大量の紙文書の「保管」コストとシステムへの「入力作業」を減らす効率的な方法

さまざまな業種のさまざまな職場で、いまでも紙の書類や帳票が現役ビジネス文書として活躍している。従来の商慣行や会社の業務スタイルの延長上で紙文書を使い続けているケースもあれば、法律などにより紙文書の使用が義務付けられているケースもある。 たとえば金融機関には融資関連書類や手形・小切手などがあり、製造業や小売業、流通業であれば注文伝票、配送伝票、納品書などが欠かせない。消費者を対象とするサービス業でも、会員登録、購入申込、コンサルティングなどで個人名・住所・電話番号等を紙に書いてもらう機会は多いだろう。発注書、見積書、受領書、各種申込書、本人確認書類なども多くの業種で使われている。そのほか、技術書類や各種の紙資料も業界を問わず多用される。

こうした紙の書類や帳票には、保管・管理、検索、活用、共有といった面でいくつもの課題が付きまとう。また、注文や申込に関する書類は個人情報や取引先情報を記載しているのが一般的なので、コンプライアンスの観点からもセキュリティを重視した適切な扱いが必要となる。 そこで検討したいのが、紙のビジネス文書を電子化し、効率的に管理するシステムの導入だ。ここでは、紙の書類にまつわりビジネス現場で発生するさまざまな課題について、どのようにすれば解決できるのかを紹介していこう。

【A社の現状と課題】保管コスト、不便な検索、作業が煩雑……

Point！
・保管・管理のコストがかかる（例：注文書、配送伝票、納品書、申込書、契約書、技術書類）。
・CDなどメディアでの保存では、検索に時間がかかる。
・電子化作業のPC操作、帳票ごとにスキャン設定を変更するなど、作業が煩雑になってしまう。

A社では、各営業所で膨大に発生する紙文書のデータ登録と保管に日々頭を悩ませていた。

A社は県内の各地域に営業所を展開しており、顧客からの注文はそれぞれの営業所で、紙の注文伝票で処理している。営業社員が出先で注文を受けた際、まずはその場で受注内容をもとにした手書きの注文伝票を作成し、帰社後にその内容を社内システムにデータ入力して登録する。それをもとに本社のほうで注文に対応するという手順を踏んでいる。また、データ入力が済んだ後も、受注時に営業が作成したオリジナルとなる紙の注文伝票は、念のために各営業所で保管している。

ところが、紙の注文伝票に書き込んだ受注内容のデータをシステムに入力する作業は、各営業所で大きな負担になっていた。営業所にはデータ入力業務を専門に行う人員はいないため、本来は他の業務を行う社員・アルバイト・パートスタッフが、社内システムに向かい合ってデータ入力を行わなければならなかった。当然、データ入力には時間がかかるうえ、作業工数も増えてしまう。営業所ごとに専門の人員を配置できれば理想的なのだが、人的リソースの関係でなかなか難しいところがあった。

幸いなことに、A社の評判は上々で、受注件数はうなぎのぼりの状況だった。しかし各スタッフは本来の業務の忙しさにかまけて作業を怠り、未入力の注文伝票が増えていき、それによって業務が滞るトラブルの事態も発生するようになっていた。注文について問い合わせがあると、データ入力をする以前の紙の注文伝票から注文を探し出し、処理しなければならない事態も頻繁に起きた。

営業所ごとに同様の手間が生じているため、各営業所は処理作業で手一杯。複数の営業所間で内容を共有すべき案件についても共有がスムーズにいかず、業務効率の面でも問題が生じていた。

保管場所にも困っていた。紙文書の保管には物理的なスペースが必要となる。システム入力前・後の注文伝票や、注文後の処理に関する各種書類は営業所ごとに保管していたが、注文が増えるに従ってどの営業所も手狭になり、物理的な保管場所を確保することが難しくなったのだ。とはいえ、紙文書の保管のためだけに新たなスペースを用意するのは、コスト面でも問題がある。

そこでA社では、注文伝票をスキャナーで読み込み、電子化するシステムを試験的に導入した。しかしながら、当初導入したスキャナーとドキュメント管理システムの構成はPCからの操作が必須だったため、スキャン自体が難しく、スキルの習得が求められた。そもそも新人やアルバイト・パートにはPC操作の習熟度が高くないスタッフも多く、教育を行う時間と人員を用意しなければならない点も問題となっていた。

