本連載ではこれまで、「G Suite」が持つ多彩な機能を紹介してきた。そこで今回は、主に「社内教育」を中心とした機能やその内容を見ていこう。

監修:原口 豊(はらぐち・ゆたか)

大手証券会社システム部に在籍後、1998年サテライトオフィス(旧ベイテックシステムズ)を設立し社長就任。2008年に、いち早くクラウドコンピューティングの可能性に注目し、サービスの提供を開始、G Suite(旧名:Google Apps)の導入サポート実績はこれまで3万社以上。「サテライトオフィス」ブランドで多数のアドオン・テンプレートを無償提供するなど、G Suite の普及に尽力。

提供:サテライトオフィス

社内教育を怠ると"使われないシステム"に

G Suiteに限らず、企業が新たにシステムを導入する場合、スタッフに対してその操作や設定方法などを教えるというステップが必要になる。その方法としては、紙もしくはデジタルデータのマニュアルを作成・配布する、勉強会を開催する、といったものが一般的だろう。

しかしマニュアルの配布だけでは、どうしても個々のスタッフが持つITリテラシーの違いによって理解力にバラツキが出やすいのが難点。また、システムを利用するスタッフの数が多かったり、遠隔地に複数の拠点を構えているような企業の場合、勉強会の開催スケジュールや場所を考えるだけでも一苦労といえる。

だが、こうした社内教育が十分に行き届いていなければ現場の業務に滞りやトラブルが生じたり、サポート窓口に問い合わせが殺到する、といった事態も起こりかねない。そして、現場にとって利便性が悪いと感じれば、どれだけ優れたものでも結果的に"使われないシステム"となってしまうのである。

社内教育が手間なく行えるG Suite

こうした点において、G SuiteはユーザーフレンドリーなUIを採用しており、さまざまな操作を直感的に行えるため、社員教育の手間を最小限に抑えられるメリットがある。特にGmailやカレンダーなどは個人で使用しているユーザーも多いことから、現場に混乱を招くことなく従来システムからのスムーズな切り替えが可能だ。

そしてもうひとつ、G Suiteではドキュメントやスライドで手軽に教育用マニュアルを作れ、なおかつそれらをGoogleサイトで作成した社内ポータル上に集約できるのもポイントといえる。メールや配布物などでポータルへのアクセス方法さえ解説しておけば、そこからは自由に社内ポータル上の各種マニュアルを閲覧できるのである。

さらにGoogleサイトでは、Youtubeの動画をガジェット方式で簡単に挿入できるのも魅力だ。動画を使えば、文字を中心としたマニュアルでは説明が難しい細かな手順やニュアンスなども補うことが可能になる。もちろん、こうした動画マニュアルはG Suite自体の使い方だけでなく、たとえば新入社員教育や飲食店の調理方法、製造業における作業手順など、さまざまな分野に応用が可能。つまり、社内教育に関わるコンテンツ全般をまとめて管理できるというわけだ。

分かりやすい動画作成に必要なスキルやノウハウ

このように、G Suiteには社内教育を効果的に行える各種機能が備わっている。しかし一方で、社内ポータルにG Suiteの動画マニュアルを公開しようと考えた場合、どうしてもその動画作成自体に手間と時間がかかってしまうのが難点だ。システム管理者が各機能を熟知していることが前提になるだけでなく、動画内でその操作を分かりやすく解説するためには、一般的なシステム管理とは異なるスキルやノウハウ、そして各種ソフトウェアも必要になってくるのである。そこでぜひ紹介したいのが、Googleが公開しているeラーニング動画だ。
それでは次回、G Suiteの社内教育に適した動画の詳細について解説していこう。

サテライトオフィス

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