外出先からも手軽に文書へアクセスできる「G Suite(旧名:Google Apps)」

2016年10月より「G Suite」に名称変更した「Google Apps for Work」。本連載ではこれまで、セキュリティ/メール/グループウェア/営業支援/人事活用/モバイル活用など、同サービスの様々な機能を紹介してきた。本稿ではドキュメントの保存・管理にについて紹介したい。なお、今回の名称変更に伴い、連載タイトルを新名称にあわせ、記事内の表記をG Suiteに統一していく。

監修:原口 豊(はらぐち・ゆたか)

大手証券会社システム部に在籍後、1998年サテライトオフィス（旧ベイテックシステムズ）を設立し社長就任。2008年に、いち早くクラウドコンピューティングの可能性に注目し、サービスの提供を開始、G Suite(旧名:Google Apps)の導入やアドオンの提供で、これまで実績2万社以上。「サテライト・オフィス」ブランドで多数のテンプレートを無償提供するなど、G Suite の普及に尽力。

提供:サテライトオフィス

企業内では実に多種多様な文書が取り扱われるが、これらの共有・保存場所としてファイルサーバやNASを使用している企業は多い。しかしオンプレミス環境の場合、外出先から手軽にアクセスできない点にもどかしさを感じたことはないだろうか。しかも昨今は公衆無線LANの普及に加え、ノートPCだけでなくスマートフォンやタブレットなど各種モバイルデバイスの使用率も大幅に増加しており、その利用をオンプレミス環境に限定するのは業務効率向上の観点から得策とはいえない。

このような状況下において、G Suiteは絶大な効果を発揮してくれる。まずオンラインストレージ「Googleドライブ」は、オンプレミスのファイルサーバやNASと異なりインターネット経由でどこからでもアクセスすることが可能。ノートPCはもちろん各種モバイルデバイスにも対応しているので、たとえば営業担当者が顧客訪問前に外出先で前回の営業日報を確認したり、出張先から書類をチェックするのも容易だ。加えて、Googleが得意とする高度な検索機能により、目的のファイルを簡単かつ迅速に探し出せる。

また、文書作成に関しても「ドキュメント」や「スプレッドシート」など各種ツールが揃っている点も大きな強み。こちらもインターネット経由で場所やデバイスを問わず文書作成が行えるほか、複数人での同時作業に対応しているのも企業にとっては使いやすい。

ただし、G Suiteにもウィークポイントとなる部分は存在する。Googleドライブはあくまでもオンラインストレージのため、残念ながら文書管理に特化した機能を備えていないのである。

ドキュメント管理システムがあればさらに使いやすく

これはG Suiteに限ったことではないが、ストレージは保存されているファイルが膨大な数になると、フォルダで分類をしていても「どこになにが格納されているか判断しづらい」「全文検索をかけても似たようなファイルが大量に出てきてしまう」「個人が作成した独自フォーマットの書類が乱立している」「バージョン管理ができておらず最新版がどれか分からない」など、目的のファイルを探すのにも苦労することが増えてくる。こうした課題を解決してくれるのが、ドキュメント管理システムと呼ばれる存在だ。「ファイルサーバと文書管理システムってなにが違うの?」という方もいると思うので、まずは両者の違いについて簡単に触れておこう。

ファイルサーバは、文書だけでなく画像や動画まで”なんでも入れることができる”ストレージだ。あらゆるファイルを放り込める反面、前述のように管理が難しくなってしまう側面もある。 これに対してドキュメント管理システムは、電子化された文書の登録から分類、保存に検索、バージョン管理などまでを一括して行えるシステムのこと。中にはアクセス制御やログ管理をはじめとするセキュリティ機能、文書の回覧/承認/稟議に便利なワークフロー機能を持つものもある。

実はサテライトオフィスでは、G Suite上でこのドキュメント管理機能が使えるようになるアドオンを提供している。そこで次回は、アドオンの詳細について紹介しよう。

サテライトオフィス

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