まずはG Suiteの登録と基本設定から

多彩なオフィスツールを提供する「G Suite」

情報化社会を勝ち抜く上で、いまや企業にとって欠かせない存在となっているのが、円滑かつスピーディーな情報共有を実現するグループウェア。グループウェアにはさまざまな機能があるが、その中でも社内におけるナレッジ共有の基盤となるのが社内ポータルだ。 しかしこの社内ポータルは、いざ制作しようと思うとなかなか面倒なもの。HTMLに関する知識が必要になるのはもちろん、各種情報更新を含めた運用・管理にも手間と時間がかかってしまう。そんな悩みを抱えるシステム管理者にぜひオススメしたいのが、多彩なオフィスツールを提供する「G Suite」の社内ポータル作成機能だ。

周知のとおり、G Suiteは、「Gmail」「Googleカレンダー」「Googleドライブ(Googleドキュメントを含む)」「Googleサイト」「ハングアウト」といった、各種アプリケーションを独自ドメインで利用できるWebサービスだ。 アプリケーション同士の強い連携に加え、ネットワーク環境とWebブラウザさえあればどこからでもアクセスできる利便性から、全世界で300万社以上もの導入実績を誇っている。

G Suiteは非常に高い自由度を持つサービスだが、その反面、これをうまく活用するためには、管理者に幾分かのノウハウが必要となる。 本連載は、社内ポータル作りを通じて、G Suiteに関する機能や具体的な操作方法を解説していくことを目的としたい。

多彩なニーズに対応する3種類のエディション

社内ポータル作りを行う前に、まずはG Suiteの概要について紹介していこう。 G Suiteには、30GBのストレージを備えた「Basic」、無制限のストレージとアーカイブ機能を備えた「Business」、高度な管理機能を含む「Enterprise」という3種類のエディションが用意されている。エディションごとの機能差は以下の通りだ。

●「G Suite」エディションごとの機能比較

	Basic	Business	Enterprise
1ユーザーあたりの税別価格	月額600円(年額6,000円)	月額1,200円(年額1万4,400円)	月額3,000円(年額3万6,000円)
ビジネス用のGmail	○	○	○
音声会議とビデオ会議	○	○	○
共有カレンダー	○	○	○
ドキュメント/スプレッドシート/プレゼンテーション	○	○	○
電話とメールによる24時間365日対応のサポート	○	○	○
セキュリティと管理機能	○	○	○
クラウドストレージ	30GB	無制限(5ユーザー未満の場合は1ユーザーあたり上限1TB)	無制限(5ユーザー未満の場合は1ユーザーあたり上限1TB)
Cloud SearchでG Suiteに含まれる情報を包括的に検索	－	○	○
メールとチャットのアーカイブと保持ポリシーの設定	－	○	○
メール、チャット、ファイルの電子情報開示	－	○	○
監査レポートでユーザーのアクティビティを確認	－	○	○
Gmailのデータ損失防止(DLP)	－	－	○
ドライブのデータ損失防止(DLP)	－	－	○
Gmailのホスト型 S/MIME	－	－	○
法令に準拠したサードパーティ製アーカイブツールとGmailを統合	－	－	○
セキュリティキーの強制によるエンタープライズ級のアクセス管理	－	－	○
BigQueryでのGmailログの分析	－	－	○

※2018年1月現在

G Suiteは企業向けに設計されているため、どのエディションもビジネスにおける信頼性は十分。ストレージ容量やDLP(Data Loss Prevention：情報漏えい対策)の有無など、各企業が求めるニーズに応じて選ぶと良いだろう。ビジネスの展開に応じてユーザー数を増減できるクラウドサービスならではの柔軟性に加え、全エディションに14日間無料の試用期間が設けられているといった点も、導入検証を行う上で嬉しいポイントといえる。今回は、中小規模の企業でも使いやすいBasicエディションで社内ポータル制作を行っていこう。

G Suiteの登録・初期設定を行おう

それではここから、実際にG Suiteを使う上での登録および初期設定について紹介する。 まず登録方法は、G SuiteのWebサイトにアクセスし、「無料試用を開始」をクリック。あとはウィザードに従って、会社名/従業員数/企業または組織の場所/メールアドレスなど必要な情報を入力していく。

• 画面左もしくは右上にある「無料試用を開始」をクリック

• 「次へ」をクリック

• 会社名を入力し、自分を含む従業員の数を選択したら「次へ」をクリック。メンバーは後から追加できるので「自分だけ」でも構わない

• 企業または組織の場所を入力して「次へ」をクリック

• 現在使用しているメールアドレスを入力して「次へ」をクリック

• G Suiteで使用するドメインがある場合、「使用できるドメインがある」をクリック。未取得の場合は「ドメインを購入」から購入手続きを行うこともできる。ここでは「使用できるドメインがある」を選択

• ドメイン名を入力して「次へ」をクリック

• 「次へ」をクリック

• 管理者の姓名を入力して「次へ」をクリック

• 管理者用のユーザー名とパスワードを入力して「次へ」をクリック

• 「次へ」をクリックすると管理コンソールへ移動する

• 管理コンソールへ上手く移行しなかった場合は、G Suiteのトップページ右上にある「ログイン」から移動できる

• 電話で本人確認を行う。「テキストメッセージ（携帯電話のメール）」か「自動音声通話」が選択可能

• 「同意する」をクリック

• 料金プランを選択する

• 住所や組織名、支払方法などを入力して「次へ」をクリック

• これでG Suiteアカウントが作成された。「設定に進む」をクリック

今回は、G Suiteの概要や管理者アカウントの登録に関する手順などを紹介した。次回もウィザードに従って、ドメイン所有権の確認をはじめ各種設定作業を進めていこう。皆さんもぜひ一緒にG Suiteを使いながら、その機能を試していただきたい。

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