ファイルをメールで送る

現在、多くの人が日常的に電子メールを利用し、そして、ファイルをメールの添付ファイルとして送ることも当たり前になっています。しかし、ファイルをメールに添付して送付することには、いくつか問題があります。こうしたメールの問題に対しても、Office 365の活用は大きな解決策となります。

Office 365が推奨するファイル添付では、ファイルの実体そのものをメールに添付するのではなく、ファイルの実体をOneDriveのフォルダーに保存し、そのファイルへのリンク情報をメールに添付します。

一般的なファイル添付メールの問題点 Office 365では
大きなファイルを添付するとネットワーク通信が重くなる OneDriveに保存したファイルへのアクセス情報だけを送信するので、メール送受信でネットワークが重くなることはない。複数のユーザーに同報送信しても重くならない
大きなファイルを添付すると、メールサーバーからサイズ超過で受信拒否される OneDriveに保存したファイルへのアクセス情報だけを送信するので、メールサイズはコンパクト
添付ファイルの情報を盗まれる危険がある。対策としては、添付ファイルを暗号化する必要がある ファイル実体をメールに添付するのではなく、ファイルへのアクセス情報だけを送信。そのため、いちいちファイルを暗号化する手間も必要はない
ファイルそのものをメールで送信すると、送信元、受信先、それぞれにファイルが残る。共同作業などでメンバーがそれぞれファイルを更新すると、どのファイルが最新版なのか、管理が困難 ファイル実体はOneDrive上にあるため、複数のユーザーがファイルを更新しても、複数のコピーがばらまかれて履歴管理できなくなることはない
宛先ミスで情報漏洩の危険がある ファイル実体ではなくアクセス情報を送信するので、たとえ間違った宛先に誤送信してしまっても、ファイルへのアクセスを防止できる場合がある

図：通常のファイル添付メール

図：Office 365のファイル添付メール

こうした特徴により、Office 365では一般的なファイル添付メールの問題点を克服できます。一方で、以下のような注意点もあります。

  • 基本的にOffice 365テナント内のユーザー同士のファイル共有機能なので、テナント外のユーザーとのファイル共有に関しては十分なアクセス権管理ができない。

  • Microsoft Office文書ファイルに関してはオンラインで共同編集できるが、それ以外のファイルに関しては、OneDriveからダウンロードして編集し、編集がおわったらアップロードして戻すという方法になるため、ファイルのコピーが増えることを防止できない。

では、Office 365で添付ファイルを送信する方法を紹介しましょう。

添付ファイルをメールで送信する

Office 365にサインインし、「メール」開いてください。

(1) 「新規作成」をクリックして、新規メールを開きます。

(2) メールの書式が「テキスト」になっているときは、「…」(省略）ボタンをクリックして、「HTMLに切り替え」メニューをクリックします。Office 365の、OneDriveと連携した添付ファイル送信機能は、メールの書式がHTML形式でなければなりません。

(3) 新規メールに、宛先、件名、本文などを入力し、クリップ(添付）ボタンをクリックします。

※宛先は、同じテナントのメンバーに限ります。外部ユーザーにOneDriveのファイルを公開する方法については次回、紹介します。

(4) すでにOneDriveに保存しているときは、「OneDrive - (テナント名）」を、自分のPCのローカルフォルダー(デスクトップ、ドキュメントなど）からファイルを送信したいときは、「コンピューター」をクリックし、右側から送信したいファイルを保存してあるフォルダーを選択します。

ここでは「コンピューター」を選択し、ローカルドライブ…デスクトップからファイルを送信する例で紹介します。

※OneDriveに保存済みのファイルを添付するとき、あらかじめアクセス権を設定しておく必要はありません。

(5) 添付するファイルをクリックして選択し、「開く」をクリックします。

(6) 「OneDriveファイルとしてアップロードして添付します」をクリックして選択します。

※「コピーとして添付」を選択すると、通常のメール添付ファイルのように、ファイルの実体をメールに添付します。

(7) 「送信」をクリックしてください。手順(5)で選択したファイルがOneDriveにアップロードされ、宛先ユーザーとの共有設定が行われ、OneDrive上のファイルへのアクセス情報が添付されたメールを送信します。

添付ファイルはOneDriveに保存される

添付ファイルは自動的にOneDriveに保存されます。

(8) 「電子メールの添付ファイル」というフォルダーに保存されます。「電子メールの添付ファイル」フォルダーが存在しないとき、Office 365は自動的にフォルダーを作成します。

(9) 「電子メールの添付ファイル」に自動保存されたファイルの共有設定を確認すると、自動的にメールの宛先となっているユーザーに対するアクセス許可を設定していることがわかります。

Office 365添付ファイル付きメールを受信する

Office 365の添付ファイル付きのメールを受信し、受信した添付ファイルを閲覧できるほか、編集して返信することもできます。このとき、OneDrive上に保存してあるファイルを直接編集すれば、同じファイルの複数の履歴が散在して履歴管理できなくなる事故を防止できます。

(10) メールを受信すると、添付ファイルのアイコンが表示されます。このアイコンをクリックして、添付ファイルを開きます。

(11) 左側に添付ファイルがプレビュー表示され、右側にメール本文が表示されます。添付ファイルを編集したいときは、「編集して返信」または「○○で開く」をクリックします。ここでは、「編集して返信」をクリックして、オンライン編集する例を紹介します。

(12) 左側に添付ファイルの編集ペイン、右側に返信メールのペインが表示されます。左ペインで添付ファイルを編集し、右ペインの返信メールに返信文を入力して、「送信」をクリックしてください。

(13) 添付ファイルの元の送信者に、返信メールが届きます。添付ファイルアイコンをクリックすれば、添付ファイルを開いて閲覧または編集をできます。

※ OneDrive上の1つのファイルをメールの送信者と受信者双方が共有し、ファイルのコピーが増殖することを防止しています。

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