今さら聞けないIT資産管理(11) 企業の大事な資産! 個人情報/機密情報の管理

毎日情報システム担当として働いていても、正直まだまだ分かっていないことも多い。そんな今さら聞きづらい「IT資産管理」について悩みを抱える彼らの元へ、突然どこからかやってきて、悩みを解決していくIT資産管理のスペシャリストであるクオリティソフトのQ坊。

大規模な情報漏えい事件が相次ぐいま、どこの企業も“うちは関係ない”とは言っていられない状況に。新製品の情報が漏れていないか急に心配になった自動車部品製造業C社では、果たして機密情報の取り扱いルールが守られているのかどうか…… Q坊が厳しくチェック!

情シス
うーん、暗号化するようにちゃんとルールで決めていたのになあ……

Q坊
たとえ100％のルールだって、100％の人間なんていないことを忘れちゃダメなんだキュ

情シス
じゃあルールなんてつくったって無駄なのかな?

Q坊
そうじゃないキュ! ルールはあくまで基本中の基本で必要なんだキュ! でも人はミスすることもあるから、そこはシステムでフォローするんだキュ

取引先の情報や顧客情報、営業機密、製品情報など、会社にはたくさんの機密情報があるよね。なかでも顧客情報や取引先情報なんかが漏えいしてしまうと、社会的信用の失墜は取り返しのつかないレベルになってしまうよ。

だからこそ多くの企業では、機密情報の取り扱いに関してルールを決めているよね。アクセスできるユーザーを限定したり、ローカル環境には保存しないようにしたり、外部にデータを送る場合には暗号化とパスワードをかけたり……。だけど、どんなにルールでとり決めていたとしても、実際に運用する人のミスを100％防ぐことは難しいんだ。重要ファイルへのアクセス権限を持ったユーザーが誤操作してしまう、とりあえずPCのデスクトップに保存してしまう、添付ファイルの暗号化＋パスワード設定をうっかり忘れてしまうなど、いろいろなミスが考えられるよ。人間はどうしても、うっかり忘れたり、面倒なことを避けようとしたりするものだからね。情報漏えい対策についてはこの記事もぜひ参考にしてね。

こうした人間のミスを防ぐには、ある程度システム側で強制的に制御することも必要なんだ。例えば個人情報が含まれているファイルの編集や移動、コピー、印刷をできないようにしたりとかね。

そんなシステムによる人為的なミスをフォローできるのが、クオリティソフトの「QGG」なんだ。QGGは、PCのローカル上にある重要ファイルを見つけ出して、暗号化された安全なファイルサーバ上に移動して管理することができるソリューション。ファイルを見つけるのも移動するのもすべて自動だから、人間のようなうっかりミスの心配も無用。ファイルサーバに集約された重要ファイルはポリシーの設定に従ってコピー、メール添付、印刷などを制限することができるよ。フォルダにアクセスしたユーザーの操作ログも取得できるから、データ持ち出しに繋がるような操作は許可がないと行うことができないんだ。

QGGがローカル環境から見つけ出すことができる重要ファイルは、Word、Excel、PDFなど50種類もあって、重要かどうかの判定は、事前に設定したキーワードを基準に行うようになっているよ。より安全に機密情報を管理して、未然に情報漏えいを防ぐためにも、QGGのようなソリューションをぜひ活用してね。