ビジネス版LINEとして2017年2月からサービスの提供が始まった「LINE WORKS」。LINE同様にチャットを中心としたコミュニケーションツールに企業向けのグループウェア機能を融合させたツールだ。「G Suite(旧名:Google Apps) 」や「Office 365」を利用した業務改善ソリューションの提供で実績を持つ、サテライトオフィスの原口社長も注目しているサービスの1つだ。

同社ではLINE WORKS向けの各種アドオンツールも展開している。今回はその中でも従業員の勤務状況のステータスや不在時の伝達などの情報共有を組織的に管理・可視化することで業務効率を改善させることのできる2つのアドオンツールを紹介したい。

監修:原口 豊(はらぐち・ゆたか)

大手証券会社システム部に在籍後、1998年サテライトオフィス(旧ベイテックシステムズ)を設立し社長就任。2008年に、いち早くクラウドコンピューティングの可能性に注目し、サービスの提供を開始。G Suite(旧名:Google Apps)の導入・アドオン提供の実績はこれまで3万社以上。「サテライト・オフィス」ブランドでLINE WORKSの普及に尽力。

提供:サテライトオフィス

LINE WORKSによる情報共有機能

1つ目が「サテライトオフィス・行先予定/在席確認/伝言メモ/共有TODO for LINE WORKS」だ。これはまず、外出中や会議中など離席中に自らの在席状況をLINE WORKS上で知らせることができる機能だ。

サテライトオフィス・行先予定/在席確認/伝言メモ/共有TODO for LINE WORKS

通常、オフィスでは在席状況や外出先などをホワイトボード上で明示しておくケースが多い。同アドオンツールではこれらをLINE WORKS上で可視化することが可能なので、担当者の在席状況、外出先、帰社時間などを確認可能だ

不在メンバー宛てに電話があった場合でも、応対者が席を離れずに在席状況を確認し、スムーズに電話相手に回答することができるだろう。また、情報の共有だけでなく伝言などもそのままLINE WORKS上で入力できるため、不在者にもスムーズかつ即座に伝えられる。伝言メモは、メールとチャットの双方でこれをメンバーへ通知することができ、パソコンを開きLINE WORKS 上でも参照可能だ。伝言に対してステータス(未対応、対応中、完了など)を管理でき、自分のタスク管理が可能だ。またステータスは、連絡者にもリアルタイムに伝えられる。こうした、簡易ワークフロー的な活用により、不在時の電話対応などで、LINE WORKS上で効率化が可能だ。

在席状況の確認画面

また、伝言メモ以外に、個人間のTODOタスクの依頼、複数メンバーでの共有TODO管理機能もある。共有TODO機能を活用することで、グループで進めている共通タスクの進捗状況も管理できる。LINE WORKS のトーク(チャット)機能の連携は、チャットボット機能を通して実装されている。

LINE WORKSによる勤怠管理

2つ目が「サテライトオフィス・タイムカード for LINE WORKS」だ。これはその名のとおり、出勤状況を記録するタイムカード機能をLINE WORKS上で実現するアドオンツールとなる。LINE WORKS内に用意された出社・退社・外出・復帰といったボタンをクリックすれば時間の打刻ができ、それがタイムカードの役割を果たすというしくみだ。

サテライトオフィス・タイムカード for LINE WORKS

管理者は全メンバーの勤怠データを参照可能。打刻時のIPアドレスも保存されるため、アクセス元が社外なのか社内なのかを判別することもできる。原口社長によると、今後はGPSを使ったタイムカード機能、BOTの活用も実現していく予定だという。

このようにアドオンツールを追加することにより、企業や組織におけるLINE WORKSの可能性はさらに広がっていく。「チャットを中心としたLINE WORKSならではの効率的なコミュニケーションを武器に業務の効率化を図ることで、従業員の生産性は高まるでしょう。最終的には企業の業績アップにもつながるはずです」と原口社長は語っている。

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