製造業の現場では「配送伝票」のスキャンが課題解決のカギに?

いま金融業、製造業、流通業、小売業など様々な業種業界で、ネットワークスキャナーを活用したペーパーレス化に取り組む企業が増えている。これら業種業界がペーパーレス化を行う理由は、省スペースの実現はもとより、資料の安全な管理、業務の効率化、通信コストの削減、現場スタッフの負荷の軽減といった効果が期待できるためである。

本稿で紹介するキヤノンのネットワークスキャナー「imageFORMULA ScanFront 400(以下、ScanFront 400)」は、誰でも簡単に扱え、かつ大量の帳票を素早くスキャンできる製品。タッチディスプレイを備えるため、PCを用意する必要がない。またスキャンだけにとどまらず、スキャン後の資料の運用・管理までをキヤノンが一括したソリューションとして提供している点も魅力のひとつだ。

本稿では「製造・販売業界」の企業をC社と想定し、そこでの活用例からScanFront 400がビジネスをどう変えていくかを紹介していこう。

＜想定企業＞製造・販売業界C社(食品・飲料メーカー)

【導入前の課題】現場での伝票入力の負荷増大と顧客問い合わせ対応の遅滞

それまでC社では、毎日の業務で発生する「配送伝票」「納品書」「受領書」といった帳票を、各営業所で商品の配送後にスタッフがデータ入力しなければならなかったが、入力の負荷が大きいため帳票は未入力のまま山積みとなってしまっていた。それによりスーパーなどの顧客からの問い合わせ時に、データ入力前の帳票の山から探さなければならず、対応に時間がかかっていた。

加えて各営業所で帳票を保管していたため、本社への問い合わせに対応するためには「どの営業所で、どの伝票を保管しているか」を明らかにするなどデータの一元管理が必須であったが、その対応にも手間取っていたようだ。スキャン処理への移行を検討したことはあったが、従来使っていたスキャナーでは「現場から戻ってくる伝票はしわくちゃで、スキャンできないことが多かった」(C社 担当者)ため、実現しなかったという。

【導入成果】顧客対応が迅速かつ適切に、現場での入力作業の負荷も緩和

帳票が山積みのまま未入力となっていたために、問い合わせ対応に時間がかかっていたというC社の課題は、ScanFront 400の活用でどのように解決されたのだろうか。

まずScanFront 400の導入により、営業所に戻ったドライバーは帳票をスキャンするだけで済むようになった。そして、入力に関しては本社の専門スタッフが集中処理をすることで、問い合わせへの対応スピードも上がったという。もう少し詳しく紹介していこう。

ScanFront 400ではネットワーク上のPCやサーバーの共有フォルダーにスキャンデータを保存できる。そのため各営業所では関連帳票を本店のサーバーに送信することで、社内システムで共有できるため、配達後の作業をスキャンのみに単純化することで、残業代も抑えられたという。またしわくちゃな薄紙の伝票をスキャンできる搬送性能も備えているので、ストレスなく利用できているという。保存されたデータは、入力に慣れた本社の専門スタッフがまとめて扱うことで処理のスピードが向上。その結果、未入力の伝票はなくなり、顧客からの問い合わせにも迅速かつ適切に対応できるようになった。

また文書管理ソフトに検索項目を連携できるインデックスファイル機能を利用することで、帳票の検索が簡単になった。ScanFront 400では、スキャンデータと一緒にインデックスファイル(メタデータ)の作成・送信が行える。つまりユーザー名、日付、時刻、ファイル名などを付加できるので、ソフトと連動する事で、目的の帳票に素早くアクセスできるのだ。これにより顧客からの問い合わせのスピードが更に向上した。

【導入のポイント】しわくちゃな伝票もスムーズにスキャンできる搬送性能

C社は何をきっかけにScanFront 400を知り、最終的に何が導入の決め手となったのだろうか。

C社担当者は競合他社のスキャナー製品を比較する中で、キヤノンのScanFront 400に興味を持った。導入のポイントとなったのは、課題であったしわくちゃな伝票のスキャンが問題なく行えることだ。ScanFront 400は原稿の斜行および重送を抑制するローラーと機構によって安定した搬送性能を実現している。また2枚以上の原稿が重なって給紙された場合は、超音波センサーが変化を感知して搬送をストップさせる。さらに新搭載の「リトライ」機能により原稿を逆搬送してスキャンをやり直すため、スキャンし直す手間も削減可能だ。

【役立つ機能】業務をどう改善していく？こんな機能にも注目

最後に、本文で触れることのできなかったScanFront 400のスペックについてもいくつか紹介していこう。

ScanFront 400は、解像度、ファイル形式、保存先など一連の設定をまとめて登録しておくことで、その後のログイン時に設定をワンタッチで呼び出せる「ジョブボタン」機能を備えている。この機能を活用することで、スキャンの度に設定操作を繰り返す手間が省けるだけでなく誤操作の防止にもつながり、また機械に不慣れなスタッフでも簡単に取り扱える利点がある。ジョブボタンには誰でも使用できる「共有ジョブボタン」と、個々人で設定の保存、呼び出しができる「マイジョブボタン」があり、利用ケースによって使い分けられる仕様となっている。

またスキャンの質を向上させる特長として、2 種の斜行補正機能にも触れておきたい。2種の機能はそれぞれ、原稿自体の傾きを検知することによる補正と、直線や文字列といった原稿内容の傾きの感知による補正だ。原稿にあわせて2種のモードから選択することができ、画像の傾きを効果的に抑えられる。

加えて、ScanFront 400はSDK (ソフトウェア開発キット)による開発が可能な「Webアプリケーションモード」を用意している。Webサーバー上のアプリケーションからデバイスの機能を利用できるので、社内ワークフローに最適な形で業務をサポートできる。

業界を選ばず、そして様々な用途で活用できるScanFront 400。C社の導入事例では、悩みのタネだった帳票の処理を単純化することで、現場の負荷を緩和。また入力されたデータを活用することで問い合わせにも素早く対応できるようになるなど、業務効率の改善に成功している。

製造・販売業界では、日々の業務において様々な帳票を取り扱う。伝票のデータ入力はこのビジネスにおいて日常的かつ重要な作業である。これを安全かつ確実に、そしてスピーディに行うことが強く求められている。安定した搬送性能、高速なスキャン速度、扱いやすいUIを備えたScanFront 400を導入すれば、ビジネスのさらなる発展が期待できそうだ。

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(マイナビニュース広告企画：提供 キヤノンマーケティングジャパン)

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