時代に対応する無償ツール群「サテライトオフィス・リモートワークツール for クラウド」

サテライトオフィスでは、ビジネスに役立つさまざまな機能を提供するために、新しい技術を利用したアプリケーション開発にチャレンジするプロジェクトチーム「サテライトオフィス・ラボ研究チーム」を設けている。その研究結果であるアプリケーション群を紹介しよう。

健康状態をリモートで把握する「体温＆倦怠感＆味覚障害確認機能」

新型コロナ対策として急速に導入が進められたテレワークだが、こうした不慣れな環境下に対して企業が感じている、ちょっとした不自由を解消するために、サテライトオフィスではスマートフォンやPCのブラウザから簡単に利用できるツール群「サテライトオフィス・リモートワークツール for クラウド」を無償提供している。

「サテライトオフィス・ラボ研究チーム」の研究結果であるサービスのひとつが「体温＆倦怠感＆味覚障害確認機能」だ。発熱状況と倦怠感、味覚障害など、従業員に新型コロナの症状が出ていないか、アンケートフォームを利用して確認できる。スマートフォンから定期的に回答してもらうことで、従業員の健康状態を適切に把握することが可能だ。

• スマートフォンからフォームを利用して簡単に健康状態を報告できる

管理者はPCブラウザからリスト化されたデータを一覧で確認し、データを一括でエクスポートできる。アンケートフォームのURLをメールで一斉配信すればすぐに利用できる。

• 管理者はPCブラウザから手軽に情報確認が可能

アンケートでは部署名など質問事項を自由にカスタマイズしたり、GPSデータを取得して従業員の所在地を確認することもできる。また健康状態に異常値がある場合に管理者が通知を受け取れるよう設定することも可能だ。

• アンケート内容のカスタマイズ、通知設定が可能

顔を合わせる機会が少なくなっても、しっかりと従業員の健康状態を把握し、万が一の感染に迅速に対応するためにぜひ利用してほしいツールだ。

勤務状況の確認と予定管理ができるタイムカード

在宅勤務中の勤務時間の把握に役立ててほしいのが「在宅勤務タイムカード」だ。従業員はスマートフォンからフォームを利用して出退勤の報告を行い、勤務時間を管理する仕組みだ。

取得データにGPSデータを含めることもできるため、従業員がどこで勤務しているか把握することも可能。回答データはブラウザから閲覧できるだけでなく、一括エクスポートも可能なので、他の勤怠システムに取り込んで連携することもできる。

• スマートフォンからの打刻と位置情報で在宅勤務状況を把握する「在宅勤務タイムカード」

また、オフィス勤務と在宅勤務が混在している場合は「出社/在宅勤務予定管理」が便利だ。在宅勤務の日をアンケート形式で登録してもらえば、従業員の勤務形態を管理することができる。それぞれの日付に備考を加えることも可能で、たとえば、基本は在宅勤務だが、やむを得ない理由で出社する場合にその理由を添えるといった使い方もできる。もちろん、登録したデータはPCブラウザからデータを一覧で確認できる。

• オフィス出勤か在宅勤務かをメモつきで登録できる「出社/在宅勤務予定管理」

情報を集める「社内報告機能」と共有する「社内掲示板機能」

日報などさまざまな情報を勤怠と合わせて一元管理したい場合は「社内報告機能」が便利だ。健康状態、業務内容、営業成果記録、明日の予定など、報告の内容は自由にカスタマイズできる。各カテゴリで入力テンプレートをあらかじめ用意しておけば、従業員の入力負担を軽減し、スマートフォンからでも簡単に入力ができるようになる。

• フォームのカスタマイズによって日報など必要な情報を管理できる「社内報告機能」

社内情報の共有に便利なのが「社内掲示板機能」で、共有したい情報を登録すると、掲示板形式で表示される。情報の内容について重要度をつけられるため、大量に情報が表示されても重要度が高いものから順に確認することができる。

• 重要度つきで情報が掲示板表示され、スマートフォンからも見やすい「社内掲示板機能」

コロナ以外の災害時にも役立つ「安否確認機能」

現在はコロナ禍への対応に追われている状況だが、他の災害が起こる可能性もゼロではない。もし災害が発生した場合には、従業員の所在地把握が難しいケースもあるだろう。そんなときに利用してもらいたいのが「安否確認機能」だ。

フォームから状態や所在地を簡単に登録できるのはもちろん、スマートフォンが使える状況であれば、GPSデータも取得できる。集まった情報はPCブラウザから確認でき、位置情報はGoogle Mapで表示できるため、従業員の所在地と安否が一目瞭然だ。

• 災害に備える「安否確認」

このほかにも、サテライトオフィスではリモートワークで企業が必要とする細やかな機能をツール化し、提供している。ぜひサテライトオフィス・ラボ研究チームのサイトをご確認いただき、導入や追加機能の要望がある場合はご相談をいただきたい。

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