チームコラボレーションの基本ツール「Google Chat」

「Google Workspace」のテキストコミュニケーションは「Google Chat」へ

ビジネスコミュニケーションは、長文で時間をかけてやりとりするメール主体から、短文で迅速なやりとりを可能にするチャット主体へと移行してきている。この流れに対応する「Google Workspace」のビジネスチャットツールが「Google Chat」である。

以前のG Suiteでは、「Google ハングアウト」という名称でビデオチャットとテキストチャットの機能を備えていたが、Google Workspaceからビデオチャット機能は「Google Meet」、テキストチャット機能は「Google Chat」へと分離・強化されたイメージだ。

「Google Chat」の画面はGmailに一体化されており、メールを主体に少しだけチャットを行う形式も選択できる。そのため、自分の使いやすさや組織での利用状況に合わせて画面選択が可能だ。まだメールをメインに利用する、チャット画面との行き来が面倒だと思う人にとっても利用しやすく、スムーズに活用できるのが魅力的といえるだろう。

• ［Google Chat画面］
  テキストチャット機能を主体にした「Google Chat」

• ［Gmail埋め込み画面］
  Gmailと一体化した画面ならメールと併用しやすい

ファイル添付やタスク登録などチャット以外の機能も豊富

「Google Chat」では、読んでほしい相手宛のメッセージであることを明示するメンション機能もある。グループでの会話は誰宛のメッセージなのか分かりにくいが、グループ内で特定の相手を指定することで、自分宛のメッセージだと気づいてもらえる。また、メンバーの1人を指定してメールを送る、個別のチャットルームを別に作るといった操作も簡単にできる。ライトなコミュニケーションに使いやすい絵文字やGIFアニメーションも用意されているので、仕事に限らず幅広い利用ができそうだ。

また、「Google Workspace」の各機能とつながることができるのも魅力だ。たとえば、ファイルを添付する場合、ローカルファイルのアップロードだけでなく、Googleドライブ内のファイルを簡単に添付することができる。ドライブのアイコンをクリックすると即座にアカウントのドライブ画面が表示され、ファイルを選択できる。ローカルファイルを指定してチャットへの共有と同時にドライブにアップロードすることも可能だ。

• ［ファイル添付画面］
  ローカルファイルの添付、ドライブからのファイル選択の両方が可能

また、Googleカレンダーの機能と連携してチャットからグループの予定を作成する、ToDoリスト機能でメンバーを指定してタスクを作成するといったこともできる。さらに、チャット画面からドキュメントやスプレッドシートの新規作成も可能で、グループチャット画面から作成したファイルは共同編集可能な状態でグループに共有される。

• ［ドキュメント作成画面］
  チャットから共有ドキュメントの作成や編集がスムーズに行える

Google Meetの会議作成や参加もチャット画面から行えるなど、Google Workspaceを利用したチームでの活動は、すべて統一された画面からアクセス可能になった。単なるメッセージングツールではなく、各機能のハブとなるメインツールになったわけだ。連絡だけならメールでかまわないと感じている人にも、ぜひ使ってみてほしい。Google Workspaceをグループで使う際の利便性が大きく向上するはずだ。

外部ユーザーも含めたチームコミュニケーションに活躍

コミュニケーションは同一ドメインユーザーである社内だけでなく、外部ドメインユーザーとも可能だ。以前は有料版の「Google Workspace」だけ利用可能だったが、最近になり無料版にもこの機能が解放された。つまり、取引先企業やフリーランスの相手ともやりとりできるようになったわけだ。社内の部署ごと、プロジェクトごとだけでなく、外部ユーザーも含めたチームでの活発なコミュニケーションで活躍する。

管理者の設定次第で外部ユーザーとのやりとりは制限でき、チャットルームごとに外部ユーザーの参加可否を指定できるため、セキュリティ面での不安も少ない。すべてのエディションでチャットルームの作成や参加機能を利用できるため、必要に応じて活用したいところだ。

ただし、実はエディションによって細かく利用可能な機能や制限に違いがある。現在急成長中の機能のため変更も多く、詳細が確認しづらい。より具体的なことについては専門家を頼って確認するのがベターだろう。サテライトオフィスは最新機能に対応した解説が可能なので、「Google Workspace」をより積極的に活用したい、全体をしっかり理解しておきたいという場合にはぜひ相談してみてほしい。

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