ベテラン社員でも「融資書類」の取り扱いが楽に!?

いま金融業、製造業、流通業、小売業など様々な業種業界で、ネットワークスキャナーを活用したペーパーレス化に取り組む企業が増えている。これら業種業界がペーパーレス化を行う理由は、省スペースの実現はもとより、資料の安全な管理、業務の効率化、通信コストの削減、現場スタッフの負荷の軽減といった効果が期待できるためである。

本稿で紹介するキヤノンのネットワークスキャナー「imageFORMULA ScanFront 400(以下、ScanFront 400)」は、誰でも簡単に扱え、かつ大量の帳票を素早くスキャンできる製品だ。タッチディスプレイを備えるため、PCを用意するが必要がない。またスキャンだけにとどまらず、スキャン後の資料の運用・管理までをキヤノンが一括したソリューションとして提供している点も魅力のひとつ。

本稿では「金融業界」の企業をB社と想定し、そこでの活用例からScanFront 400がビジネスをどう変えていくかを紹介していこう。

＜想定企業＞金融業界B社

【導入前の課題】情報漏洩リスク、業務効率悪化、コスト増大

それまでB社では、本店と営業店のやり取りにFAXを使っていた。日々の業務で「融資関連書類」「本人確認書類」「相続関連書類」といった帳票をFAX送信していたが、誤送信による情報漏えいのリスクが常につきまとっていた。リスク対策として「上長の承認を得た上で、2人でFAXの送信業務を行っていた」(B社 担当者)が、業務効率低下の一因となっていた。また伝票原本の保管スペースを確保しなければならないという、差し迫った問題も顕在化していた。

【導入成果】融資審査の短時間化が進み、顧客にも迅速な対応が可能に

本店と営業店のやり取りにFAXを使うことで、誤送信による情報漏えいのリスクが生じていたり、伝票原本の保管スペースが年々増大していたというC社の課題は、ScanFront 400の活用でどのように解決されたのだろうか。

ScanFront 400の導入により、帳票をスキャンし、Scan to Folder、Scan to Printerの機能を使うことで、社内LANを利用してデータを送れるようになった。それにより、社外にデータが漏洩する可能性は無くなったため、情報漏えいのリスクは回避でき、営業店の負荷の最小化も実現できた。もう少し詳しく紹介していこう。

ScanFront 400のScan to Folder機能は、ネットワーク上のPCやサーバーの共有フォルダーにスキャンデータを保存できる。B社では融資関連書類を本店のサーバーに送信することで審査部門と共有している。Scan to Printer機能は、プリントサーバーを介さずに遠隔地にあるネットワーク上のプリンターから直接印刷できるというもの。同社では本人確認書類を事務部門のプリンターから出力を行い、すぐに確認業務を行っている。これを活用することで、情報漏えいリスク回避だけで無く、業務の効率化、通信コスト削減、また伝票原本の保管スペースの確保という喫緊の課題もあわせて解消した。

顧客からの問い合わせへの対応力も増したという。これは文書の検索がスムーズになったためである。例えばScanFront 400の「インデックスファイル送信機能」では、スキャンデータと一緒にインデックスファイル(メタデータ)の作成・送信が行える。つまりユーザー名、日付、時刻、ファイル名などを付加できるので、後から目的の文書に素早くアクセスできるのだ。業務管理システムとの連携することで、「誰が・いつ・どこで・どの業務で」スキャンしたかの確認も容易になった。

日常的に行われる定型業務には「ジョブボタン」が有効だった。これは解像度、ファイル形式、保存先など一連の設定をまとめて登録し、ワンタッチで呼び出せる機能。スキャンの度に設定操作を繰り返す手間が省けるだけでなく、誤操作の防止にもつながり機械に不慣れな人間でも簡単に取り扱える利点もある。ジョブボタンには誰でも使用できる「共有ジョブボタン」と、個人専用の「マイジョブボタン」があり、利用ケースによって使い分けられる。実際、ジョブボタンは機械の操作に不慣れな社員にも好評とのことだ。

【導入のポイント】PCレスでワンタッチ操作の手軽さ、開発できるメリットも

B社は何をきっかけにScanFront 400を知り、最終的に何が導入の決め手となったのだろうか。

B社 担当者はブランドイメージからキヤノンのScanFront 400に興味を持ち、基本性能が業務に合致すると判断。その上で「PCが必要なく、タッチパネルで操作できる」「毎日行う業務を(前述の)ジョブボタンに登録すれば、ワンタッチで操作できる」といった使い勝手の良さに着目したのだという。

コンパクトなScanFront 400とあり、設置場所に困らないことも大きなアピールポイントだった。このほか、開発ツールによりお客様専用アプリをScanFront のSDKで開発できる拡張性の高さもメリットだった。

金融機関では様々な業務ルーチンがあり、ScanFrontで取り込んだ画像データも別システムとの連携が必要になる場合がある。その点、ScanFront 400ではSDK(ソフトウェア開発キット)による開発が可能な「Webアプリケーションモード」を用意している。お客様向けに開発したWebアプリケーションからデバイスの機能を利用できるので、社内ワークフローに最適な形で業務を行える。こうした設計がB社でもうまく機能したようだ。

【役立つ機能】業務をどう改善していく？こんな機能にも注目

最後にScanFront 400の基本スペックについて説明するとともに、上記の利用ケースでは紹介しきれなかった、他の便利な機能についても併せて紹介していこう。

ScanFront 400は折りたたみ式トレイを採用した省スペース設計。営業所の規模やスペースの大小に依存しないため、カウンターのような狭い場所などでもスマートに利用できる。サイズは約305(幅)×282(奥行)×230(高さ)mm、重量は約4.5kg(ACアダプターを除く)。ちなみにボディやトレイの剛性は高く、コンパクトながら確かな耐久性能を備えている。

1分間にスキャンできる枚数は、カラー・白黒ともに45枚。サイズが異なる原稿でもまとめて連続スキャンできるので、様々な大きさの文書を一緒に取り扱う銀行の業務でも気兼ねなく利用できる。

業界を選ばず、そして様々な用途で活用できるScanFront 400。B社の導入事例では、情報漏えいを回避できただけでなく、通信コストの増大、伝票原本の保管スペースの増大といった問題を併せて解消できる。業務効率を改善するとともに顧客満足度の向上という好循環につなげていた。

金融業界では、依然としてFAXを利用している企業も多い。今後、業界全体のペーパーレス化は避けられない流れであるとともに、顧客情報のセキュリティについてもますます厳しい目が向けられることだろう。資料の運用・管理までを一貫してカバーできるキヤノンの製品とソリューションが存在感を発揮することが予想される。

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(マイナビニュース広告企画：提供 キヤノンマーケティングジャパン)

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