G Suiteの管理者支援【概要編】

システムの長期安定運用に必要不可欠な管理者支援機能

本連載ではこれまで、「G Suite」が持つ多彩な機能を紹介してきた。そこで今回は、主に「管理者支援」を中心とした機能やその内容を見ていこう。

監修:原口 豊(はらぐち・ゆたか)

大手証券会社システム部に在籍後、1998年サテライトオフィス(旧ベイテックシステムズ)を設立し社長就任。2008年に、いち早くクラウドコンピューティングの可能性に注目し、サービスの提供を開始、G Suite(旧名:Google Apps)の導入サポート実績はこれまで3万社以上。「サテライトオフィス」ブランドで多数のアドオン・テンプレートを無償提供するなど、G Suite の普及に尽力。

提供:サテライトオフィス

企業がシステムを選定する上では、搭載されている機能や導入コスト、ユーザーの利便性などは然ることながら、システム管理者にとっていかに管理しやすいかも、重要なポイントとなる。各部門のキーパーソンに権限を付与したり、ユーザーが増加するたびに登録したり、パスワードを一括設定したりするのが、日々の運用上では必要不可欠となる。仮に管理者向けUIが使いづらい場合、これらの作業に支障をきたすこととなるのだ。

また、システムの利用状況をチェックする上では、レポート機能をどこまで利用できるかも気になるところだろう。くわえて管理の手間という観点も極めて重要だ。どんなに機能面で優れたシステムでも、システム管理者が付きっきりで面倒を見なければならないようでは、作業が属人的となり人に依存する体制となってまう。そうした状況では、当然ながら管理コストにも大きな影響が出てくるだろう。

さまざまな管理者支援機能を標準で備えるG suite

こうした点において、G Suiteにはシステム管理者をサポートするさまざまな機能が標準で備わっている。その中から、いくつか代表的な例を紹介しよう。 まずUIに関しては、システム管理に必要なすべての機能が管理コンソールに集約されている。「ユーザー」「アプリ」「端末管理」「セキュリティ」などカテゴリごとに分かれているので、迷うことなく各種設定が可能だ。

管理者の権限設定について細かく行える。G suiteではデフォルト状態で、すべての管理権限を有する「特権管理者」、グループの作成・管理を行う「グループ管理者」、ユーザーの作成・削除・更新を行う「ユーザー管理者」、ユーザー情報へのアクセスとパスワードの再設定権限が必要なサポートの問題を管理する「ヘルプデスク管理者」、サービスとアプリケーションを管理する「サービス管理者」、企業内のAndroidを管理する「Android管理者」といった役割が用意されており、これらをユーザーに割り振るだけで権限設定が可能。また、この中に組織で必要な役割がない場合でも、任意の権限を持たせた新しい役割がチェックボックス方式で簡単に作成できる。

ユーザーの一括登録やサービス全体の状況把握も容易

ユーザーが一気に増えた場合も、一括登録機能があるので安心だ。必須項目である名/姓/メールアドレス/パスワードが入力されたCSVファイルをアップロードするだけで、まとめてユーザーの追加が行える。また「次回ログイン時にパスワードの変更を要求する」というチェックボックスも用意されており、初期パスワードからの迅速な変更を促したい場合に重宝する。

サービス全体の利用状況を把握するには、レポート機能が役に立つ。この機能を使うと、アプリの使用状況やドキュメントのリンク共有ステータスが一目で分かる「ハイライト」をはじめ、アカウント/Gmail/モバイル/ドライブ/Google＋/Appsスクリプトのステータスが見られる「集計レポート」、セキュリティ関連の項目を集めた「セキュリティ」、さらに「アプリの使用状況」や「アカウントの使用状況」なども確認することが可能。いずれもグラフィカルな表示で、直感的に判断できるのがポイントだ。また、各種操作のログもチェックできるようになっている。こうしたレポート機能は有償オプションで提供されるケースが多いが、G suiteなら標準機能として使うことができる。

このように、G Suiteには管理者を支援する数多くの機能が標準で備わっている。しかし一方で、使い込むほどに「こんな機能があれば！」といった要望が出てくるもの。そこでぜひ紹介したいのが、サテライトオフィスが公開している管理者向けの便利ツールだ。次回は、管理者をより強力にサポートしてくれるツールの詳細について解説していこう。

サテライトオフィス

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