業務に必要な機能はサテライトオフィスのアドオン群でカバーしよう！

本稿では、前回に引き続き株式会社サテライトオフィスが提供する業務支援系のアドオンをいくつか紹介していこう。

ポータルに埋め込んで使いたい「ドキュメント管理」と「掲示板」

サテライトオフィスは、多くの企業に「Google Workspace」を導入支援する中で、企業からの要望を取り入れた多彩なアドオンを開発し提供してきた。その中で、社内ポータルサイト機能の「サテライトオフィス・ポータルサイト for Google Workspace」を提供しており、多くのアドオンをガジェットとしてポータルに埋め込みできるようになっている。このポータルに埋め込んで利用するのにまずおすすめなのが、ドキュメント管理機能と掲示板機能だ。

サテライトオフィス・ドキュメント管理 for Google Workspace

「サテライトオフィス・ドキュメント管理 for Google Workspace」は、ドキュメントの総合的な管理を行うアドオンだ。ドキュメントのアップロードだけでなく、画面上で新規作成も行える。保存されたドキュメントは文書種別やカテゴリー別に表示でき、さらにポップアップ表示や3カラム表示にも対応しているため、好みの表示にカスタマイズすることで快適に業務が行えるだろう。また、承認ルートの設定も可能なため、ワークフローとして活用できるのも魅力だ。さらに、全文検索や公開日を指定した検索など詳細検索機能を搭載しており、探したいドキュメントがある場合にも簡単に見つけられる。

• 「サテライトオフィス・ドキュメント管理 for Google Workspace」画面イメージ
  全文検索、詳細検索機能で探したいドキュメントを簡単に検索できる

サテライトオフィス・掲示板/回覧板 for Google Workspace

「サテライトオフィス・掲示板/回覧板 for Google Workspace」では、掲示板を作成し文書の回覧が可能だ。複数あるカテゴリーの掲示板を、一括・個別とどちらの形式でも管理でき、投稿ごとにアクセス権限も付与できる。投稿時にメール配信できるほか、既読・未読メンバーを確認する、未読ユーザーのみにメール配信するといった機能を活用することでメンバー全員に確実に情報共有できるのもポイントだ。

また、コメント機能だけでなく「いいね」機能を利用すれば、より簡単に閲覧者からのアクションが得られる。ファイル添付や下書き機能など一般的なグループウェアで利用されるような機能は一通り搭載しているため、機能に困ることはないだろう。

• 「サテライトオフィス・掲示板/回覧板 for Google Workspace」画面イメージ
  既読確認/未読者への通知、コメント機能など豊富な機能を搭載

組織としての使い勝手を向上させる「組織アドレス帳」と「組織＆グループカレンダー」

組織管理する上でおすすめのアドオンが「サテライトオフィス・組織アドレス帳 for Google Workspace」と「サテライトオフィス・組織&グループカレンダー for Google Workspace」だ。どちらも組織内のユーザーリストを組織構造に合わせたツリー表示にされていることで、メール送信や予定の共有などが行いやすくなる。

サテライトオフィス・組織アドレス帳 for Google Workspace

「サテライトオフィス・組織アドレス帳 for Google Workspace」は、社内の組織情報をツリー形式で表示できるアドレス帳だ。特定の部署に所属している人を一覧で確認できるため、連絡漏れや宛先ミスなどが起こりづらくなるだろう。表示方法は、リストだけでなくプロフィール画像の一覧表示にも対応している。任意のグループ設定もでき、部門を超えたプロジェクトチームの作成やサークル活動などにも利用しやすい。

• 「サテライトオフィス・組織アドレス帳 for Google Workspace」画面イメージ
  組織情報をツリー形式で表示できる

サテライトオフィス・組織&グループカレンダー for Google Workspace

「サテライトオフィス・組織&グループカレンダー for Google Workspace」は、アドレス帳と連携し、組織・グループ単位での予定の把握をしやすくしてくれる。指定したグループの予定を一覧化できるだけでなく、メンバーの共通の空き時間を確認し会議予定の作成も可能だ。Googleカレンダーとリアルタイムで連携しているため、Googleカレンダーから予定を入力したり確認したりするメンバーがいても問題はない。予定を変更する場合もドラッグ＆ドロップで簡単に操作できる。

Googleカレンダーでは同日に数件の予定が重なると、見づらく少し不便な面がある。「サテライトオフィス・組織&グループカレンダー for Google Workspace」は、全員の予定が見やすく表示されているため、メンバーの予定を見逃して会議に全員参加できなかった、同行してもらう予定がうまく伝わらなかった、といったことも防げる。

• 「サテライトオフィス・組織&グループカレンダー for Google Workspace」画面イメージ
  予定の移動はドラッグ＆ドロップで簡単に操作できる

「勤怠管理/タイムカード」と「安否確認」で従業員の管理も安心

従業員管理として、「サテライトオフィス・勤怠管理 ⁄ タイムカード for Google Workspace」と「サテライトオフィス・勤怠管理 ⁄ タイムカード for Google Workspace」はおすすめだ。

サテライトオフィス・勤怠管理 ⁄ タイムカード for Google Workspace

「サテライトオフィス・勤怠管理 ⁄ タイムカード for Google Workspace」は、PCやスマートフォンからボタンを押すだけで出勤・退勤・外出・帰社を記録できるタイムカード機能だが、スマートフォンのGPS機能と組み合わせることで、居場所の記録も行える。またPCからの場合は、起動・シャットダウン時に自動的に出退勤の記録ができ、カードリーダーとの組み合わせでFeliCaやmaifeaカードを使った打刻も可能だ。残業や休暇の申請・承認にも対応している。

• 「サテライトオフィス・勤怠管理 ⁄ タイムカード for Google Workspace」画面イメージ
  ユーザーの勤怠管理画面

サテライトオフィス・安否確認 for Google Workspace

「サテライトオフィス・安否確認 for Google Workspace」は、災害時に安否を確認するシステムで、台風や地震などの発生時に安否確認のメールを一斉配信し、ユーザーはスマートフォン上でボタンタップするだけで簡単な報告ができるようになっている。未回答ユーザーにだけメールを再送する、安否状況を一覧化する、ユーザー端末のGPSを利用して社員の居場所を一覧化するといった機能を備えている。

もともとは災害発生時用に開発されたアドオンだったが、新型コロナウィルス感染症への対応として、体温の記録、咳や倦怠感の有無、同居家族の状況確認などテンプレートも追加した。さらに既存の社内ユーザーだけでなく、アルバイトや社員の家族など、アカウントを持たないユーザーも管理対象になっている。

• 「サテライトオフィス・安否確認 for Google Workspace」画面イメージ
  安否確認メールと登録フォーム

これらの機能が全てポータルに埋め込まれた状態で利用できる。新しい機能を追加した際、周知や利用の促進は管理者に負担がかかることだが、ポータルの目立つ場所にガジェットを設置すればその負担は軽減できるだろう。また、ユーザーとしても使いたい機能を探す必要はなく、ポータルを開きさえすれば済むのは安心だ。最初から完成されたものを作るのではなく、必要に応じて機能を追加したり配置を変更したりするのが容易なのはアドオンの魅力だろう。

豊富なアドオンの中からどれを選択しどう組み合わせるのが便利なのか、どんな配置が使いやすいかといった疑問があれば、ぜひサテライトオフィスにご相談いただきたい。

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