Microsoft Listsで進捗管理（中編）

前回に引き続き、Microsoft Listsでリストを作成し、進捗状況などを管理する方法を紹介します。 リストの作成方法や用語については、第113回記事をご参照ください。

■作成したリストを開く

作成したリストを開くときは、Microsoft 365にサインインして次のように操作します。

(1)アプリ起動ツールボタンをクリックする
(2)「Lists」をクリックする

※アプリ一覧に「Lists」が見当たらないときは、アプリの検索ボックスに「Lists」と入力して検索するか、「その他のアプリ」ボタンをクリックしてアプリ一覧ウインドウを開きます。

(3)保存済みリストの一覧から目的のリストをクリックして開く

■アイテムの作成

リストは情報を保存する表のようなもので、リストに入力したデータをアイテムと呼びます。Excelの表でいえば、Excelの1つの表がリスト、その表に入力するデータの1行がアイテムです。

(1)「＋新しいアイテムを追加」をクリックする
(2)アイテムの各項目を入力する
(3)「保存」をクリックしてアイテム内容を保存する

なお、全項目を一度に表示しきれないので、右端の縦スクロールバーでスクロールしながら入力します。

(4)作成したアイテムがリスト中の行として表示された状態

作成したアイテムを編集するときは、編集したいアイテムをダブルクリックします。

■アイテム作成時のアイテムへの担当者の登録について

アイテムに担当者の入力項目がある場合は、Microsoft 365のユーザー名（メールアドレス）またはユーザーグループ名で入力してください。入力できるのは1人のユーザーあるいはユーザーグループだけです。そのため、複数のユーザーを担当者にしたいときは、あらかじめグループを作成して担当者全員をメンバーにしておきます。

(1)担当者名を入力する

入力できるユーザーは基本的にMicrosoft 365テナント内（同じ組織）のユーザーです。もし、テナント外のユーザーを担当者にしなければならないときは、テナント管理者にMicrosoft 365管理センターでゲストユーザーとして登録してもらいます。

Microsoft 365ではユーザーをメールアドレスで管理するため、ゲストユーザーを登録する際にはゲストユーザーのテナント外メールアドレスが必要になります。

以下は、Microsoft 365管理センターのユーザー登録ページの例です。Microsoft 365管理センターはテナントの管理者だけが編集できます。

(2)「ユーザー」をクリックする
(3)「ゲストユーザー」をクリックする
(4)「ゲストユーザーの追加」をクリックする

こうしてゲストユーザーを追加した場合も、ゲストユーザーはあくまでゲストであって、Microsoft 365の一部の機能しか利用できません。

■リストでのアイテムの表示

リストにアイテムを作成していくと、さまざまなアイテムを一覧表示して、全体を把握することができるようになります。このとき1つのアイテムは1行、アイテムの各項目は列で表示されます。

さまざまなプロジェクトの概要や進捗状況をアイテムとして入力することで、並行して進めている複数のプロジェクトを整理して見ることができますし、過去のプロジェクト、開始待ちのプロジェクトなど、進捗状況の把握ができます。

これらのアイテムは、条件を指定して並べ替えたり、絞り込んだり、見やすいように表示を変えられます。

(1)それぞれの列見出しをクリックしてアイテムの並べ替えやフィルター、集計が可能

(2)「進捗状況」列のメニュー例

(3)「開始日」列のメニュー例

■列の追加

作成済みのリストに新しい列（データ項目）を追加できます。

(1)「＋列の追加」をクリックする
(2)追加する列のデータ形式をクリックして選択する
(3)「次へ」をクリックしデータ形式に応じた設定を行う

次回は、リストのビュー（表示スタイル）の作成や他ユーザーとの共有方法を紹介します。

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