中小企業DX漂流者の悩みを解決する、ソフトバンクが提供するソリューション(1) スマートフォン×「LINE WORKS」で生産性UP！ DXの第一歩はコミュニケーションのデジタル化から

業界や企業規模を問わず押し寄せているDXの波。しかし、常にリソース不足に悩まされる中小企業は日々の業務に忙殺され、アナログな業務をデジタル化することすらままならないという状況だ。本連載では、どこから手をつければいいのかわからずDXの波に乗れない「DX漂流者」となってしまった中小企業の方を助けるソリューションを紹介する。

第1回では、ワークスモバイルジャパンが提供する「LINE WORKS」をピックアップ。中小企業にとってLINE WORKSはどのようなメリットがあるのか。ワークスモバイルジャパン法人ビジネス本部第二営業部長遠藤義征氏、ソフトバンクビジネスアライアンス本部営業支援統括部ソリューション企画部担当部長遠藤裕和氏、ソリューション企画部ソリューション企画課遠藤寛和氏に話を聞いた。

中小企業のDXは「何から手を付けていいのかわからない」状況

Withコロナ時代へ移行するとともに急速にDXが進み、働く環境や働き方は大きく変化した。実際に多くの企業が業務のデジタル化によってペーパーレスを実現したりリモートワークを実践したりと、さまざまな変革に成功している。

一方で、一部の中小企業の状況について遠藤裕和氏は「経営者のなかでDXという言葉だけが先行してしまっていて、デジタル化すらままなっていないのが実態」と指摘する。

ソフトバンク株式会社
ビジネスアライアンス本部
営業支援統括部ソリューション企画部
担当部長
遠藤裕和氏

遠藤義征氏も「会議室を予約するために現地まで出向いて紙の予約表に記入しているケースなどもある」と付け加える。なぜ一部の企業はDXの波に乗れない「DX漂流者」となってしまっているのだろうか。遠藤義征氏は次のように考察する。

ワークスモバイルジャパン株式会社
法人ビジネス本部第二営業部長
遠藤義征氏

「年配の方が多いと仕事のやり方を変えること自体に抵抗を感じてしまうカルチャーが社内にできてしまっている場合もあります。また、DXに取り組みたいと思っていても、日々の業務に追われ何から始めたらいいのかわからない、まずは自分でツールを活用して業務を効率化しようとしても、情シスや総務など多様な業務を兼任しながらでは時間が割けないといった状況にあります」(遠藤義征氏)

現場をよく知る遠藤寛和氏も、「中小企業の多くの経営者もIT利活用について、どこから手をつければいいのかわからないというのが中小企業でDXが進まない1番の理由。IT担当者が1人で運用・管理しており、日々の業務負荷も大きく、習得すべき最新のIT技術の学習時間を確保できないことも要因。社内SEやITリテラシーのある従業員もおらず、身近に相談できる人がいない状態で、1人で悩んでしまっている担当者の方も多い」と説明する。

LINE WORKSなら、普段使いしているLINEを業務で安心安全に使える

コロナ禍による変化のうち、もっとも代表的なのがコミュニケーションのあり方だろう。仕事・プライベート問わずビデオ会議ツールやチャットツールを使った非対面でのコミュニケーションの機会は圧倒的に増えた。特に業務においては、デジタル化による働き方改革や生産性向上も求められるようになるなかで、ビジネスチャットの活用が進む。

こうしたなか、プライベートで使うチャットツールの延長線上で利用でき、どんな環境・職種でも仕事をする者同士がつながりやすいツールとして支持されているのが「LINE WORKS」だ。

LINE WORKS上でのトークのデモ画面とオンライン会議の様子

LINE WORKSは、日本国内で月間9000万人以上が利用するメッセンジャーアプリ「LINE」とつながる唯一のビジネスコミュニケーションツール。LINEを踏襲した使いやすいチャット機能に加え、掲示板、カレンダー、アドレス帳、アンケートなど、ビジネス上のコミュニケーションに必要な機能が搭載されている。普段使っているLINEを操作するような感覚で利用できるため、ユーザーの教育が最小限で済むことも大きな特長となる。

「ボタンの配置やスタンプ機能などLINEのようなUI/UXを採用しており、新たに社員が入ってきても研修やトレーニング不要ですぐに使いこなすことができます。ビジネスに特化しているため、セキュリティも確保されていて安全安心です。日々のビジネス上のやり取りをスマートフォンのなかで完結できるようになり、最小限の変化で最大の効果が発揮されます」(遠藤義征氏)

