Microsoft 365のメール転送と自動応答

■テレワークとMicrosoft 365のメール

COVID-19(新型コロナウイルス)の感染拡大によって、急速にテレワークが拡大しています。当記事の読者のなかにも、すでにテレワークを実施している読者が少なくないことでしょう。テレワークでは、しばしば受信メールを転送し、あるいは自動応答する必要が生じます。今回はMicrosoft 365(※)で受信メールを転送または自動応答する設定を紹介します。

※Office 365は2020年4月21日より「Microsoft 365」と名前を変更しました。すでにOffice 365を契約しているユーザーは、そのままMicrosoft 365の新サービスに移行しました。基本的なプランはOffice 365を踏襲していますが、よりサービスを拡大しています。

■受信メールの転送

自分宛に受信したメールを別のメールアドレスに転送するには、OutlookのWebアプリにサインインして、設定メニューを使用します。

(1)Outlookにサインインして、設定(歯車)ボタンをクリック。
(2)「Outlookのすべての設定を表示」をクリック。

(3)Outlookの設定ウインドウで「メール」メニューをクリック。
(4)サブメニューから「転送」をクリック。
(5)受信メールを転送するには「転送を有効にする」チェックボックスをオンにする。
(6)受信メールの転送先メールアドレスを入力。
(7)転送メールをMicrosoft 365のメールボックスにも残しておきたいときは、「転送されたメッセージのコピーを保持する」チェックボックスをオンにする。

メールの転送に失敗する可能性、転送したメールをあとで確認しなければならなくなる可能性を考えると、基本的にはメール転送後もメールを保持するように設定するといいでしょう。

■メールの自動応答

Microsoft 365では、受信メールに対してメッセージを自動応答(自動返信)する機能があります。また、組織内(同じテナント内)からのメールか、組織外からのメールかによって、応答メッセージを使いわけることもできます。

(1)Outlookアプリの設定ウインドウで、メール設定メニューの「自動応答」をクリック。
(2)スライドスイッチで「自動応答は有効」をオンにする。
(3)特定の期間だけ自動応答を有効化するときは、チェックボックスをオンにする。
(4)自動応答する開始日時、終了日時を設定。
(5)組織内からのメールに対する自動応答メッセージを入力。
(6)組織内からのメールに対してのみ自動応答するときは、このまま「保存」をクリック。組織外からのメールに対する応答メッセージも設定するときは、下にスクロールして(7)に進む。

(7)組織外からのメールにも自動応答するときに、チェックボックスをオンにする。連絡先に登録してある組織外のアドレスからのメールに対してのみ応答するときは、「連絡先に限り応答を送信する」チェックボックスもオンにする。
(8)組織外からのメールに応答するメッセージを入力。
(9)「保存」をクリックして設定を保存。

実際にこのメールアドレスにメールを送信すると、次のように自動応答メッセージが着信します。

(10)同じ組織内のメールアドレスから送信したメールに対しては、組織内用の応答メッセージが着信。

(11)外部組織のメールアドレスから送信したメールに対しては、組織外用の応答メッセージが着信。

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