「Google Workspace」は日々進化をしており、新機能のリリースや機能のアップデートに伴い、適宜細かな設定の変更が必要だ。また、人事異動や入社・退社に関わる対応も常に行わなければならない。そのため、導入時は専門家の手を借りた方がスムーズに進むものの、利用開始後の運用などは管理者自身で行えるようになる方が良いだろう。本稿では管理者や教員が簡単にGoogle Workspaceを活用できるおすすめのアドオンを紹介していこう。

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管理者のための便利なツール群「Google Workspace 管理者便利ツール」

株式会社サテライトオフィスでは、多くの企業にGoogle Workspaceを導入してきた実績から、企業から要望を受け、管理者が必要とする機能を集約した「Google Workspace 管理者便利ツール」を提供している。

「Google Workspace 管理者便利ツール」は、Gmailやカレンダー、Googleドライブといった従業員が日常的に利用するツールに関する設定をサポートする機能が充実している。特に注目して欲しいのはアカウント関連の機能だ。

たとえば「アカウント一括削除＆ロック＆利用再開ツール」は、アカウントを指定して一括で削除やロックといった対応を行える。「パスワード一括変更＆ユーザーへのメールお知らせ機能」は、組織を指定して複数アカウントのパスワード変更や通知をまとめて行える。

この他にも、アカウントの情報表示、新規登録、グループ作成、一括強制ログアウトといった機能も用意している。Google Classroomの一括登録機能もあるため、企業だけでなく教育現場でも活用しやすいだろう。

問い合わせの対応業務をラクにする「サテライトオフィス・Q&Aチャットボット for Google Workspace」

管理者が日常の中で負担になる業務として、問い合わせ対応がある。ちょっとした質問であっても件数が増えればその分時間はかかるし、同じことを何度も説明するのでは気疲れもするだろう。また電話やメールによるやりとりは、管理者だけでなくユーザーにも負担がかかる。

そこで有効なのが、FAQの充実である。想定される質問の回答を作成し、そこにユーザーを誘導することで、管理者とユーザー双方の手間を削減できる。そのサポートをするのが「サテライトオフィス・Q&Aチャットボット for Google Workspace」だ。

Q&Aの登録、Q&Aのカテゴリー管理機能、FAQサイトの自動作成、複数オペレーターによる返信機能など機能は充実している。さらに、自然言語による問い合わせにも対応しており、検索時の表記揺れにも対応することで高い検索結果を実現している。

チャットボットはGoogle Chatの画面から利用でき、日常業務の中で無理なく利用しやすい。BOTからの返信のほかに、オペレーターによる手動応答への切り替えも可能なため、チャットボットでは解決できない問い合わせに対する回答ができるのも嬉しいポイントだ。

  • 「サテライトオフィス・Q&Aチャットボット for Google Workspace」画面イメージ
    Google Chatの画面から利用でき、フリーワードで質問すると関連したQ&AをBOTが回答

授業・研修・教育で使いたいGoogle Classroomの画面共有

Google Classroomは、教育機関向けグループウェア「Google Workspace for Education」に備わるアプリケーションとして知られているが、実は企業向けのGoogle WorkspaceでもGoogle Classroomの利用は可能だ。

オンラインで授業を行う、課題提出をさせる、共同作業を促す、といったGoogle Classroomの機能は、教育現場以外に企業における社員研修などでも活用できる。そこでぜひ利用して欲しいのが「サテライトオフィス・先生/生徒画面共有機能 for Classroom」だ。

Google Classroomと連携することで、教員の端末画面に生徒全員の操作画面を表示して学習状況を把握したり、教員の画面を生徒に共有したりできる。さらに、全体あるいは個別メッセージ送信機能、指定URLの強制表示機能、生徒画面の操作ロック機能など授業に役立つ機能を多く盛り込んでいる。

授業への集中を促す機能をうまく活用することで、授業の進行はスムーズになるだろう。教員と生徒のコミュニケーションを手助けし、円滑な授業の進行を実現する機能が揃っているためぜひ活用してもらいたい。

  • 「サテライトオフィス・先生/生徒画面共有機能 for Classroom」利用イメージ
    参加生徒全員の操作画面を一覧で表示できる

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本連載では、「Google Workspace」のリブランドの変更点や追加機能を企業視点・教育視点でわかりやすく解説してきた。サテライトオフィスでは、Google Workspaceを始め、これまでさまざまなクラウドサービス・ソリューションを多くの企業に導入してきた。その知見や経験を活かし、実際の利用に役立つ情報の提供や企業からの要望を取り入れたアドオンの開発を行っている。Google Workspaceの導入を検討している企業は、ぜひ相談してみてはいかがだろうか。

監修：原口 豊（はらぐち・ゆたか）

大手証券会社システム部に在籍後、1998年、サテライトオフィス（旧ベイテックシステムズ）を設立。2008年、いち早くクラウドコンピューティングの可能性に注目し、サービスの提供を開始。Google Workspace（旧称：G Suite）の導入やアドオンの提供で、これまで実績4万社以上。「サテライトオフィス」ブランドでクラウドサービスの普及に尽力している。

サテライトオフィス

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さまざまなビジネスモデルに最適なソリューションパッケージを開発し、ユーザー目線に立った戦略の企画・提案を行っています。業界No.1の導入実績を持つGoogle Workspace（旧称：G Suite）やMicrosoft 365、LINE WORKS、Workplace by Facebook などクラウドコンピューティングに関わるビジネスの可能性を追求しています。

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