Office 365でメールを活用する(3)…メールの仕分け

■受信メールの仕分け

今回は、受信メールの自動仕分けの方法を紹介します。

前回まで、毎日送受信する膨大なメールから、必要に応じて目的のメールを効率的に検索、抽出する使い方を紹介しました。一方で、用途によっては条件によってメールをフォルダーに仕分けしするほうが使いやすい場合もあります。また、条件に合うメールを、自動削除したり、自動転送したりしたいという要望もあるでしょう。

■別のフォルダーに移動する

単純に、特定のメールアドレスから受信したメールをフォルダーに仕分けするには、以下のように設定します。

(1) Webアプリ版Outlookで、自動仕分けしたいメールをマウスで右クリックし、ポップアップメニューの「移動」→「指定した送信者からのメッセージをすべて移動…」メニューをクリックします。

※この差出人からのメールを迷惑メールとして処理したいときは「迷惑メールとしてマーク」、この差出人からのメール受信を拒否したいときは「受信拒否」、受信済みの既存メールを移動したいだけの時は「別のフォルダーへ移動…」をクリックします。

(2) これから受信するメールを仕分けするのか、既に受信済みの過去のメールを仕分けするのか、あるいは、受信済みのメールもこれから受信するメールもすべて仕分けするのか、クリックして選択します。「受信トレイフォルダーのメッセージと今後のメッセージをすべて移動する」をクリックすると、受信済みのメールもこれから受信するメールもすべて仕分けします。

(3) 移動先フォルダーを設定します。既定の設定では「削除済みアイテム」が選択されています。別のフォルダーに移動したい場合は、「移動先」ドロップダウンリストをクリックして、移動先フォルダーを選択してください。

新しくフォルダーを作成するときは「新しいフォルダー」を、リストに表示されていない既存の別フォルダーに移動する場合は、「別のフォルダーへ移動」をクリックします。

(4) 新しいフォルダーを作成する場合は、作成するフォルダー名を入力してください。

(5) 設定を完了したら「OK」をクリックします。

(6) 自動仕分けの確認メッセージを表示します。「OK」をクリックしてください。なお、「ルールを表示」をクリックすると、後述のルールの詳細設定ページに移動します。

■ルールの作成

受信メールのフォルダー仕分けを設定するには、もう一つ、「ルールの作成」メニューを使用する方法があります。「ルールの作成」を使用すると、より単純なステップでフォルダー仕分けを設定できると同時に、設定の最終段階でより詳細な設定画面に移行できます。

(1) 仕分けしたいメールをマウスで右クリックし、ポップアップメニューの「ルールを作成」メニューをクリックします。

(2) 移動先のフォルダーを選択します。フォルダーの選択、作成方法は、前述の「移動」→「別のフォルダーへ移動」メニューの場合と同じです。

(3)「OK」ボタンをクリックして終了します。このとき、「OK」ではなく「その他のオプション」をクリックすると、後述のルールの詳細設定ページを呼び出し、このルールをさらに詳細に設定できます。

(4) ルール作成後、このルールを既存の受信メールに適用するかどうか、問い合わせメッセージを表示します。受信済みメールにもルールを適用するときは、「このルールを今すぐ受信トレイで実行する」チェックボックスをオンにしてから、「OK」をクリックしてください。

■ルールの詳細設定

前述の2つの方法は、よく使うルールを簡易的に作成するウィザードです。Webアプリ版Outlookでは、より詳細なルールを作成することができます。

(1) 「設定」(歯車)ボタンをクリックし、「Outlookのすべての設定を表示」をクリックします。

(2) Outlookの設定画面の「メール」→「ルール」をクリックして、ルールを設定します。

この画面には、作成済みのルールの一覧を表示します。上位のルールほど優先順位が高く、上位のルールから順次実行します。

新しいルールを作成するには、「＋新しいルールを作成」をクリックします。

各ルールの右側のボタンの機能は以下の通りです。

ボタン	動作
起動(三角)ボタン ▷	受信済みのメールに今すぐルールを実行します。
↑	ルールの優先順位を上げます。
↓	ルールの優先順位を下げます。
ペンボタン	ルールを編集します。
ごみ箱ボタン	ルールを削除します。

■詳細ルールの作成または編集

ルールの詳細な作成または編集は以下のステップで行います。

(1) ルールの名称を入力します。

(2)「条件を選択してください」ドロップダウンリストを選択し、「条件」を選択します。

選択した条件によって、条件の「値」を入力するテキストボックスが表示されますので、値を入力してください。

この例では、条件として「件名または本文に含まれている」を選択し、値としてキーワード「見積」を設定しました。つまり、メールの件名または本文に「見積」というキーワードを含むメールが処理の対象となります。なお、キーワードを複数列挙すると、複数のキーワードのいずれかが一致すれば、条件が成立します。

さらに複雑な条件を設定するには、「別の条件を追加」をクリックしてください。複数の条件を組み合わせることができます。

(3) アクション(動作)を選択してください。

メールをフォルダー分けするだけでなく、コピーする、削除する、既読にする、優先度をつける、カテゴリー分類する、転送するなど、さまざまなアクションを設定できます。

アクションの種類によって、必要な「値」を入力します。

次の画面は、条件に合ったメールを、指定のメールアドレスに転送する場合の例です。値として、転送先を設定しました。

「以降のルールは処理しない」チェックボックスをオンにすると、複数のルールが設定されている場合、このルールを適用したメールでは以降のルールを処理しません。チェックボックスをオフにした場合は、ルールの優先順位に従って、このルール以降のルールも処理します。

最後に、「保存」をクリックしてルールを保存します。

■Web版Outlookのルール

以上のように、簡単な手順で、受信メールに複雑な仕分け作業を行うことができます。

これらのルールはユーザーごとに保存されます。ほかのユーザーへの影響はありません。

また、デスクトップ版OutlookやWindows 10のメールをOffice 365のメールクライアントソフトとして使用している場合、Webアプリ版Outlookで設定したルールの適用後の結果を、デスクトップ版OutlookやWindows 10のメールに反映します。Windows 10のメールはルール設定をできませんが、Webアプリ版Outlookでルールを設定することによって、Windows 10のメールでも仕分け機能の恩恵を受けることができます。

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