メール配布リストの活用(2)

前回は配布リスト(配布グループ)を作成し、配布リストのメールアドレスを作成しました。配布リストに着信したメールをメンバーに配信するためには、配布リストにメンバーを追加登録します。

配布リストへのメンバーの登録、配布リストの管理は、Microsoft 365管理センターで行います。まず、管理センターを開いてください(連載第62回参照)。

(1)Microsoft 365管理センターの左サイドメニューで、「グループ」→「グループ」メニューを展開。
(2)メンバーを追加する配布リスト名をクリック。

■配布リストの基本設定の変更

配布リスト管理ページには「全般」「メンバー」「設定」の3つのタブがあり、ページを切り替えることができます。まず「全般」タブの各機能を紹介します。

(3)この配布リストを削除する。
(4)現在のメンバー人数を表示。
(5)「全般」をクリックして、基本設定を表示。
(6)配布リストの名前や説明、メールアドレスを変更。

■配布リストのメンバーの管理

メンバータブでは、配布リストの所有者とメンバーを管理します。所有者とは配布リストを管理できるユーザーです。メンバーは、配布リストのメールアドレスに送信されたメールの配信を受けるユーザーです。所有者とメンバーは異なりますので注意してください。

(7)「メンバー」タブをクリックして、メンバー管理ページを表示。
(8)配布リストの所有者(管理者)の管理ページを開く。
(9)配布リストのメンバーの管理ページを開く。

ここでは(9)をクリックして、メンバーの追加を行う手順を中心に紹介します。

(10)クリックして、メンバーの追加ページを開く。

(11)テナントのユーザー数が多いとき、ユーザー名の一部を入力して絞り込み検索。
(12)ユーザーリストから、配布リストのメンバーとして追加したいユーザーのチェックボックスをオンにする。
(13)メンバーの追加を保存する。

(14)メンバーの追加ページを閉じ、メンバー管理ページに戻る。

(15)配布リストのメンバーが一覧表示される。
(16)メンバー数が多いとき、ユーザー名の一部を入力して、目的のメンバーを絞り込み表示。
(17)メンバーを削除するとき、配布リストから削除したいメンバーの「×」をクリック。
(18)メンバー管理ページを閉じる。

(19)メンバーページに戻ると、メンバー数が更新されていることを確認できる。

■配布リストの詳細設定――Exchange管理センターの呼び出し

設定ページでは、外部からのメールの着信の許可/拒否の設定変更、およびExchange管理センターの呼び出しを行います。

(20)「設定」タブをクリックして、設定ページを表示。
(21)外部のメールアドレスからの着信を許可するとき、チェックボックスをオンにする。
(22)Exchange管理センターを開く。
(23)現在の設定を保存する。

配布リストの基本的な設定をMicrosoft 365管理センターで行いますが、Microsoft 365管理センターはMicrosoft 365のメールサーバーであるExchange Onlineを操作しています。Exchange Onlineの管理コンソールであるExchange管理センターを使うと、さらに詳細な設定を行うことができます。

■Exchange管理センターの詳細設定

Exchange管理センターの配布リスト設定ページでは、左サイドのメニューでページを切り替えて、配布リストのさらに詳細な設定を行います。設定を変更したら「保存」をクリックして、Exchange管理センターを閉じてください。

左サイドメニューで変更できる設定は、以下のとおりです。

メニュー	設定
全般	配布リスト名の変更、メールアドレスの変更、メールアドレスのエイリアス(別名)の設定、説明文の設定
所有者	配布リストの所有者(管理者)の追加や削除
メンバーシップ	配布リストのメンバーの追加や削除
メンバーシップの承認	配布リストへのメンバー登録や退会に、所有者の承認が必要かどうか設定
配布管理	・組織外から配布リストにメールを送信できるようにする設定 ・特定のユーザーだけがこの配布リストに送信できるようにユーザーを限定する設定
メッセージの承認	・配布リストに送信されたメールをメンバーに配信するときに、モデレーターの承認を必要とするかどうかの設定 ・モデレーターの追加と削除
メールオプション	配布されたメールに返信する際の、返信アドレスの変更
メールヒント	テナントユーザーが配布リストにメールを送信するときに、Outlookに表示するコメント(175文字以内)
グループ委任	配布リストのメールアドレスを送信アドレスとして送信できるユーザーの追加と削除

※モデレーターとは、メールを1通ごとに確認して、承認、拒否を判断するユーザーです。

なお、配布リストの名前の変更と削除だけであれば、最初のグループ一覧画面で、配布リスト名の右側にある「：」ボタンをクリックして操作するのが簡単です。

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