企業の情報インフラシステムの構築・運用、そして保守・導入計画についての支援サービスを提供している株式会社フォーサムアクティブ

今後増えていく取引先とのデータ共有。必要なのは『セキュリティ性能』

フォーサムアクティブ では、大規模基幹システムから小規模システムまで、多種多様な企業と取引があり、それぞれの企業に最適なソリューションを提供するという業務を行っています。

約500社の協力会社との情報共有を行なう中で、今後増えて行く事が予想される取引先企業とのデータ共有を迅速に効率的におこなうことはひとつの課題でした。 今までは、メールや郵送によりデータや書類をやり取りしていましたが、取引先企業が増えるに従い、やり取りを行う情報量が増えていき、郵送費やセキュリティ上のリスクが増大している状態でした。

また、弊社には取引先企業の事業所に常駐している従業員もおりまして、こういった従業員は社内のファイルサーバーが使えない為、データ共有にはグループウェアを利用しておりましたが、これにはデータの容量の制限があり、大きなデータの共有ができないという問題がありました。

決め手となったのは、他社サービスと比較して突出した管理機能と「ユーザー数無制限」

「ダイレクトクラウド・ボックス」を開発しているジランソフトとは、「スパムスナイパー」という製品で御付き合いがありました。これがとても良い製品でしたので、そのジランソフトが開発した「クラウドストレージサービス」ということで興味を持ちました。

ソフトを検証させていただいた所、他社の同様のサービスと比べて優れている点が多かったので、これなら導入したいと率直に思いました。

さらに「ユーザー数無制限」「強力な管理権限機能」など、ダイレクトクラウド・ボックスならではのサービスに加え、直感的に使える操作や様々なオプション機能も魅力でした。

なんといっても最大の魅力はマイナンバー制度にも対応した高度なセキュリティ機能です。弊社は、業務の性格上、情報セキュリティ対策に力を入れていますが、その方向性とダイレクトクラウド・ボックスは非常に親和性が高いと感じました。

強力な管理機能を活かしたスマートフォンの活用、スムーズなデータ共有

それまではグループウェアや、社内のファイルサーバーでデータ共有しておりましたので、クラウドストレージサービスは「ダイレクトクラウド・ボックス」が初となり、2015年８月より導入させていただきました。

まず社内では、スタッフ間のデータのやりとりが非常にスムーズになりました。データの送付はダイレクトクラウド・ボックスに、ドラッグ＆ドロップした後に、口頭で「あのファイル入れておきましたよ」で済みますし、席が離れている社員や、先方の企業に常駐してるスタッフにもデータ送付と同時にダイレクトクラウド・ボックスに備わっているトーク（メッセンジャー機能）を使って簡単なメッセージを送ることで、確実なデータ共有ができるようになりました。

弊社では、一部の社員に対してiPhoneを貸与しておりまして、業務上必要なデータをやりとりしていますが、ダイレクトクラウド・ボックスの管理機能には「デバイス認証」機能がありますので、弊社が貸与したiPhoneでのみログインできるという設定にするなど、データの閲覧権限を細かく管理することができるんです。この強力な権限管理機能は、ダイレクトクラウド・ボックスならではのアドバンテージだと思います。

また、いくつかの取引先の企業とは、先方にご協力いただいて、弊社からダイレクトクラウド・ボックスのユーザーIDを発行して、データを共有するという運用をはじめております。今までのようにメールの添付でデータを送る場合ですと、メールの文面も必要になってきますし、セキュリティ確保のためのパスワードなどを別に送付する手間などがありました。

ダイレクトクラウド・ボックスを使えば、非常に簡単、確実にデータ共有することができます。弊社は取引先が多いので、ダイレクトクラウド・ボックスの特色である「ユーザー数無制限」というサービスが非常に有効になってくると思っております。

私個人としましては、ソリューション事業を担当していることもあって、お客様に様々な資料を送らせていただくことが多いのですが、メールに容量の大きなデータを添付することを嫌う方も結構いらっしゃいます。 ダイレクトクラウド・ボックスを使えば、容量の問題は解決しますし、なによりもダウンロードの回数や状態がこちら側で把握できるので、それが営業上の情報として有益になることが多いです。

データがダウンロードされていなければフォローの電話をおこない、されている場合は資料に目を通していただけている、といった営業の進捗が把握できるので、有効な情報として活用しています。

また社内での、資料や営業データなどもダイレクトクラウド・ボックスを活用することで、徐々にクラウドデータベース化しています。重要なデータも自動でバックアップが取れているので安心ですし、セキュリティ面でも信頼がおけるのは非常に大きいことだと思います。

ダイレクトクラウド・ボックスを導入した当初は、社内でもメールベースでデータを共有してましたし、取引先にもこちらの運用をある意味で強制してしまうことになるので、若干の不安があったことも事実ですが、特に大きなトラブルもなくスムーズに移行することができましたし、誰もが使っていただくうちに便利さに気づいていただけていると感じますね。

徹底した情報漏洩対策と設計思想に親和性の高さを実感

弊社では情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）を取得しておりまして、社内でも高いセキュリティ体制を構築しております。

お客様にも、フォーサムアクティブのセキュリティ意識の高さと信頼性を評価していただいてお取り引きさせていただいておりますので、ダイレクトクラウド・ボックスの徹底した情報漏洩対策とセキュアなシステム設計というのは弊社と非常に親和性の高いサービスだと感じております。

ジランソフトはユーザー目線で開発されているというのも強く感じておりまして、こちらの要望を伝えると次のアップデートでそれが実装されていることも多く、日々進化しているクラウドストレージサービスということも実感しております。弊社ではダイレクトクラウド・ボックスの代理店契約もさせていただいているので、今後ともこのサービスを広めていくお手伝いをさせていただければと思っております。

(マイナビニュース広告企画 ： 提供 ジランソフト)

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