したいフィールドをクリックして選択
(9)「削除」をクリック

■図形の検索

こうして入力した図形データは、図形の情報としてとても役立ちます。たとえば家具のサイズを入力しておけば、図面のファイルを開いたときに簡単にサイズを確認できますし、ネットワークの配線図であれば各機器のIPアドレスや保証期限/リース期限などを確認できます。
また、図形データで図形を検索することもできます。特にネットワーク図のように同じ機種が多数図面に含まれているときに、特定の図形を探し出すのに便利です。

(1)「ホーム」タブをクリック
(2)「検索」ボタンをクリック
(3)「検索」メニューをクリック

(4)検索する文字列を入力
(5)「図形データ」チェックボックスをオンにする
(6)「次を検索」をクリック
(7)検索して見つかった図形が選択される

次回は、Visioの図形データをラベルとして表示する方法やExcelとのデータ交換を紹介します。

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