いま金融業、製造業、流通業、小売業など様々な業種業界で、ネットワークスキャナーを活用したペーパーレス化に取り組む企業が増えている。これら業種業界がペーパーレス化を行う理由は、省スペースの実現はもとより、資料の安全な管理、業務の効率化、通信コストの削減、現場スタッフの負荷の軽減といった効果が期待できるためである。

「PCレス」「ワンタッチ」でスキャン業務できる、キヤノンのネットワークスキャナー「imageFORMULA ScanFront 400」。ビジネスをどのように変えていくのだろうか？

本稿で紹介するキヤノンのネットワークスキャナー「imageFORMULA ScanFront 400(以下、ScanFront 400)」は、誰でも簡単に扱え、かつ大量の帳票を素早くスキャンできる製品。タッチディスプレイを備えるため、PCを用意する必要がない。またスキャンだけにとどまらず、スキャン後の資料の運用・管理までをキヤノンが一括したソリューションとして提供している点も魅力のひとつだ。

本稿では「小売業界」の中でもアパレルショップを展開する企業をE社と想定し、そこでの活用例からScanFront 400がビジネスをどう変えていくかを紹介していこう。

＜想定企業＞小売業界E社(アパレルショップ)

【導入前の課題】会員登録時の身分証明書類の扱い、および店舗と本社間での書類のやり取りに時間がかかっていた

E社では会員カード発行のため、窓口で顧客から身分証明書類(免許証、保険証、パスポートなど)を預かり、事務所にあるコピー機で控えを取っていた。しかし個人情報の取り扱いについて安全性を懸念する顧客が増えてきており、安易なコピーは敬遠される傾向にあった。見えないところでコピーをとられ印刷されているということも、不安を煽る要素になりかねない。実際に顧客からは「見えないところへ身分証明書類を持っていかれるのは印象が良くない」と指摘を受けていた。現場のスタッフは改善の必要性を感じていたため、スキャナーの活用も考えたが、従来使っていたスキャナー製品は身分証明書類の種類によっては読み取れないものがあったため、実現できていなかったという。

またコピーした身分証明書類は、申込書類と合わせて店舗から本社へ郵送し処理していたため、登録が完了するまでに時間がかかり、さらに輸送コストについても問題となっていた。

【導入成果】高い搬送性能で身分証明書類のスキャンが実現、ワンタッチで店舗から本社への書類送付も可能に

身分証の取り扱いに関しての不信感や、郵送により会員登録作業に時間がかかっていた課題を、ScanFront 400はどのように解決したのだろうか。

まず、ScanFront 400の高い搬送性能によって、免許証やエンボス加工されたプラスチックカードなどのスキャンが実現した。そのため、これまでコピーをとるしかなかった身分証明書類が、スキャンしてデータ化のうえ管理できるようになった。またPCレスで利用でき、かつコンパクトなサイズであることから、会員登録の窓口にScanFront 400を設置。顧客から身分証明書類を受け取り、顧客の目の前でスキャンすることが可能となった。これにより顧客が抱く印象も改善している、とE社の担当者は見ている。

加えて、ScanFront 400の導入により、いままで店舗から本社へ郵送していた身分証明書類と申込書類をリアルタイムに本社へと送れるようになった。特にScan to FTP、Scan to Folderといった、スムーズな共有を実現するスキャン機能が即時的なデータのやり取りに役立っている。結果として、申込書類の記入から登録完了までの時間と輸送コストも大幅に短縮された。

ScanFront 400では6つのスキャン機能を活用できる

【導入のポイント】多様な書類のスキャンに対応! ワンタッチでのスキャンも実現

E社は何をきっかけにScanFront 400を知り、最終的に何が導入の決め手となったのだろうか。

E社担当者は競合他社のスキャナー製品を比較する中で、キヤノンのScanFront 400に興味を持った。導入のポイントとなったのは、多様な身分証明書類のスキャンが問題なく行えることだ。ScanFront 400は免許証やエンボス加工されたプラスチックカードなどのスキャンが可能であり、専用のキャリアシートを使用することでパスポートのスキャンにも対応できる。

ScanFront 400では免許証やエンボス加工されたプラスチックカードなどもスキャンできる

またPCが必要ないことや、ジョブボタンによりワンタッチで操作可能である点も、店舗の誰でも簡単に扱えることを目指していたE社の担当者には魅力的に映った。ジョブボタンは、解像度、ファイル形式、保存先など一連のスキャン条件をまとめて登録しておくことで、その後のログイン時に設定をワンタッチで呼び出すことができる機能。スキャンの度に設定操作を繰り返す手間が省けるだけでなく、誤操作の防止にもつながる。

10.1インチのタッチパネルを備えているため、PCレスで作業できる。日常的に行われる定型業務には「ジョブボタン」が有効

【役立つ機能】業務をどう改善していく？こんな機能にも注目

最後に、ここまで触れることのできなかったScanFront 400のスペックについてもいくつか紹介していこう。

ScanFront 400は、堅牢なセキュリティ機能を備えている。まず誤送信による漏洩を防ぐために、送信前に「宛先確認画面」を表示させることが可能。また、設定時間内に操作が行われない時は自動的にログアウトする仕様となっている。このほか、強固なセキュリティと効率的なクラウドサービスを手頃な月額料金でキヤノンが提供する「HOME」にも対応しているため、会員登録業務で個人情報を扱う際にも安心して使える仕様となっている。

送信前には「宛先確認画面」の表示で誤送信を予防。自動ログアウトの仕様により不正使用を防ぐ。強固なセキュリティと効率的なクラウドサービスを実現する「HOME」にも対応

加えて、文書管理ソフトに検索項目を連携できるインデックスファイル機能も搭載。ScanFront 400は、スキャンデータと一緒にインデックスファイル(メタデータ)の作成・送信が行える。つまりユーザー名、日付、時刻、ファイル名などを付加できるため、ソフトと連動する事で、目的の帳票に素早くアクセスできるのだ。店舗と本社間での書類のやり取りの際には、付帯情報をたどれる本機能が業務の効率化に一役買うことだろう。

インデックスファイル機能では、スキャンデータと一緒にユーザー名、日付、時刻、ファイル名などの情報を付加できる。これにより目的の帳票に素早いアクセスが可能

またScanFront 400は原稿の斜行および重送を抑制するローラーと機構によって安定した搬送性能も実現している。2枚以上の原稿が重なって給紙された場合は、超音波センサーが変化を感知して搬送をストップさせる。さらに新搭載の「リトライ」機能により原稿を逆搬送してスキャンをやり直すため、スキャンし直す手間も削減可能だ。

安定した搬送性能で原稿の斜行や重送を抑制する

原稿を逆搬送してスキャンをやり直す「リトライ」機能も新搭載している

業界を選ばず、様々な用途で活用できるScanFront 400。E社では、悩みのタネだった顧客の身分証明書類の扱いを、会員登録の窓口で顧客から受け取りそのままスキャンする形に単純化することで、顧客に与える印象も改善した。また身分証明書類と申込書を店舗から本社へリアルタイムで送信できるようになるなど、登録業務のスピード向上にも成功している。

小売業の中でもアパレルショップでは顧客へ与える印象と、顧客対応のスピードが重要となる。幅広い書類に対応可能な搬送性能や、高速なスキャンスピード、扱いやすいUIを備えるScanFront 400を導入することで、顧客へのサービスの質の向上が図れることだろう。

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(マイナビニュース広告企画：提供 キヤノンマーケティングジャパン)

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