チャットによってビジネスコミュニケーションの活性化と効率化をもたらすことができるツールとして注目されている「LINE WORKS」。前回、サービス概要や料金体系について紹介したのに続き、今回からは各機能の詳細とメリット、活用事例などを紹介していきたい。

監修:原口 豊(はらぐち・ゆたか)

大手証券会社システム部に在籍後、1998年サテライトオフィス(旧ベイテックシステムズ)を設立し社長就任。2008年に、いち早くクラウドコンピューティングの可能性に注目し、サービスの提供を開始、G Suite(旧名:Google Apps)の導入やアドオンの提供で、これまで実績2万社以上。「サテライト・オフィス」ブランドでLINE WORKSの普及に尽力。

提供:サテライトオフィス

LINE WORKSのチャット機能

2回目となる今回はLINE WORKSの主軸機能とも言える"チャット"機能について解説する。 LINE WORKSのチャット機能は、基本的には個人向けのLINEと大きくは変わらない。1対1、または3人以上の多人数でのリアルタイムなコミュニケーションをテキストベースで行うことができる。LINE同様にスタンプを送信したり、写真や動画、ファイルをやり取りすることもできる。

もちろん、メッセージの未読/既読もある。これはLINEでは当たり前の機能だが、同じチャットツールでもSkypeやGoogleにはない機能だ。ビジネスにおいてこの機能がもたらす心理的影響は実は想像以上に大きい。というのも受信した側は、できるだけ早くその場で返信をする心理状態に駆られるため、ビジネスにおいてはこれがスピードアップにつながるのだ。

LINE WORKSは仕事で利用することを前提に、LINEよりも便利に機能強化されており、送信した側は誰が見たのか個人レベルで把握できる。緊急の連絡が伝わっていないことがすぐに分かれば、別の手段でフォローすることも可能だ。「メールの10倍程度は伝達が早くなったと感じている」と原口社長は語る。また、スタンプも他社製品にはあまりない機能だ。LINE WORKSにはLINEキャラクターのスタンプがあらかじめセットされており、すぐに利用できる。

社内コミュニケーションを変えるスタンプ機能

スタンプと言うと、仲間内でのカジュアルなコミュニケーション手段の1つという印象が強いかもしれないが、実際にビジネスにおいて使用してみると、想像以上にコミュニケーションを円滑にしてくれる。

「私の会社では、上司のほうから積極的にスタンプを押したりすることで、これまで遠い存在だった上司と部下の距離感を埋めることができたと実感している。企業風土というのはそう簡単には変えられないものだが、スタンプ機能というのは人間関係を和らげることができ、コミュニケーションのあり方を変えるくらいのパワーがあると感じている」と原口社長は話す。

(C)LINE Corporation

メールと比較するとチャットは前文と結びの文が省略できるのもメリットだろう。チャットは会話感覚に近く、本題のみでコミュニケーションが成立するため、メールのように文章を長々と書く必要がない。そのため、自ずとコミュニケーションのスピードアップが図られ、生産性も向上する。弊社では10年来チャットによる社内コミュニケーションを実行しているが、いまやこれがなければ仕事がまわらない状態だ。

会社というのは、コミュニケーションが活性化されるほど信頼関係が増し、ビジネスの生産性が上がっていくもの。例えば何かミスをした場合に部下は上司に注意を払って報告するものだが、チャットで簡単に聞ける環境があれば時間も関係性も埋めることが可能だ。

社内チャットで注意すること

ただし、チャットはスピード重視である反面、メールのように文章を書いて確認するといったプロセスを経ずに送信してしまう場合が多い。そのため、ミスタイピングも多く、リカバリーが大変なので注意が必要だ。

また、チャットに依存しすぎてしまう状態にも要注意だ。生産性が高いため、例えばすぐ隣にいる人ともチャットで連絡を取り合うようになりがちだが、時には"Face to Face"も大切。弊社では、特に緊迫した状況の時ほど音声や対面でコミュニケーションを取るように、3段階で使い分けをするよう社員に指導をしている。

以上がLINE WORKSのチャット機能の解説と会社組織における活用事例だ。次回はLINE WORKSにおける"グループ"の作成機能の詳細と活用方法について紹介したい。

サテライトオフィス

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