Microsoft 365安否確認アドオンに連絡先情報を一括登録

■Microsoft 365の安否確認

今回も引き続きMicrosoft 365用のネクストセットのアドオン「安否確認」を紹介します。前回までの作業でインストールを完了し、「安否確認」を使用する準備が整いました。今回は、安否確認の対象となるユーザーを登録します。今回の作業も、Microsoft 365サイトの管理者権限を持つユーザーが操作して下さい。

■連絡先情報（ユーザー情報）の登録

安否確認を実際に運用するにはユーザーを登録しなければなりません。ユーザーの登録には、複数のユーザーを一括して登録する方法と、1人ずつ登録する方法があります。最初は、組織のメンバーを一括登録することが多いと思いますので、まずは一括登録の方法を紹介します。一括登録するには、所定のフォーマットのCSVファイルで連絡先情報一覧を作成し、CSVファイルをアップロードしてデータを登録します。Microsoft 365にサインインし、SharePointから第72回の記事で作成したSharePointの安否確認サイトを開いてください。

(1)SharePointで、「安否確認」をクリック

次に、連絡先情報を作成するためのテンプレートとなるCSVファイルを作成し、ダウンロードします。

(2)SharePointのページをスクロールして「安否確認-管理画面」アプリを表示する
(3)「連絡先情報」タブをクリックして表示する
(4)「全Office365ユーザー分CSVファイル作成」をクリック

CSVファイル作成のウインドウを表示します。

(5)作業している管理者のユーザー名（メールアドレス）であることを確認
(6)「全Office 365ユーザー分のCSVファイル作成開始」をクリック
(7)「閉じる」をクリック

CSVファイルを作成する度に、新規にダウンロードURLを生成します。ダウンロードURLは前述の手順(5)で確認したメールアドレスに通知します。

(8)Outlookで、ダウンロード用URLの通知メールをクリックして開く
(9)ダウンロード用URLをクリックして、CSVファイルをダウンロードする

(10)ダウンロードフォルダーに保存された、CSVファイルをダブルクリックして、Microsoft Excelで開く

■CSVファイルの編集

ダウンロードしたCSVファイルは、データの入っていない状態…いわゆるテンプレート（型紙）です。ここに実際に登録するユーザーのデータを入力します。

(1)CSVファイルをExcelで開いた最初の状態。

最小限必要なのはA列の「command」とB列の「email」です。それ以外の列については必須ではありませんが、一般的な運用としては、名前、連絡先電話番号などの情報は必要でしょう。 多くの組織では、すでに組織の名簿があると思いますので、既存の名簿データから必要な情報をコピー＆ペーストで、このCSVファイルを作成するのが効率的でしょう。

各列の入力データは以下の通りです。

列名	内容
command	IU、U、I、Dのいずれか（後述）
email	安否確認メールを受信するメールアドレス
mail_group	組織をいくつかのグループに分けて安否確認する場合の所属グループ
family_name	氏名（姓）
given_name	氏名（名）
family_name_kana	氏名（姓、ふりがな）
given_name_kana	氏名（名、ふりがな）
employee_id	社員番号
company_name	会社名または組織名
department_1	部署1（事業部）
department_2	部署2（部）
department_3	部署3（課）
department_4	部署4
job_title	役職
department_code	部門コード
company_email_1	会社メールアドレス
company_email_2	会社メールアドレス（サブ）
personal_email_1	個人メールアドレス
personal_email_2	個人メールアドレス（サブ）
company_phone_number_1	会社電話番号
company_phone_number_2	会社電話番号（サブ）
personal_phone_number_1	個人電話番号
personal_phone_number_2	個人電話番号（サブ）
chat_type_1	チャットを使用できる場合のチャットの種類
chat_address_1	チャットアドレス
chat_type_2	チャット区分（サブ）
chat_address_2	チャットアドレス（サブ）
chat_type_3	チャット区分（サブ）
chat_address_3	チャットアドレス（サブ）
family_emails	本人以外の安否情報緊急連絡メールアドレス（家族など）

安否確認アドオンは、B列のメールアドレスを識別子として扱います。今後、データの更新を行う場合、同じメールアドレスであれば同一人物として更新されます。CSVファイルをアップロードする際に、A列のcommandの指定によって、データをどう処理するかを指定します。

command	動作
UI	新規登録または更新。同じメールアドレスが存在しなければ新規登録、同じメールアドレスがすでに登録されていればデータを更新します。
U	同じメールアドレスのデータを更新します。メールアドレスが登録されていないとき、ログにエラーとしてカウントします。
I	データを新規登録します。同じメールアドレスがすでに登録されているときは、このメールアドレスに関しては何もせず、ログにエラーとしてカウントします。
D	同じメールアドレスがすでに登録されていれば、削除します。

※予想外の編集トラブルを防止するためには、commandとしてUIはなるべく使用せず、明示的にUかIを指定した方がいいでしょう。

※CSVファイルを編集し保存する際には、文字コード変換しないように注意してください。Windowsでは文字コードとしてShift JISコードもUnicodeも使用できますが、安否確認アドオンが対応しているのはShift JISコードだけです。

■連絡先情報CSVファイルのアップロード

(1)「CSVファイルからのインポート」をクリック

(2)「ファイルの選択」をクリックし、CSVファイルを選択する
(3)「インポート開始」をクリック

確認メッセージを表示した後、しばらくすると「インポート履歴」の表示が更新され、日時、取り込み行数（件数）、エラー行数を表示します。

(4)インポート（取り込み）状況で、CSVファイルのインポートが終わったことを確認する
(5)「閉じる」をクリック

SharePointはWebページなので、ページを更新しないと更新した情報が表示に反映されません。

(6)Webブラウザの「更新」ボタンをクリックして表示を更新する
(7)CSVファイルでアップロードした連絡先情報が登録されていることを確認
(8)最初から自動登録されている管理者のメールアドレス

次回は登録した連作先情報の修正方法や、ユーザーを1人ずつ登録する方法を紹介します。

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