本連載ではこれまで、「G Suite」が持つ多彩な機能を紹介してきた。そこで今回は、主に「行動予定管理」を中心とした機能やその内容を見ていこう。

監修:原口 豊(はらぐち・ゆたか)

大手証券会社システム部に在籍後、1998年サテライトオフィス(旧ベイテックシステムズ)を設立し社長就任。2008年に、いち早くクラウドコンピューティングの可能性に注目し、サービスの提供を開始、G Suite(旧名:Google Apps)の導入サポート実績はこれまで3万社以上。「サテライトオフィス」ブランドで多数のアドオン・テンプレートを無償提供するなど、G Suite の普及に尽力。

提供:サテライトオフィス

ToDoリストやGoogle Keepなどで行動予定をしっかり管理

業務を円滑に進める上では、各種作業のプランを事前に組み立て、それを遂行していくタスク管理の重要性が非常に高いといえる。しかし、業務が増えるほどその複雑さが増し、記憶だけに頼っていると、どうしても抜けやミスが発生しがちになってくる。

「いつの間にか作業に抜けが発生していた!」と青ざめた経験がある方もいるのではないだろうか。こうしたミスを防いでくれるのが、G Suiteが備えている「ToDoリスト」だ。

G SuiteのToDoリストは、Gmailの画面から手軽にアクセスすることが可能。メールやハングアウトでのやり取りを、忘れないうちにToDoリストへと追加できる。チェック方式によるタスクの消し込みはもちろん、リストの並び替えがドラッグ&ドロップで簡単に行えたり、Tabキーを押すとサブタスクが作成できるのも便利だ。また、メールを指定してダイレクトに「ToDoリストに追加」が選べるのも、メール対応の忘れを防ぐのに役立ってくれる。

さらに、タスク管理を行う上では「Google Keep」の存在も非常に便利といえる。Google Keepは、2017年2月末にG Suiteへの統合が正式発表された、いつでも手軽にメモを残すことができるツールだ。このGoogle Keepで面白いのは、単なるメモだけでなく、チェックリスト付きのメモを作成できるという点。これにより、管理的なToDoリストとして活用できるのである。

他のメンバーの行動予定を知るという点では、Google カレンダーの共有機能が役に立つだろう。公開範囲や編集権限の設定も行えるので、同部署内において誰がどのような案件で動いているのかを把握することが可能。会議日程の調整や、取引先から他のメンバーに問い合わせがあった際の対応などにも便利だ。

いくつかのウィークポイントも

このように、行動予定管理を行う上で便利な数多くの機能を備えているG Suiteだが、実はいくつかのウィークポイントも存在する。たとえば複数人が携わるプロジェクトにおいて、ToDoリストを他のメンバーと共有できないのは実に惜しい。また、Googleカレンダーは基本的に各予定ではなく、カレンダー単位の共有となるため、複数のメンバーを入れるとどうしても自分の予定が見づらくなってしまう。

もちろんワンクリックで他メンバーのカレンダーを個別に表示/非表示できるのだが、カレンダーの追加人数が増えるほど毎回この操作を繰り返すのは面倒だ。ワンクリックで自分のカレンダーだけを表示できるよう、全メンバー共通の行動予定カレンダーを作成すると、今度は自分のカレンダーと共通カレンダーの両方へ予定を書き込むという手間が発生してしまう。そのほか、行先予定や在席確認用の専用ツールがないことから、必要に応じてGoogleサイトで別途作成しなければいけないのも手間に感じるかもしれない。

このようにG Suiteは、組織内の行動予定管理を行うにあたり利便性の高い機能を有している反面、使い込んでいくと"もう一歩踏み込んだ機能"が欲しくなってくる。そこでぜひ紹介したいのが、サテライトオフィスが提供している行動予定管理に特化したG Suite向けアドオンだ。次回はG Suiteで、より円滑な行動予定管理を実現するアドオンの詳細について解説していこう。

サテライトオフィス

baytech

◆◆ Google 社の GＳuite(旧名：Google Apps)導入/アドオン提供実績2万社以上◆◆ G Suite 導入支援で業界No.1の実績。小規模～大規模導入まで、経験豊富なスペシャリストがサポートいたします。 また、「組織＆グループカレンダー for GＳuite」をはじめ、GＳuite拡張ソリューション(シングルサインオン、ワークフロー、アカウント同期機能など)を多数提供しています。 -●●無料活用セミナー　随時開催中!!●●-

提供：サテライトオフィス

[PR]提供: サテライトオフィス

[PR]提供：