Wordで便利に文章作成

Microsoft Wordの充実した文章校正機能

前回はMicrosoft Wordによる文書作成の補助機能として、ディクテーションや音声読み上げ機能を紹介しました。

今回は校正機能を紹介します。

Wordの文書校正機能はエディターと呼びます。エディターも、ディクテーションや音声読み上げと同様に、Microsoft 365のクラウドサービスやAIサービスを使っています。そのため、たとえデスクトップ版のWordであっても、インターネットに接続できる環境でなければすべてのエディター機能を使えません。

デスクトップ版のWordでも、Webアプリ版（オンライン版）のWordでもエディターを利用できますが、ここではよく使われているデスクトップ版のWordで紹介します。

※一般的にはエディターといえばテキストファイルを編集するソフトのことですが、Microsoft 365では、Wordに含まれる文書校正機能をエディターと呼びます。

デスクトップ版Wordのエディター

Wordで文書を開いてください。文書を開くだけで、スペルチェックや文書の揺らぎ検出などの校正機能がすでに働いています。

(1)スペルミスや誤入力と思われる場所には、赤い波下線を表示する
(2)文章のゆらぎと思われる場所には、青い二重下線を表示する
(3)エディターメニューを表示するには「校閲」タブをクリックする
(4)「エディター」ボタンをクリックする
(5)エディターメニューが表示される

(1)と(2)についてはエディターメニューを開かなくても、常時働いています。文章を修正してスペルミスや入力ミスが解消されれば、強調された色つきの下線は消えます。

エディターメニューには、大きく以下の5つの項目があります。

項目	内容・機能
エディタースコア	校正すべき点がない状態を100％として、文書の完成度の目安を表示
文体	「エディタースコア」をクリックすると、文体を選択するドロップダウンリストメニューを表示します。意図した文体に統一されているかどうかをチェックします。文体を統一する必要が無いときは「口語体」を選択します。設定できる文体は以下の4種類です。 ・文語体の文章 ・フォーマル ・プロフェッショナル ・口語体
修正点	スペルチェック（英語など）、表現の推敲（日本語）、表記の揺れ（日本語）、誤りのチェック（日本語）など。 使用している言語によって適用される修正点が異なります。
類似性	インターネット上の類似したテーマの文章との類似性を統計的に評価します。
インサイト	文書の統計情報を表示します。

(6)エディタースコア
(7)文体
(8)修正点
(9)類似性
(10)インサイト

以下に、具体的な例をいくつか紹介します。

●修正点
スペルチェック、表記揺れ、など修正すべき箇所があるとき、何カ所の修正箇所があるか数字が表示されます。その数字をクリックすると、指摘内容を表示します。筆者が意図して入力した単語や文章を、エディターが修正点として挙げてくることもあります。以下はスペルチェックの例です。

(11)修正点を閉じてエディターメニューに戻ります
(12)「＜」「＞」ボタンで、前の修正点、次の修正点、に移動します
(13)修正ポイントが表示され、エディターが推奨する修正例が表示されることもあります
(14)修正点を無視する場合は「1回無視する」ボタンを押します
(15)同じ文書に含まれる同じ修正点をすべて無視する場合は、「すべて無視」ボタンを押します
(16)Wordの辞書に登録することで、次回からは修正点として取り上げないようにします

●類似性
類似性の「オンラインソースとの類似性をチェックします」をクリックすると、ネット上の文章との類似性をチェックします。文章が著作権侵害になることのないようチェックするのに役立ちます。

必ずしも0%にしなければならないということではありません。高い値にならないよう気を付けてください。

(17)類似性の評価

●インサイト
「ドキュメントの統計情報」をクリックすると、文書の文字数や単語数などを表示します。文書の分量を確認したり、文の長さが適切かどうか評価したりするのに役立ちます。

以上のWordのエディター機能は、オンライン版（Webアプリ版）Wordでも同様に使用できます。

• オンライン版Wordの画面例。デスクトップ版とほぼ同じ

Microsoft 365のクラウドサービスで進化するWordを活用し、効率的に文章や文書を作成してはいかがでしょうか。

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