いま金融業、製造業、流通業、小売業など様々な業種業界で、ネットワークスキャナーを活用したペーパーレス化に取り組む企業が増えている。これら業種業界がペーパーレス化を行う理由は、省スペースの実現はもとより、資料の安全な管理、業務の効率化、通信コストの削減、現場スタッフの負荷の軽減といった効果が期待できるためである。

「PCレス」「ワンタッチ」でスキャン業務できる、キヤノンのネットワークスキャナー「imageFORMULA ScanFront 400」。ビジネスをどのように変えていくのだろうか?

本稿で紹介するキヤノンのネットワークスキャナー「imageFORMULA ScanFront 400(以下、ScanFront 400)」は、誰でも簡単に扱え、かつ大量の帳票を素早くスキャンできる製品。タッチディスプレイを備えるため、PCを用意する必要がない。またスキャンだけにとどまらず、スキャン後の資料の運用・管理までをキヤノンが一括したソリューションとして提供している点も魅力のひとつだ。

本稿では「小売業界」の中でも、全国でスーパーチェーンの展開を行う企業をD社と想定し、そこでの活用例からScanFront 400がビジネスをどう変えていくかを紹介していこう。

＜想定企業＞小売業界D社(スーパー・ストア)

【導入前の課題】多店舗に散らばるスキャナーの管理負荷が増大、人員の入れ替わりによる再教育の工数も悩みのタネに

広範な地域に多店舗の展開を行っているスーパーチェーンのD社では、日々の業務を通じて「チェーンストア伝票」「受領書」などを扱っており、スキャナーを経由して本社と店舗間での帳票の共有を行っていた。しかし各店舗のスキャナーの運用が一元化できていなかったため、本社での管理の工数が発生していた。

またいくつかの店舗においてアルバイトの入れ替わりが激しかったため、新人スタッフの情報登録をはじめとした設定作業に手間がかかっていた。さらに新人スタッフには機材の使い方を教育しなければならず、かつネットワークやUIなどの大きな設定の変更があるとその都度使い方を教育し直す必要があったため、現場での教育に負担も生じていた。

【導入成果】本社にいながら各店舗のスキャナーの設定が可能に、機能制限により誤操作も防止

多店舗に散らばるスキャナーの管理やスタッフの入れ替わりによる登録、再教育の手間という課題を、ScanFront 400はどのように解決したのだろうか。

まずD社は多店舗のスキャナーを一元管理するために、ScanFront 400が備える管理ツール「ScanFront Administration Tool」を利用した。このツールは複数のスキャナーの設定や登録を一括で処理できるため、離れた地域に多くの店舗が点在しているD社でも本社にいながら各店舗のスキャナーを管理できるようになった。

アルバイトが入れ替わる度に機材の使い方を教育していた店舗のスタッフには、ジョブボタンでワンタッチスキャンできることが喜ばれた。ジョブボタンとは、解像度、ファイル形式、保存先など一連の設定をまとめて登録しておくことで、その後のログイン時に設定をワンタッチで呼び出せる機能だ。これで誰でも簡単に操作が行えるようになったため、新人教育の負担が軽減された。またScanFront 400は大画面で見やすく操作しやすい10.1インチのタッチパネルを備えており、PCレスで作業できることも、現場業務のスピード向上に一役買っている。

加えて、ユーザーごとに細かな管理もしている。定型の操作のみを行うアルバイト社員にはジョブボタン以外の使用を制約し、社員にはフル機能を使用できるようにする機能制限ができるため、操作ミスや情報漏えいの心配がなくなったという。

日常的に行われる定型業務には「ジョブボタン」が有効

【導入のポイント】複数のスキャナーを一括で設定・登録可能、ジョブボタンと機能制限の利用により誤操作も防止

D社は何をきっかけにScanFront 400を知り、最終的に何が導入の決め手となったのだろうか。

D社担当者は競合他社のスキャナー製品を比較する中で、キヤノンのScanFront 400に興味を持った。導入のポイントとなったのは、各店舗のスキャナーを本社で一元管理できる点だった。ScanFront 400が搭載する「ScanFront Administration Tool」は、複数のスキャナーの設定・登録の一括処理が可能。これによりジョブボタン登録やユーザー管理、ソフトウェアのバージョンアップ、設定のバックアップなどを本社から一括で行える。また、バックアップ/リストア機能も備えており、設置済みのスキャナーの設定をコピーできるため、新たに設置するスキャナーのセットアップもスムーズに行える仕様となっている。

複数のスキャナーの設定・登録を一括で処理できる管理ツール「ScanFront Administration Tool」

加えてScanFront 400は、PCが必要なくタッチパネルで操作できる点や、ジョブボタンによりワンタッチで誰でも操作可能なこと、スタッフごとに扱える機能の制限ができることも担当者には魅力的に映った。ジョブボタンには誰でも使用できる「共有ジョブボタン」と、個々人で設定の保存、呼び出しができる「マイジョブボタン」があり、利用ケースによって使い分けられる仕様となっている。

10.1インチのタッチパネルを備えているため、PCレスで作業できる

さらにユーザーごとに、使用できる機能を制限することも可能。これにより誤操作や情報漏えいを防ぐことができる。ユーザーごとの機能制限はほかにも、送信制限、アドレス帳およびジョブボタンの編集制限、アドレス帳の使用制限の3種類を適用できる。

ジョブボタンによる操作のみ許可する、といったユーザーごとの機能制限も可能

【役立つ機能】業務をどう改善していく？こんな機能にも注目

最後に、ここまで触れることのできなかったScanFront 400のスペックについてもいくつか紹介していこう。

ScanFront 400は高速な原稿の読み取りスピードを備えている。1分間にスキャンできる枚数はカラー・白黒ともに45枚で、競合製品の中でも最速クラスだ。接客作業の合間を縫って帳票の処理を行うことも多い小売業では、このスキャンスピードが業務の効率化を実現するだろう。

1分間にスキャンできる枚数はカラー・白黒ともに45枚

また搬送性能の高さにも触れておきたい。ScanFront 400は原稿の斜行および重送を抑制するローラーと機構によって安定した搬送性能を実現している。また2枚以上の原稿が重なって給紙された場合は、超音波センサーが変化を感知して搬送をストップする。さらに新搭載の「リトライ」機能により原稿を逆搬送してスキャンをやり直すため、スキャンし直す手間も削減可能だ。様々な帳票を扱う小売業の現場でも、役立つ機能だといえる。

安定した搬送性能で原稿の斜行や重送を抑制する

原稿を逆搬送してスキャンをやり直す「リトライ」機能も新搭載している

業界を選ばず、様々な用途で活用できるScanFront 400。D社では、店舗に設置されたスキャナーが本社で一括して扱えるようになり、管理にかかっていた負担を軽減。またPCを使わずに操作できるため、現場の業務効率が上がったとともに、ジョブボタンでワンタッチスキャンできるようになったことで、入れ替わりが起こりがちなスタッフへの教育負担も軽減された。加えて、誤操作を防止するためにジョブボタンのみ使用可能にするなど、機能制限を行える点もD社では重宝されている。

スーパーやストアなどの小売業では、「チェーンストア伝票」や「受領書」といった帳票の扱いが重要となる。また帳票の内容を各店舗と本社間で共有する際には、安全かつスピーディに送受信できる機能も求められる。ネットワーク経由での複数スキャナーの一括管理や、扱いやすいUI、高速なスキャンを実現するScanFront 400を導入すれば、業務効率のさらなる向上が期待できるだろう。

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(マイナビニュース広告企画：提供 キヤノンマーケティングジャパン)

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