【課題解決に向けた提案】注文伝票を電子化してサーバーで一元管理

Point！
・紙文書を電子化して保管すれば、管理が楽になりスペースを最大限に活かせる。
・帳票名、登録者、登録日などで、簡単に検索ができ、問い合わせの対応時間が削減できる。
・誰もが簡単に使える手軽なスキャンシステムで電子化ができる。

A社で日常的に発生しているこれらの課題を解決するには、次のような案が考えられる。

まずは、紙の注文伝票の電子化だ。注文伝票を電子化して本社のサーバーで一元管理すれば、大量の注文データも手間なく効率的にさばけ、従来のような保管場所を考える必要がなくなり、省スペースを実現。手狭なオフィススペースも最大限効果的に活用できるようになる。

紙の注文伝票の項目から社内システムへの登録がネックとなっていたが、面倒なデータ入力作業を営業所ではなく本社に任せてしまえば、現場の負担は大幅に減るだろう。

電子化にはスキャンシステムが必要だが、難しい操作が伴うシステムでは現場への負担が大きい。そこで、誰もが簡単に使えるスキャンシステムであることが理想的だ。

【導入の成果】簡単なスキャン作業で大量注文にも対応できる体制に

　

Point！　ScanFrontとWIS、SFS Lite PLUSの組み合わせなら、
・サーバーでデータを一元管理できるので、保管スペース不要。
・PCレスで手軽に保存ができるので、誰でも簡単に実施できる。
・帳票ごとに応じた設定により、作業者が簡単に操作できる。
・スキャナー上で属性（検索キー）をつけて電子化することで、帳票/文書の検索が容易になり、問い合わせにすぐに対応ができる。

データ登録や保管・管理に関するA社の課題は、文書管理システム「SFS Lite PLUS」とネットワークスキャナー「imageFORMULA ScanFront 400（以下、ScanFront 400）」、「ScanFront 400 用WebアプリケーションWeb Interactive Scan（以下、WIS）」の組み合わせにより解決した。

A社では、ScanFront 400とWISを導入し、各営業所で注文伝票のスキャンを行い、本社のサーバーで一元管理をすることにした。スキャンは営業所側で行うが、検索に必要な属性（検索キー）をScanFront400のパネルで入力することで、簡単でスピーディーに電子化できるシステムを採用。これにより現場でのデータ入力の負担が解消されたとともに、誰でも簡単に電子化ができ、業務の効率化を実現した。その結果、大量の注文も安定してさばけるようになり、A社の評判はさらに向上。各営業所の受注成績がアップし、来期は県外への展開までも検討することになった。

ScanFront 400とWISには、さまざまな書類・帳票のスキャン設定をジョブボタンにあらかじめプリセットしておくことで、PCを介することなくワンタッチで電子化できる機能が搭載されている。「用紙サイズ自動検知」「白紙スキップ」「文字向き検知」「文字強調」といった画像処理機能も備えられ、スキャン時に用紙サイズや文字の向きなどを意識せずに済む。A社でも、注文伝票はもちろんのこと、注文処理後の配送伝票や見積書、納品書などさまざまな文書をプリセットに登録。あとはプリセット設定した各ジョブボタンを押すだけでいいので、定型業務のスキャン作業がPCレスで済むようになった。PCの習熟度が高くない新人やアルバイト・パートスタッフでも抵抗感なく手軽にスキャン処理を行えるので、操作法の教育を別途実施する手間も不要だった。

そもそも、注文データ入力の手間がなくなり、スキャン作業も楽になったため、注文を取ってきた外回りの営業社員自身が帰社した際に、時間をかけずスキャンをさらっと済ませられるようになった。これにより、他の業務を担当するスタッフの手が煩わされるケースも格段に減り、いわゆる定型業務の効率化にも大きく力を発揮している。WISでのデータ登録作業時に必要な属性（検索キー）を追加できるので、顧客番号、顧客情報ファイル等をサーバーと連携しておくことで検索入力の省力化も可能となった。

もうひとつの大きな懸案は紙文書の保管問題だが、スキャン結果はサーバー上で一元管理できるので、従来のような物理的な保管場所が不要になり、省スペースを実現できた。もちろん一元管理により、営業所間でのデータ共有も簡単に行えるようになった。

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