「Google Workspace」の運用・管理で意識すべきポイントとは？

「二段階認証」や「シングルサインオン」の利用でセキュリティを高めよう

これまで「Google Workspace」の便利な機能を紹介してきた。本稿では、Google Workspaceを運用・管理する上で意識すべきポイントについて解説しよう。

まず、二段階認証の利用など基本的なセキュリティ機能はしっかりと活用することだ。Google Workspaceにはパスワードポリシーの設定機能がある。しかし、IDとパスワードだけでセキュリティを高めようとすると、複雑すぎるパスワードに頻繁に変更させるなど、現場に負担がかかってしまう。パスワードのメモを残す、パスワードを使い回すといった抜け道を作られることになりかねないため、パスワードの適切な利用をするために二段階認証は設定しておくべきだ。

• ［二段階認証設定画面］
  セキュリティ向上の基本として二段階認証機能は活用しよう

さらに利便性と安全性向上のため、シングルサインオンのようなアドオンを利用することもおすすめだ。

組織別に権限を委譲し、管理者への負担を軽減

Google Workspace導入時や組織変更時に意識すべきポイントは、大元の管理は本社の情報システム部門で行いつつ、日常的な管理業務は組織ごとに任せることだ。

Google Workspaceでは、同一ドメイン内で組織を作り、組織ごとに権限を持つ管理者を設定できる。拠点ごと、職種ごとなどに組織を作り、管理の一部を現場に委譲することで、日常的な管理は現場で行える環境が作れる。たとえば、IDやパスワードの管理の場合、「忘れてしまった」、「上手く認証されない」といった問い合わせは現場管理者で対応可能になる。全社から来る多くの問い合わせを本社の情報システム部門で苦労しながら対応する必要はなくなり、現場側も対応を待つ時間が不要になるわけだ。

しかし管理者を増やす場合、管理者IDの使い回しはセキュリティ面や運用面でも推奨はしない。Google Workspaceでは管理者ごとの操作ログを取得できるため、組織ごとの管理者がどんな動きをしたのか把握できるからだ。また、同じ権限を持っている管理者でも個々人にIDを設定しておけば、誰が何をしたのか確認できる。ただ委譲するには適切な権限設定は重要だ。正しい権限設定をすることで、現場管理者でも不用意な操作による事故は未然に防止することができるだろう。

機能追加・仕様変更への対応は、Google Workspaceに精通した専門家に頼ろう

Google Workspaceの運用・管理は社内ですべて完結できるといった情報も多い。しかし、 Google Workspaceはクラウドサービスの中でも非常に早いスピードで進化しているため、管理者自身がサービスの全体像と細部の両方を把握し続けるのは難しい。話題になるような大きな変更だけでなく、細かな変更や機能追加も多く、手引き書を参考に作業するのは大変だ。

運用・管理のすべてを社内まかなうことで、コストはかからないが仕様変更の把握や設定変更に対応し続けると、担当者にかかる負担は大きく、結果として人的・時間的コストになってくるだろう。

おすすめなのは、社内にある程度の対応ができる管理者を置きつつ、Google Workspaceに精通した専門家に頼ることだ。株式会社サテライトオフィスは、Google Cloud Partnerであり、多くの企業にGoogle Workspaceの導入実績を持っている。運用を丸ごと委託することも可能だが、仕様変更の情報提供やサポートを受けつつ日常的な管理は社内で行うこともできる。さらに、前述したシングルサインオンなど多くのアドオンも提供している。情報収集や管理にかかる手間は、専門家を頼ることで削減しぜひ本業に注力できる環境を作り上げよう。

[PR]提供：サテライトオフィス