専用システムが抱える課題を汎用性の高い一元管理システムで解決

さまざまな業種のさまざまな職場で、いまでも紙の書類や帳票が現役ビジネス文書として活躍している。従来の商慣行や会社の業務スタイルの延長上で紙文書を使い続けているケースもあれば、法律などにより紙文書の使用が義務付けられているケースもある。 たとえば金融機関には融資関連書類や手形・小切手などがあり、製造業や小売業、流通業であれば注文伝票、配送伝票、納品書などが欠かせない。消費者を対象とするサービス業でも、会員登録、購入申込、コンサルティングなどで個人名・住所・電話番号等を紙に書いてもらう機会は多いだろう。発注書、見積書、受領書、各種申込書、本人確認書類なども多くの業種で使われている。そのほか、技術書類や各種の紙資料も業界を問わず多用される。

こうした紙の書類や帳票には、保管・管理、検索、活用、共有といった面でいくつもの課題が付きまとう。また、注文や申込に関する書類は個人情報や取引先情報を記載しているのが一般的なので、コンプライアンスの観点からもセキュリティを重視した適切な扱いが必要となる。
そこで検討したいのが、紙のビジネス文書を電子化し、効率的に管理するシステムの導入だ。ここでは、紙の書類にまつわりビジネス現場で発生するさまざまな課題について、どのようにすれば解決できるのかを紹介していこう。

【金融業D社の現状と課題】管理や検索が非効率、誤送信や不達事態が発生

Point！
・帳票の種類ごとに専用機を使っていたが、管理や検索が非効率であり、また更改期のコスト負担も大きかった。
・紙で保管する書類も多く、保管・管理に負担がかかっていた。
・共有のために取引関連書類をFAXで送信していたが、誤送信や不達事態が時折発生していた。

金融機関のD社は、各営業店で手形・小切手を転記してイメージ登録する専用システムを長い間使っていた。専用システムは個別に仕様が異なるため、設計、導入、維持、改善、更新といった際にも個別に異なるコストが発生し、全体で見ればコストパフォーマンスが高いとはいえない側面がある。

また、D社では、融資や信託などの申込を受ける際に本人確認や取引関連書類、稟議書などをコピーして本社にFAX送信し、本社の判断によって融資などの実行を決定するワークフローをとっていた。しかし、このFAX送信のために使用するスキャナーは融資関連部署と信託関連部署がそれぞれ独自に導入したもので、機種自体がまったく異なり、システムとしての統一感も皆無だった。

手形・小切手はそもそも専用システムであり、加えて融資・信託も部署によって異なるスキャナーシステムを導入していたことから、全社をマクロで見た場合の操作性やデータの連携性はまったく担保されておらず、当然、データ共有もなされていなかった。検索を行おうにも各データが異なるシステム上にあるため、効率的な検索など不可能だった。しかも、融資・信託関連書類のFAX送信では、番号選択のミスによる誤送信や担当者不在による不達事態が時折発生しており、セキュリティ上の問題も検討しなければならなくなっていた。

システムの更改や新機能追加といった改善の際には、各部署でそれぞれが独自に開発依頼を出し、見積もり請求などを行うことから、コスト面でも無駄な負担が生じていた。

以上の問題に加えて、紙の帳票については保存場所の問題もあった。手形・小切手は専用システムでイメージ登録したあと、CDなどの光メディアに記録して保管していたのだ。このため、業務の関係から検索の必要が生じたときにも、各営業店でバックヤードや貸しスペースなどにそれぞれ設けている保管場所に行って該当する光メディアを探し出し、箱の中からわざわざ引っ張り出してこなければならなかった。当然、抜き出したメディアをきちんと戻す手間も生じる。光メディアの数も膨大になっていたため、とてもではないが円滑なワークフローとは言い難かった。

融資・信託関連で必要な紙書類も同様に、各営業店が用意した場所に保管してあった。さらにこのほか、各企業の決算書類や個人の相続関連書類など、イメージ登録もせずに紙の状態のみで保管している文書も何種類かあった。光メディアやこうした紙書類のための保管場所は、営業店内に用意できないこともあり、その場合はスペースを賃借しなければならなかったので、ここにもコストがかかっていた。

