アドオンで実現！「Google Workspace」の機能拡張で日本企業独自の業務にも対応

「Google Workspace」に限らず、日本企業が海外製のサービスを利用する際、慣習や働き方などの違いから機能面に使いにくさを感じてしまうことがあるかもしれない。株式会社サテライトオフィスでは、日本企業独自の業務フローに対応できるよう、Google Workspaceのアドオンを豊富に提供している。多くの企業にGoogle Workspaceの導入支援を手がけてきた同社だからこそ、企業からの要望を汲み取り常に機能のアップデートをし続けている。前回は、サテライトオフィスが提供するセキュリティ機能を強化するアドオンを紹介した。本稿では業務支援系のアドオンを紹介していこう。

簡単にリッチなポータルの作成が可能な「サテライトオフィス・ポータルサイト」

業務支援系アドオンの中で、まずおすすめしたいのが「サテライトオフィス・ポータルサイト」だ。社内ポータルを実装するためのアドオンで、サテライトオフィスが提供する業務支援系アドオンの多くをガジェットとしてポータル上に配置し、リッチな社内ポータルを作成できるのが特徴だ。

Google Workspaceを導入し新たに社内ポータルを作成したいという企業だけでなく、NotesやSharePointなどで作成した社内ポータルをクラウド環境に移行したい、社内ポータルをリニューアルしたい、という企業にもおすすめしたい。

また、Googleサイトの機能である「お知らせ」や「ファイルキャビネット」などを再現しており、同じような操作感で利用できる。

• 「サテライトオフィス・ポータルサイト」画面イメージ

掲示板やお知らせ機能などの埋め込みが可能なほか、お知らせ更新時にメールマガジンを配信するなど、ポータルを開いた時以外にも役立つ機能も搭載しており、機能を自由自在に組み合わせることで、自社に合った環境を構築できる。また、企業だけでなく学校などの教育機関でも、お知らせや行事予定などを発信する場として、「サテライトオフィス・ポータルサイト」は活躍できるだろう。

「「サテライトオフィス・Myポータルガジェット」でユーザー自身の情報を一括で表示

「サテライトオフィス・ポータルサイト」と組み合わせての利用をおすすめしたいのが「サテライトオフィス・Myポータルガジェット for Google Workspace」だ。サテライトオフィス・ポータルサイトやGoogleサイトに追加できるカスタマイズされたガジェットで、ユーザーに合わせた情報を一括で表示できる。

たとえば、自分のメールボックス一覧やドキュメント一覧、カレンダーなど日常的に必要な自身に関わる情報の確認が容易になる。また日時や天気予報、複数のサイトやページに点在したお知らせ一覧などの表示も可能だ。

• 「サテライトオフィス・Myポータルガジェット」画面イメージ

• 「サテライトオフィス・Myポータルガジェット」画面イメージ
  レイアウトに合わせてガジェットの配置が可能

高度なワークフローの構築もできる「サテライトオフィス・ワークフロー」

「サテライトオフィス・ワークフロー for Google Workspace」も人気のアドオンのひとつだ。Google Workspaceとシームレスに動くクラウドワークフローで、PCやスマートフォン、タブレットから閲覧・操作が可能なためスムーズに申請や承認作業を行える。

前述の「サテライトオフィス・ポータルサイト」や、Googleサイトのガジェットとしての利用も可能なため、ポータル内で情報管理からワークフローまで完結できる。

条件分岐、代理承認、捺印、ディスカッションといった高度なワークフローの構築ができるほか、他システムとの連携にも対応している。また、ワークフローの各種通知をチャット通知できるようにすれば管理もしやすくなり業務がスムーズに進むだろう。

• 「サテライトオフィス・ワークフロー」画面イメージ
  申請/承認、回覧状況の一覧表示が可能

• 「サテライトオフィス・ワークフロー」画面イメージ
  複雑な承認ルートの作成も可能

専門スタッフのサポートで導入時も安心

サテライトオフィスでは、アドオンの無料トライアルを実施しているため、使いやすさを確認した上で導入できるのは安心だ。

しかし、導入自体が不安だという場合があるだろう。特にワークフローのように複雑な設定が必要だと、自社で設定するのは難しい、設定の仕方が分からない、ということがあるかもしれない。またポータルのように自由度が高いものは、設定自体は自力でできそうだが、運用方法のアドバイスがほしいかもしれない。そうした場合には、気軽にサテライトオフィスへご相談いただきたい。専門スタッフによる有償の導入支援も行っている。

必要に応じてサポートを受けつつ、自社に合ったアドオンの組み合わせで、快適なGoogle Workspaceの環境を構築してみてはいかがだろうか。

[PR]提供：サテライトオフィス