本連載ではこれまで、「Google Apps for Work」のセキュリティ/メール/グループウェア/営業支援/人事活用/モバイル活用/ドキュメントの保存・管理に関する機能を紹介してきた。今回は、勤怠管理について紹介していきたい。

効率に欠けるExcelでの勤怠管理

企業にとって、従業員の労働状況を把握する上で必要不可欠なのが勤怠管理。出勤時間・退勤時間や欠勤の有無などから労働時間を正確に把握することは、賃金算出だけでなくコンプライアンス面でも極めて重要な事柄といえる。確かに近年は、自動集計機能などを備えた利便性が高い勤怠管理専用のクラウドサービスも各種登場している。しかし実際には、専用サービスにそこまでコストをかけられず、タイムカードとExcelの手入力で管理している企業も多いのではないだろうか。

Excelで勤怠管理を行う場合、ある程度の従業員数になると入力担当者1人ではどうしても作業に手間と時間がかかってしまう。そこで作業負荷を分担するべく、ファイルサーバ内のExcelファイルへ各部署単位で入力を依頼すると、次に課題となるのが上書き更新などのトラブルだ。運用ルールが徹底されていなければ「いつの間にかリビジョン違いのファイルが作られ、それぞれ異なる更新が行われていた」といったことも十分に起こり得るだろう。

監修:原口 豊(はらぐち・ゆたか)

大手証券会社システム部に在籍後、1998年サテライトオフィス（旧ベイテックシステムズ）を設立し社長就任。2008年に、いち早くクラウドコンピューティングの可能性に注目し、サービスの提供を開始、G Suite(旧名:Google Apps)の導入やアドオンの提供で、これまで実績2万社以上。「サテライト・オフィス」ブランドで多数のテンプレートを無償提供するなど、G Suite の普及に尽力。

提供:サテライトオフィス

G Suiteのスプレッドシートなら利便性が向上

G Suiteは、こうした勤怠管理に関する課題も解決することができる。表計算用の「スプレッドシート」は、複数人でのリアルタイムな同時編集に対応しているのが特徴。この特徴を活かせば、各部署の担当者が同じ時間帯に入力を行っても、作業が滞ることなく進められるわけだ。スプレッドシートの同時編集が可能な人数は最大50ユーザー(「ドキュメント」と「スライド」は最大10ユーザー)、閲覧のみなら最大200ユーザーまで対応しているので、小規模な企業なら従業員各自が入力し、タイムカードと照合するチェック作業だけを特定の担当者に委ねる方法もあるだろう。もちろん、各スプレッドシート単位でのアクセス制限や権限設定を使えば、情報の取り扱いを一部の従業員に限定することも可能だ。

また、G Suiteは時間や場所、使用デバイスに左右されることなく、インターネット環境とWebブラウザさえあれば使える利便性も大きな強みといえる。ExcelがインストールされていないPCはもちろん、スマートフォンやタブレットからでもアクセスできるので、たとえば従業員各自に入力を任せる場合、タイムカードの打刻と同時にスマートフォンで入力する、といった運用も可能。ローカルのファイルサーバで保存・編集するExcelファイルと違い、本社から支店の勤怠管理情報をチェックするような体制にも適している。

このようにG Suiteのスプレッドシートを使えば、従来のExcelと比べてかなり勤怠管理の効率化を図ることができる。ただし、ひとつウィークポイントを挙げるとすれば、勤怠管理専用の機能として提供されているわけではない点だろう。もちろんスプレッドシート上で各種関数を使えば、残業時間や休日出勤時間の算出、複数条件による抽出などまで自動化できるが、どうしてもある程度の知識と手間が求められる。

そこでぜひ紹介したいのが、サテライトオフィスが提供している勤怠管理に特化したG Suite向けアドオンだ。次回は、アドオンの詳細について解説していこう。

サテライトオフィス

baytech

◆◆ Google 社の G Suite （旧名：Google Apps ）導入/アドオン提供実績2万社以上◆◆ G Suite 導入支援で業界No.1の実績。小規模～大規模導入まで、経験豊富なスペシャリストがサポートいたします。 また、「組織＆グループカレンダー for G Suite 」をはじめ、G Suite 拡張ソリューション(シングルサインオン、ワークフロー、アカウント同期機能など)を多数提供しています。 -●●無料活用セミナー　随時開催中!!●●-

提供：サテライトオフィス

(マイナビニュース広告企画：提供 サテライトオフィス)

[PR]提供：