システムの設定から書面のやり取りまで、専門家からの支援があれば無駄なく快適な導入が実現

「Google Workspace」の本格導入にあたって自力作業を考えている人も多いだろう。導入方法を解説した書籍は多数存在しており、少し勉強すれば自力で導入が可能だ。GmailやGoogleドライブをプライベートで利用している人も増えているため、抵抗感はあまりないかもしれない。しかし、少しでも不安を感じているのならば専門家への相談をおすすめしたい。導入時だけでも専門家から支援を受けることで、スムーズな導入を実現できる。

たとえば、Google Workspaceの利用開始にあたっては、ドメインを必ず用意する必要があるほか、DNS設定も必要になる。技術的な知識が少ないとつまづきやすい部分なため、専門家に設定を任せてしまうのがおすすめだ。

また、教育機関で「Google Workspace for Education」を利用する場合、企業とは異なった手続きが必要となる。対象となる教育機関であるかどうかの審査があるほか、有償エディションを利用する場合は人数の確認などさらに細かなやり取りがあり、場合によってはそれが英文になることもある。専門家不在の教育機関では、英文を含めた細かなやり取りや技術的な確認は大きな負担になるだろう。

Google Workspaceの豊富な導入実績を持つ株式会社サテライトオフィスでは、そうした技術的な部分から事務的な部分まで丁寧にサポートし、時間と手間を省いた導入を可能にしている。

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多彩な機能と細かなセキュリティ設定

日々進化を続けるクラウドサービスは、解説書と見比べながら設定するのは好ましいとは言えない。なぜなら、Google Workspaceは豊富な機能があり、機能の追加や強化が頻繁に行われているからだ。設定自体はブラウザから簡単に操作できるものばかりだが、「どの機能がどのような動きをしているのか」「自社の要求を実現するためにはどの機能を組み合わせればいいのか」などを的確に判断するのは難しいだろう。

またセキュリティ設定は厳しくすればいいというわけではない。設定が簡単だからこそ、ちょっとしたミスや勘違いが情報の流出に繋がってしまうこともある。現場の利便性を上げつつ、情報漏えいの適切な防止策を知っているのは、やはり専門家である。

また、業務で必要な機能やセキュリティ機能の設定だけすれば済むというわけでもない。Google Workspaceには、有事の際に必要となる監査機能や、日々の利用で問題が起きていないかを確認するためのログ機能なども多くある。特にこれらの機能は、設定してみたけれど上手く使えなかった、機能が存在することは知っているが触ったことがない、という声がよくある部分だ。いざ事故が起きた際に利用しようとしたら、設定していたつもりが、ログが取れていなかったというような例もある。

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全ての機能を使う必要はないが、必要な機能を上手く活用できていないのはもったいない。数百、数千ある機能を適切に選択し組み合わせるには、専門家からのアドバイスをぜひ受けて欲しい。

標準機能で不足する機能は「アドオン」でカバー

非常に多様な機能を持つGoogle Workspaceだが、ビジネスに必要な全ての機能を備えているわけではない。海外で開発されたサービスであるため、日本企業に合った機能が不足していたり、使いづらかったりする場合がある。

そのため、社内のポリシーや業務フローをあまり変更せず、標準機能だけで対応するのは難しいだろう。そこでおすすめなのが、プラットフォームとしてGoogle Workspaceを利用しつつ、必要機能をAPI連携できる機能「アドオン」で補う方法だ。

サテライトオフィスでは、シングルサインオン機能や稟議承認機能といった、日常の業務に便利な機能をアドオンとして提供してる。長年、多くの日本企業に導入支援を行う中で、多くのユーザーが求めている機能に細かく対応し、時代に合わせた機能の追加を積極的にしてきたため、数多くのアドオンが利用可能だ。既存アドオンの組み合わせ方のアドバイスだけでなく、新たなアドオン開発のリクエストも受け付けている。

開通までをサテライトオフィスが無料で支援！

Google Workspaceの自力導入に挑もうとしている企業の多くは、コスト削減を意識したものではないだろうか。専門家に頼った方が安心で便利なことはわかっているものの、コストを考えると足踏みしてしまうことがあるだろう。

サテライトオフィスでは、開通までであれば無料で支援している。開通後の細かな設定や各社に合わせた設定などは、有料レクチャーや管理者向けのQ&Aプログラムも用意しサポートしている。必要な部分だけサポートしてもらえるため、自信がないところだけ助けを求めるという使い方ができる。もちろん、要望があれば日々の運用をフルサポートすることも可能だ。

さらに、アドオンなどを一つでも利用契約していれば、管理者向けQ&Aは都度利用可能だ。大きなサービスの変化があった場合や新機能が気になる場合、運用で不安がある場合など頼れる場所があるのは安心できる。

まずは導入の最初の一歩から必要な部分までの支援を受け、自社に必要なアドオンを利用しつつ都度相談できる専門家を確保する。そんな導入の最適解をサテライトオフィスは提供している。

監修：原口 豊（はらぐち・ゆたか）

大手証券会社システム部に在籍後、1998年、サテライトオフィス（旧ベイテックシステムズ）を設立。2008年、いち早くクラウドコンピューティングの可能性に注目し、サービスの提供を開始。Google Workspace（旧称：G Suite）の導入やアドオンの提供で、これまで実績4万社以上。「サテライトオフィス」ブランドでクラウドサービスの普及に尽力している。

サテライトオフィス

■クラウド環境でのビジネス支援に特化したインターネットシステムソリューションベンダー■

さまざまなビジネスモデルに最適なソリューションパッケージを開発し、ユーザー目線に立った戦略の企画・提案を行っています。業界No.1の導入実績を持つGoogle Workspace（旧称：G Suite）やMicrosoft 365、LINE WORKS、Workplace by Facebook などクラウドコンピューティングに関わるビジネスの可能性を追求しています。

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