■安否確認フォームのカスタマイズ

今回は、安否確認フォームのひな形のカスタマイズについて紹介します。 既定の設定では「安否確認」と「インフルエンザ状況確認」のフォームのひな形があります。白紙からフォームを作成することもできますが、既存のフォームをベースに修正するのがおすすめです。 今回は、例としてインフルエンザ状況確認フォームを流用し、ワクチン接種状況確認フォームを作ってみます。

■フォームひな形の新規作成

Microsoft 365管理者のアカウントでMicrosoft 365にサインインし、SharePointの安否確認管理サイトを開いてください。

(1)「←」「→」ボタンをクリックし、「確認フォームひな形」タブを表示させる
(2)「確認フォームひな形」タブをクリック
(3)登録済み、作成済みのフォームひな形の一覧を表示

(4)フォーム選択のドロップダウンリストをクリック
(5)「インフルエンザ状況確認フォーム」ひな形をクリックして選択
(6)「新規作成」をクリック

(7)新規作成するフォームひな形のタイトルを入力
(8)表示項目の表示／非表示、変更可能／変更不可（項目編集の可／否）を、チェックボックスで設定
(9)「状態」に選択肢リストを入力
(10)フォームの内容を入力
(11)フォームひな形のスクロールバー

(9)の「状態」の選択肢リストは、現在の状況を回答する際の選択肢となります。フォーム上のドロップダウンリストに表示させたい文字列をカンマで区切って列挙してください。 ここでは例として、「1次接種済み,2次接種済み,感染治療中,快復後PCR検査陰性,濃厚接触者,濃厚接触後PCR検査陰性,未接種,その他」と入力しました。

(10)の「内容」は記入必須ではありません。内容を削除してしまっても、(8)で選択した項目、(9)の「状態」の選択肢リストはフォームに表示されます。それ以外にフォームに表示させたい内容がある場合は (10)にHTMLで記述します。当記事ではHTMLの詳細は言及しませんが、HTMLとはWebページを作成する記述言語です。参考までに次の図で今回の記述内容を紹介します。

  • 内容を組織構成やワクチン接種状況確認の目的に即して編集した例

(12) HTMLテキストを編集したら「プレビュー」をクリックし、編集したフォームがどのように表示されるか確認

(13)作成中のフォームのプレビューウインドウでデザインや動作を確認する
(14)「閉じる」をクリックしてプレビューウインドウを閉じる

(15)編集が終了したら、「新規追加」をクリックし、新しいフォームひな形として保存

(16)新しいフォームひな形が一覧に表示される。

新しいフォームひな形を再編集するときは、この画面で編集したいフォームひな形のタイトルをクリックします。

■安否確認の送信

現段階では作成したフォームひな形を回答者に送信できません。安否確認のフォームとして利用するためには、安否確認用のタブを使用します。 新規タブを追加作成することはできないため、用途に応じて最も目的に近いタブを使用します。 今回の例では、「インフルエンザ確認フォーム」をひな形として「ワクチン接種状況確認フォーム」を作成したため、本番送信用には「インフルエンザ確認メール」タブを、事前訓練用には「インフルエンザ確認[訓練]」タブを使用します。今回は事前訓練の場合の送信方法を紹介します。

(1)「インフルエンザ確認[訓練]」タブをクリック
(2)「件名」、「本文」を状況に応じて編集
(3)ドロップダウンリストから作成したフォームひな形を選択
(4)送信先を設定し、安否確認メールを送信

送信先の設定、送信方法、送信履歴、フォーム回答の確認は、当連載の第75回の記事を参照してください。

(5)ユーザーが受信した安否確認メールから、フォームURLをクリック。

(6)安否確認メールのフォームURLをクリックした際に表示されるフォーム 回答を選択、入力し「送信」をクリック

※注意※
安否確認の活用は、状況に応じて個人情報を収集するケースも発生します。その際は収集した情報の取り扱いに注意が必要です。実際の運用にあたっては、本番運用前に、社内の法務部門、総務人事部門、組合などとのすりあわせも必要になるでしょう。

コラム「Skype for Business」

Microsoft Teamsに関連して、Skype for Businessにも触れておきます。

Microsoft 365（旧Office 365、旧BPOS）のチャット・ビデオ通話ツールとしては、もともと、Microsoft Lyncがありました。マイクロソフトがSkypeを買収したことにより、Microsoft LyncはMicrosoft Skype for Businessと名称を変えて現在にいたっています。現在ではまだSkype for Businessも使用できますが、Skype for Businessのほとんどの機能を内包し、さらに高度なコミュニケーション環境を提供するMicrosoft Teamsの登場により、Skype for Businessは2021年7月31日をもってサービスを終了します。

Skype for Businessをご利用の場合は、それまでにMicrosoft Teamsに移行する必要があります。

参考：「Teamsへのアップグレード」はこちら

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