ネットに接続できない環境で利用するWebメール

Office 365では、互換性のあるWebブラウザとインターネットに接続できる回線があれば、どんなデバイスでも、どこからでも、Outlookアプリでメールの送受信をできます。もちろん、これはクラウドシステム、Webメールシステムの大きな特長です。その反面、インターネットに接続していないと使えないという欠点があります。

たとえば、外出先でタブレットやノートPCを使ってメールをじっくり読んだり、あるいは送信メールを作成したり、といったことができません。近年急激にWi-Fiスポットエリアが拡大しているとは言え、常に回線を確保できるわけではありません。回線が繋がらない場所でも、せめて受信済みのメールを読みたい、あるいは、回線が接続したときに送信すればいいからメールだけ先に作成しておきたい、ということは少なくないと思います。

こうした要求に応えるのが、Office 365 Outlookアプリのオフライン機能です。

オフライン機能を使うと、受信メールをキャッシュに保存しておくことにより、インターネットに接続していない環境でも受信済みのメールをじっくり読むことができます。新規メールを作成することもできます。ただし、オフライン機能を使うには、以下の点に注意してください。

  • 自分専用のPCであること

複数ユーザーで共有しているPCでオフライン機能を使用していると、キャッシュに保存された情報を他のユーザーに見られてしまう可能性があります。もちろん、メールを共有し合っている同じ部署の同僚と共有するなら問題ないわけですし、ケースバイケースではあります。

  • PCにログオン設定をすること

少なくともログオンパスワードは設定しておくべきですし、できれば、BitLockerなどを活用してHDやSSDそのものを暗号化したほうがいいでしょう。誰でも使える状態のPCでは、キャッシュに保存してある情報が漏洩する可能性が高くなります。

どこまでの対応が必要か、そもそもオフライン機能を使っていいかどうかについては、組織のセキュリティーポリシーに従う必要があります。組織の情報担当者に確認してください。

オフライン機能を有効にする

Office 365でOutlookアプリのオフライン機能を有効にする手順を紹介します。

(1) WebブラウザでOffice 365にサインインして、Outlookを開きます。右上の設定(歯車)ボタンをクリックし、「オフライン設定」メニューをクリックしてください。

(2) 「オフラインアクセスをオンにする」チェックボックスをオンにします。

(3) 注意を確認して「はい」をクリックします。

(4) 「次へ」をクリックします。

(5) OutlookアプリのURLを「お気に入り」に登録するために、Ctrl+Dキーをクリックします。オフライン状態(インターネットに接続できない状態)では、Office 365のサインインページからサインインして使うことができません。そのため、Outlookのキャッシュを利用するためのURLを「お気に入り」に登録しておくと便利です。

(6) 「追加」ボタンをクリックして、「お気に入り」に登録します。(画面はWebブラウザがEdgeの場合の例)

(7) 「お気に入り」に登録されたことを確認し、「次へ」をクリックします。

(8) 「OK」をクリックして、オフラインアクセスの設定を終了します。以上で、オフラインでOutlookアプリを利用する設定は終了です。

(9) 右上の「×」をクリックして、設定メニューを閉じます。

Outlookアプリをオフラインで利用する

Office 365のOutlookアプリをオフラインで利用する手順を紹介します。

(10) オフライン(回線切断)状態でWebブラウザを開き、OutlookアプリのURLを開きます。WebブラウザがEdgeであれば、「ハブ」ボタン、「お気に入り」ボタンをクリックし、「お気に入り」リストからOutlookアプリを開きます。

(11) オンライン状態の時と同じ様にOutlookアプリを使います。ただし、Exchange Onlineの全データがキャッシュされているわけではありませんので、全データを閲覧できるとは限りません。最近閲覧したデータに関してはキャッシュに保存されていますので、オフライン状態の時に確実に読みたいメールに関しては、オフライン状態になる前に一度開いておくといいでしょう。

新規メールを作成することもできます。新規メールを作成するには「新規作成」をクリックします。

(12) オンライン状態と同様に新規メールを作成し、「送信」ボタンをクリックできます。

(13) オフライン状態では「送信」ボタンをクリックしても送信できませんので、いったん「下書き」として保存されます。

「下書き」に保存されたデータは、オンライン状態になったときに自動的に送信されます。「下書き」のメールを開いて再度「送信」ボタンをクリックする必要はありません。

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