【課題解決に向けた提案】専用システムではなくスキャナーの導入を

Point！
・汎用性のあるシステムにより、それぞれの帳票が一元管理でき、専用機が不要になる。
・検索コストを大幅に削減できるシステムを導入する。
・FAXの代わりに、セキュリティが確保されたシステムを導入する。

D社ではこのたび、手形・小切手イメージ登録の専用システムが更改期を迎えたため、新たなシステムの導入を検討し始めたタイミングとなっていた。

D社におけるシステム統一性と汎用性、紙書類の保管場所問題、さらには検索の効率化とデータの有効活用といった課題を解決するには、さまざまな業務で一括して使えるような紙書類スキャンとイメージ登録の一元管理システムを導入することが望ましいと思われる。専用システムではコスト面に加えて、データ連携性など実際の活用面でも非効率的なので、一元管理システムの導入が唯一の選択肢だといってもいいだろう。

全社で統一したデータの電子化フローとサーバー上での一元管理によって、部門間を超えたデータ検索と共有を容易に行えるシステムを導入される。

このほか、導入する新システムではFAXの誤送信や不達が起こらないように、セキュリティを担保したスキャナーの活用でFAXを代替できるような仕組みがベストといえる。

【導入の成果】社内におけるデータの管理・検索が格段に効率化

Point！　ScanFrontとWIS、SFS Lite PLUSの組み合わせなら、
・複数の業務に併せて、一括して対応できる。システム保守に関するコストも格段に下がった。
・データを一元管理できるので、他拠点間での検索も簡単に行える。
・内線FAXにより、対応の迅速化、FAX誤送信の防止、送付による書類紛失リスクが軽減できる。

D社では、文書管理システム「SFS Lite PLUS」とネットワークスキャナー「imageFORMULA ScanFront 400（以下、ScanFront 400）」、「ScanFront 400 用WebアプリケーションWeb Interactive Scan（以下、WIS）」の組み合わせを導入することで、システム更新や保管コスト、セキュリティといったさまざまな問題を解決した。

まず、本社と各営業店にそれぞれScanFront 400＋WISを設置。手形・小切手や融資・信託関連書類、決算書類など従来は紙で保存してきた帳票・書類をスキャンし、イメージ登録する体制を整えた。スキャンされたデータはSFS Lite PLUSを通じて本社のサーバーに集積することで、全社が一元的に管理できる体制が構築された。スキャンから保存までの操作はPCレスで行え、検索に必要な属性（検索キー）も入力して電子化できるため、社員教育などもとくには必要がないほどにシンプル。誰もが簡単に実行でき、スムーズなワークフローが作り上げられている。

汎用性の高い一元管理システムが構築・始動し、さまざまな帳票と書類の電子化が動き出したことで、社内におけるデータの管理・検索が格段に効率化された。これまでとは異なり、他の部門で登録したデータも、必要があればわかりやすいキーワードで検索し、柔軟に利用できるようになったのである。これによって業務効率が著しく向上し、生産性も高まったと社内で評価されている。システム自体が全社統一されているので、システム保守にかかるコストも低減された。

セキュリティ面でも、従来のFAX送信から社内LAN（WAN）を経由したデータ送信に切り替え、スキャナーから直接送信するように変更した。このため、FAX誤送信や不達といった事態は一切発生しなくなり、よりセキュアなシステムになった。もちろん送信先はあらかじめ設定してあるので、忙しいときでもボタン操作で、PCを介さずダイレクト送信できるのがありがたいと社内で評判だ。

また、紙文書の保管場所についても、この新システムによって電子化・ペーパーレス化を推進したことで、別途保管場所が不要になった。システム改善による業務効率化と、保管場所に関するコストが一切かからなくなったことを合わせて、D社ではシステム運用におけるトータルコストを大きく削減することができた。

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