今さら聞けないIT資産管理(8) ちょっと待って! ソフトウェアのライセンス管理

毎日情報システム担当として働いていても、正直まだまだ分かっていないことも多い。そんな今さら聞きづらい「IT資産管理」について悩みを抱える彼らの元へ、突然どこからかやってきて、悩みを解決していくIT資産管理のスペシャリストであるクオリティソフトのQ坊。

もうすぐ新入社員を迎えるある会社では、情シスが新人用のPCに業務で使うソフトをインストールしようとしている。でもそのソフトは過去に購入されたもので、すでにライセンスで決められたインストール数を上限まで使用している様子。このままインストールしてしまうと、ライセンス違反になってしまうが……、Q坊は情シスのピンチを救えるのだろうか。

情シス
会社で買ったソフトでもライセンス違反になるなんて知らなかったよ。

Q坊
購入したソフトだって、インストールできる台数や使用できるユーザー数は決められているんだキュ。そしてもし決まりを破れば、それは立派なライセンス違反になるんだキュ。

情シス
危なかった……知らずにインストールしてしまうところだったよ！

最初に「ライセンス管理」について簡単に説明するよ。ライセンス管理というのは、購入したライセンスと使用中のライセンスを把握して、ライセンス違反が起きないようにすることなんだ。なぜそんなことをするのかというと、ライセンス違反を起こしてしまうと、たとえ知らずにやってしまっていたとしても、莫大な賠償金を請求されるケースもあるからなんだ。もちろん、法令遵守というのは企業の義務だから、面倒でもやらなきゃいけないこと。だけど、ただライセンス数が超過しないようにチェックするだけでは、ソフトウェアのライセンス管理の本質を見落としてしまうことになるから注意が必要だよ。

それはなぜかと言うと、ソフトウェアのライセンスというのは、「契約」だからなんだ。ソフトウェアをインストールするときに、そのソフトが有償か無償かにかかわらず「使用許諾」に同意するよね。これは、ユーザーとソフトウェアメーカーとの間で交わされる法的な契約書にサインしたということで、ソフトウェアをインストールするということは、契約に同意したということになる。つまり、ライセンス管理というのは「契約管理」であると言っていいものなんだよ。契約ならば、その中身を詳しく把握しているのは当たり前のことだよね。だから、どんなにライセンス数を把握していても、他の使用条件を満たしていない状態で使えばライセンス違反になってしまうんだ。

逆にライセンスをきちんと把握しておけば、企業にとって大きなメリットもあるんだよ。ライセンス数だけでソフトウェアを管理していると、そのソフトが必要になるたびに追加購入しがちだよね。でも、「アップグレード」や「ボリュームライセンス」「セカンドライセンス」などのソフトウェアの契約形態を把握しておけば、わざわざ買い足さなくても済んじゃうケースは結構あるからぜひ覚えておいてね。例えば1ライセンスで2台までインストール可能なんてライセンスもよくあるよ。

こうした余剰ライセンスを減らすことができれば、かなりのコスト削減になるのだと知っていれば、「やらなきゃいけないから仕方なくやる」という意識も薄れてくるはずだよね。そして、ソフトウェアのライセンス管理では専用のツールを使うのが一般的なんだけど、ツールを選ぶときには、契約内容まで紐付けた管理ができるものを選ぶようにしてね。たとえば、クオリティソフトが提供している「QND」ならば、「約款辞書」を搭載しているので、アップグレード／ダウングレードライセンスやプリインストールライセンスなど、複雑なライセンス形態に対応できるようになっているよ。こうしたツールをうまく活用して、ただ数を把握するだけじゃなく、コスト削減に繋がるような正しい管理ができるようにしたいよね。

今回は、ソフトウェアのライセンス管理についてお話したけれど、知らず知らずにライセンス違反をしないようにするためだけでなく、コスト削減にも有効であることが、わかってもらえたんじゃないかな。だけど、ライセンス管理で抑えておくべき点はこれだけじゃないんだ。そこで次回は、ソフトウェアメーカーがユーザー企業に対して実施する「ソフトウェア使用状況調査票」について解説するよ！