また、ソフトバンクでは業務用スマートフォンの導入とともにLINE WORKSを提供するソリューションを展開している。

ソフトバンク株式会社
ビジネスアライアンス本部
営業支援統括部ソリューション企画部
ソリューション企画課
遠藤寛和氏

「どこからデジタル化に手をつければいいのかわからないなか、まずはスマートフォンとLINE WORKSで業務上のコミュニケーションを効率化していくことをおススメしています。外勤の方などはお客さまとのやり取りでプライベートのLINEアカウントを使っていらっしゃるケースもありますが、LINE WORKSであればそうしたシャドーITの存在をなくすことができます。会社の業務内容や機密事項を保護できるようになるだけでなく、やり取りのログも残るのでトラブルが起こった際にも従業員を守ることができます」(遠藤寛和氏)

アナログ文化が残る平均年齢55歳の鉄道会社がSNSを使いこなせるまでに

LINE WORKSの使いやすさを象徴するのが、千葉の鉄道会社いすみ鉄道の事例だ。従業員の平均年齢は55歳。LINE WORKSの導入以前は電話・FAX・紙の文化が強く、会議の議事録や社内の周知事項はすべて紙で印刷して手渡しで回覧を行っていた。これにより、回覧が完了するまでに資料を紛失してしまったり、全員が情報を確認するまで1ヵ月程度かかってしまったりなど情報共有に大きな課題を抱えていた。

従業員の年齢層が高くITリテラシーも低い状況だったが、「LINEであれば操作できる」という声もあり、IT化のはじめの一歩としてまずは「報・連・相」をLINE WORKSに置き換える取り組みからスタートしたという。その結果、迅速な情報共有と確実な周知を実現しただけでなく、紙での回覧作業がなくなったことで、紙の印刷費用など年間で約30万円のコストカットにも成功した。

効果はそれだけではなかった。気軽にトークを送れるようになったため、従業員同士のコミュニケーションが活発化し、いすみ鉄道が運営するSNSに対する意見交換が行われるようになった。従業員の意見を反映させた写真を投稿することにより、SNSフォロワーは60%以上増加。現在、2万人を突破している。遠藤義征氏は、「LINE WORKSを使いこなせたという自信から、新たな取組みや次なるIT化を進める意欲につながったケース」と説明する。

ソフトバンク×LINE WORKSの可能性

LINE WORKSでは、150を超えるサービスと連携することが可能となっている。多くのソリューションを取り扱うソフトバンクとの連携によって、LINE WORKSによるDXをきっかけに勤怠管理のスマートフォン連携などほかの業務課題の解決にもつながる可能性がある。

遠藤寛和氏は、ソフトバンクによる中小企業のサポートについて「スマートフォンとの親和性を第一に考えている。中小企業のDXの第一歩は、スマートフォンを活用したソリューションを入れること。まずは仕事の土台となるコミュニケーションをデジタル化することによって、ITの利便性を感じていただきたい」と話す。実際にスマートフォンを導入する企業とそうでない企業とで業務効率は倍程度の差があるという。

また、遠藤裕和氏は「たとえば、音声コミュニケーションを文字に変換できるようになると、LINE WORKSとのAPI連携によって高齢者や障害を持つ方々とのコミュニケーションも円滑にできるようになるかもしれない。実際に、福祉や介護、災害対策といった社会インフラとして役立っている事例も多くある」と、ソフトバンク×LINE WOKSの業務効率化にとどまらない幅広い可能性について展望する。

中小企業によるDXは目的の明確化がカギ。ソフトバンクでは課題設定からサポート

中小企業がDXを進めるための秘訣は何だろうか。遠藤裕和氏は「DXという言葉が先行してしまっているが、まずは何のためにITを導入しDXを目指すのか、その目的を根本から考えること」だとする。ソフトバンクでは、課題設定の段階から伴走しソリューション導入の支援を行っている。

「日本企業のほとんどは中小企業です。中小企業の底上げをしなければ、日本の興隆は期待できません。諸外国のIT化が進むなか、日本の中小企業のDXの遅れは賃金などにも影響します。ぜひ一緒にDXを進め、日本を盛り上げていきましょう」(遠藤裕和氏)

「インボイス制度や電子帳簿保存法など働き方改革に関するさまざまな法改正が進んでいます。これらはすべてデジタル化に関わることです。働き方改革で残業を減らしたいと思っていても、従来のアナログが残る業務スタイルでは限界があります。一方で、中小企業では、総務や情シス、経理など複数の業務を1名で担当していらっしゃる方も多いと思います。であれば、ITツールにまかせてしまったほうが効率がよいケースは多くあります。私たちが中小企業の課題解決に向けて最適なプランを提案し、DXに向けて伴走させていただきます」(遠藤寛和氏)

LINE WORKSは現在、43万社・450万人のユーザーを抱えている。業種業態問わず、多くの企業がLINE WORKSを用いたコミュニケーションの効率化を実現しているのだ。すべての仕事の土台となるコミュニケーションを、スマートフォンと使い慣れたアプリケーションで効率化するところからDXを始めてみてはいかがだろうか。