社内ポータルで日々の営業活動を管理(その2)

前回では、日頃のビジネスに密着した営業管理データベースサイトを作成するにあたり、データのグラフ化とGoogleサイト上での表示方法について解説した。そこで今回は引き続き、スケジュール表示などの方法を紹介していこう。

なお、社内ポータル作成の中心となるGoogleサイトでは、2018年9月現在で「新しいGoogleサイト」と「以前のGoogleサイト」の2種類が選べるようになっているが、本連載では両方の手順を順番に紹介していく。今後ナビゲーションが統一される可能性もあるので、その点だけご注意いただきたい。

Googleカレンダーでスケジュールを共有

それでは、営業管理データベースサイトに営業部全体のカレンダーを表示させてみよう。会議や打ち合わせなどの予定を社内や部署内で共有しておけば、臨時のミーティングを開催したい時もスケジュールが立てやすくなるだろう。多彩な連携機能を持つ「G Suite」なら、こうしたスケジュール共有も簡単に行える。時間や繰り返しなどの細かい指定も可能なので、ぜひ日頃のスケジュール管理に役立てていただきたい。

●営業管理データベースサイトを作ろう

• 「管理コンソール」などの右上にある「Googleアプリ」から「カレンダー」をクリックする

• 右上の「設定メニュー」から「設定」をクリック

• 左側のメニューにある「カレンダーを追加」から「新しいカレンダー」をクリック

• カレンダーの名前と説明を入力し、タイムゾーンを設定したら「カレンダーを作成」をクリック

• 左側のメニューに作成された新しいスケジュール「営業部全体スケジュール」をクリック

• 自動承諾やアクセス権限を設定したら、「特定のユーザーとの共有」にある「ユーザーを追加」から、スケジュールを共有するユーザーの追加を行う

• メールまたは名前でユーザーを追加し、「予定の時間枠のみを表示（詳細を非表示）/閲覧権限（すべての予定の詳細）/予定の変更権限/変更および共有の管理権限」から権限設定を行ったら「送信」をクリック

• そのほかこの画面では、各種通知設定やカレンダーの統合、カレンダーの削除なども行える

• カレンダーは「日/週/月/年/スケジュール/4日」から任意の表示を選択することが可能。予定を追加するには日付や時間などをクリックし、タイトルと日時を追加する。さらに詳細を入力するには、下部にある「その他のオプション」をクリック

• オプション画面では時間指定や繰り返し設定のほか、場所/ビデオ会議の追加/通知設定などさまざまな設定が行える。設定が完了したら「保存」をクリック

• カレンダーの作成が完了したら、営業管理データベースサイトを開いて右側の「挿入」タブにある「カレンダー」をクリック

• 先ほど作成した「営業部全体スケジュール」を選択し、右下の「挿入」をクリック

• 表示サイズを調整すれば完了だ

外出先からもアクセスできる行先予定表を作成

続いては、今までホワイトボードなどで行っていた行先予定表をG Suite上で再現してみよう。G Suiteは、ネットワーク環境とモバイルPCさえあれば手軽にアクセスできるのが最大の魅力といえる。行先予定表があれば、現地の打ち合わせ内容によって帰社時間が左右されるような時も、判明した段階で外出先から書き込むことが可能。終業時に最後の人が予定をクリアにし、翌日の始業時に全員が予定を書き込むような決まりを作れば、より効率的な運用が行える。また、行先予定表は全員が書き込むものなので、スプレッドシートの共同編集者に登録する作業を忘れずに行っておこう。

●行先管理表を作ろう

• スプレッドシートで行先予定表を作成したら、右上の「共有」をクリック。共有ユーザーの追加画面が表示されたら「詳細設定」をクリックする

• ここからリンクの共有やユーザーの招待、権限設定などが行える。編集者によるアクセス権の変更や新しいユーザーの追加禁止、コメント権を持つユーザーと閲覧権を持つユーザーのダウンロード/印刷/コピーの無効化も可能だ

• 行先予定表の作成が完了したら、営業管理データベースサイトを開いて右側の「挿入」タブにある「スプレッドシート」をクリック

• 作成した「営業1課 行先予定表」を指定し、右下の「挿入」をクリック

• 表示サイズを調整すれば完了だ

経費申請フォームを作成する

最後に、社員からの経費申請が容易になる経費申請フォームを作成しよう。申請フォームは「フォーム」を使って簡単かつ短時間に作成できる。

●経費申請フォームを作ろう

• フォームの使い方は「安否確認にも役立つ災害情報サイトを作る(その2)」で紹介したため詳細な手順は省くが、このような形で経費申請フォームを作成する

参考：安否確認にも役立つ災害情報サイトを作る(その2)

• 営業管理データベースサイトを開いて右側の「挿入」タブにある「フォーム」から追加を行う

• これで営業管理データベースサイト上に経費申請フォームが追加された

このようにG Suiteを使うと、簡単に営業管理データベースサイトを作成することができる。情報共有が円滑化すれば、それだけ業務効率もアップするはずだ。共有するデータは自由に作成できるので、ぜひ日々の業務に役立てていただきたい。

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