チャットやビデオ会議、会議室予約など多彩な機能と連携する「Lark」のカレンダー

紙のスケジュール帳を颯爽と使いこなすビジネスパーソンは、いまでも多く存在する。その一方で、カレンダーアプリとクラウドサービスを利用し、スケジュールをデジタルかつオンラインで管理するというアクションも、もはや当たり前のものとなっているに違いない。

「Lark」（ラーク）は、ベースとなるチャットや他の多彩な機能と完全に統合した形でカレンダー機能を利用できるため、チームコラボレーションの一部に組み込んだ形でスケジュール管理を行える。チャットとビデオ会議、そしてカレンダーで別々のアプリを立ち上げずに済む点は、大きなアドバンテージだ。今回はチャットと並んでコラボレーションの核となるカレンダー（スケジュール管理）機能に重点を置いて紹介する。

• Larkのカレンダー機能

Googleカレンダーと親和性の高い操作感

繰り返しになるが、「Lark」ではベース機能であるチャットと完全に連携した形でカレンダーを利用できる点が最大の特徴だ。チャット機能の解説でも説明した通り、メインインターフェースの画面左端に並ぶアイコンから、カレンダーによるスケジュール管理にダイレクトでアクセスできるようになっている。このアイコンをクリックして開くカレンダーのメイン画面は、いわゆる定番のカレンダーサービスと同様のデザインをしており、直感的に使いこなせるはずだ。

カレンダービューも「日」「週」「月」が用意され、簡単に切り替えて表示できる。Googleカレンダーに入力したスケジュールデータとの同期にも対応しているので、両者を併用するケースでも便利に利用できるだろう（GoogleカレンダーからLarkへの一方向のみ）。

• Googleカレンダーと連携し、スケジュールを表示可能

登録したスケジュールの詳細画面を開けば、スケジュールの修正、「毎日」「毎週」などの繰り返しや「終日」の設定、通知、公開範囲の指定などが行える。また会議など他者の参加を伴うスケジュールを登録した場合、参加者の設定も行えるが、これについては次項で解説する。

• スケジュールの詳細画面

充実した共有機能と施設予約機能

「Lark」のカレンダーは、他のユーザーと共有することができる。カレンダーのメイン画面左側にはフォローしているユーザーの名前が列挙され、自分のカレンダーと他ユーザーのカレンダーを同じスケジュール画面内で重ねて表示できるので、チームのメンバーなど関係性の深いユーザーのスケジュールをひと目で把握できるようになっている。同一画面内で表示されていると、他のメンバーの空いている時間を探してその場で会議の設定を行うなど、メンバー間のコラボレーションをより手軽に行えるようになるだろう。もちろんこうしたケースで会議などのスケジュールを保存すると、参加者など関係するメンバーにも連絡のメッセージが飛ぶようになっている。

• メンバーのカレンダーを同じスケジュール画面内で重ねて表示できる

会議などを登録した場合、スケジュールの詳細画面から参加者を追加することもできる。追加した参加者には通知が行われるほか、メイン画面と同様にこの画面内でもチームメンバーのスケジュールを一覧表示で確認できるのが便利だ。こうして設定した会議のスケジュールをそのままプロジェクトグループへと移行し、チャットのメッセージをやり取りしたり、ビデオ会議を始めたりすることも可能となっている点は、まさに「Lark」の最大の強みといえるだろう。

また、会議では議事録の問題も出てくるが、議事録テンプレートが用意されており、スムーズに作成・表示できる。なお、議事録はブラウザから閲覧したり、内外と共有したりすることも可能になっている。

特徴的なのは、管理者画面から会議室の設定をすることで、カレンダーのメイン画面もしくはこのスケジュール詳細画面から会議室などの予約を直接行えること。従来のようにカレンダーと会議室予約システムを別々に立ち上げ、他メンバーのスケジュールをいちいち確認しながら設定する必要がなくなるのはありがたい。また、会議室の予約にあたっては、利用可能な会議室を一覧表示し、空き時間を確認しながらスケジュールを作成できるのも便利だ。

• 管理画面にて会議室の設定を行うことで、会議室などを直接予約できる

そのほか、チャット機能のところでも紹介したように、同じグループチャットに参加するメンバーと共有したスケジュールは、カレンダー画面からだけでなくチャット画面からも閲覧・一覧表示することができる。さらには、チャットのメッセージやドキュメントなどと合わせてカレンダー内も横断検索することが可能だ。

カレンダーに多彩な“気の利いた機能”を付加

「Lark」のカレンダーにはその他にも便利で気の利いた機能が数々備わっている。まず、カレンダーは複数作成できる。メインのマイカレンダーに加えて、プロジェクトごとにチームメンバーと共有するカレンダーを作成することも可能というわけだ。

また、Googleマップとの連携機能も有している。カレンダー内のスケジュールに、打ち合わせを行うクライアントの住所など、スケジュールと関係のある場所の地図を表示することができるので、いざ訪問する段になって慌ててGoogleマップを別途起動することもなくなるだろう。

カレンダー通知用のチャットボット機能も持っている。ボットによってメンバーに会議のスケジュールなどを知らせ、受け取ったほうは通知上から詳細を確認したうえで、会議への参加の可否を返信できる。会議に参加するまでの手順を一つ減らすことができ、地味ながら便利な機能といえる。

• ボットが会議のスケジュールなどを知らせてくれる

ここまで見てきたように、「Lark」のカレンダー機能もチャットと同様、他のさまざまな機能と連携してシームレスに使用できる点が最も効率的であり、かつ気の利いたところ。ツールの使い分けを意識する必要がないだけでなく、実際の操作面でも大幅な時間短縮を実現できるだろう。たとえばカレンダーに設定した会議のスケジュールをもとに、ビデオ会議をスムーズに始められる点などはまさに便利さを実感できるポイントだ。働き方改革や今回のパンデミックを機に、ビデオ会議の有用性は一段と注目され、活用シーンも明らかに増えている。

次回からは2回にわたり、そのビデオ会議に関する機能を見ていくことにしよう。

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