「LINE WORKS」ではトークルーム内で気軽にデータを共有できる!

トークルームから利用しやすいデータ共有

LINEと同じ使い勝手で利用できる手軽さが魅力の「LINE WORKS」だが、ビジネスで利用するからには適切なセキュリティ対策も求められる。

まずはLINE WORKSのフォルダの利用について見てみよう。管理者は、LINEと同じような感覚でチャットできる「トークルーム」の中で、利用できる機能についての権限を指定できる。その中でフォルダ機能を有効にしなければ、トークルームでの会話中に画像をアップロードするといったLINEと同じ使い方以上のデータ共有はできなくなる。、たとえば雑談用のトークルームなどではフォルダの利用を禁止しておくと、おかしなデータがアップロードされてしまったり、データ容量を浪費されたりする心配がなくなる。

• チームごとにトークルームで利用する機能を制限可能

また、フォルダ利用を許可するユーザーを指定したり、閲覧のみを許可するか編集も許可するかといったユーザーごとの権限付与もコントロールできる。

利用が許可されたユーザーは、保存されたファイルのリンクをトークルーム内に直接貼り付けるられるようになり、同じアプリの中でトークルームとフォルダを行き来しながら簡単に情報共有が行える。別のオンラインストレージアプリで発行される共有用リンクをトークルームに貼り付けるのと比べ、使い勝手のよさはは段違いだ。

• トークルームとフォルダはシームレスに行き来できる

共有方法の選択と権限設定で安全にデータを共有

データごとの共有については、自分が利用しているトークルームの中に貼り付けるのか、そのトークルームのノートに貼り付けるのかといった方法だけでなく、同じテナント内にある別トークルームへの送信もできる。また、共有用リンクを発行することで別テナントのLINE WORKSはもちろん、メールや各種アプリケーションでの共有も可能だ。

リンク共有を利用すれば、LINE WORKSを利用していない社外の人へもデータ共有が行える。ただしリンクアドレスさえ知っていれば誰でも利用できるという環境だと、重要なデータは共有しにくいだろう。そこでリンク共有時にぜひ利用したいのが「有効期限」と「アクセス権限」の設定だ。

有効期限は任意の日付が指定できるため、即座に確認してもらうようなデータなら翌日あたりを指定しておけば事故が少なくなる。適切な設定を行うことで、使われることのないデータが放置されたままになることはなくなるわけだ。

権限設定は「誰でもアクセス可能」「自社社員のみアクセス可能」「パスワードで認証」「ワンタイムパスワード認証」と4つの選択肢が用意されている。こちらも必要に応じて適切な設定を行いたい。

• 共有方法と権限設定を指定することで安全に利用できる

フォルダに招待してのデータ共有やファイル並べ替えも快適

トークルームとは無関係に、Drive機能をクラウドファイルサーバとして利用する環境では、フォルダにユーザーを招待する形で共有することも可能だ。もちろん、ユーザーごとに閲覧のみ可能、編集も可能といった権限設定が行えるほか、共有状態を解除することもできるので安全な利用ができる。

また、アップロードされたファイルは更新日・名前・種類を基準に並べ替えができるし、直近1カ月分の新規ファイルをまとめて見ることもできる。編集権限があるメンバーでも、編集されては困るファイルについては、個別にロックすることが可能だ。

• ファイルは簡単に並べ替え可能

• 直近1カ月の新規ファイルをまとめて閲覧できる

• 編集されたくないファイルは個別にロックできる

LINE WORKSはクラウドファイルサーバとして特別高機能というわけではないが、基本的な機能はしっかり備えている。やはりLINEユーザーとの親和性のは大きな強みといえるだろう。

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