車両管理の落とし穴、人事・総務にもたらされるメリットとは

車両を利用する企業の人事・総務にとって重要な業務のひとつとなっている「車両管理」。この作業を紙文書やExcelのような表計算ソフトで行っている企業も少なくないはず。そんな面倒な車両管理をすぐにでもIT化できるソリューションが、ヒトとクルマをつなぐアプリ「Cariot」だ。第1回の本稿では、人事・総務の方にとって非効率な車両管理を、「Cariot」によって効率化する手段をお伝えする。

• 車両管理をIT化、クラウド上へ情報を記録し、集計を自動化するリアルタイム車両管理「Cariot」

あなたの会社の車両管理方法は

現在、人事・総務の皆さんは、車両をどのように管理しているだろうか。例えば、手書きの日報・月報をもとにしている会社では、車両を使用する人が運転開始・終了の時間や場所を書き込んだシートを月末に回収。シートの内容を紙文書やExcelにまとめていくといった管理を行っているだろう。

こういったアナログな管理方法は、車両を管理する人事・総務から見て非常に面倒なもの。情報を一つひとつ記載しなおし集計していく手間はもちろんのこと、まとめる際の人為的ミスも想定しなくてはならない。さらに、集計されたデータを分析するために統計化しようと思うと、さらなる工数が発生してしまう。そのため、せっかく集めたデータを有効活用することが難しい状況といえるだろう。

リアルタイム車両管理「Cariot」の魅力

「Cariot」は、そんな人事・総務の車両管理の悩みに応えるアプリケーションだ。車両に特定のデバイスを差し込むだけでクルマの幅広いデータを取得し、インターネットに送信する。幅広いデータの取得ができるため、属人的な管理に頼ることが多かった車の情報を可視化し、そのデータを元にコンプライアンス強化、安全性向上、コスト削減や業務効率化を実現することができる。

• リアルタイムで車両を管理できるアプリ「Cariot」のホーム画面

「Cariot」で扱っているデバイスは、大きく分けて3つ。シガーソケットにつける「シガーGPS」、動画の撮影やG(ジャイロ)センサーに対応した「ドライブレコーダー」、車両のECUの値から細かな情報を取得できる「OBD2」だ。これらのデバイスから取得したデータはインターネットを介してクラウドに送信され、データベースに保存される。

• 左から「シガーGPS」「ドライブレコーダー」「OBD2」。いずれも工事不要で取り付け可能

プラットフォームとなるクラウドサービスにはSalesforceを採用。アプリはビジネスマーケットプレイス「AppExchange」で公開されており、取得したデータに対してさまざまな連携・分析を行える。

人事・総務の業務を効率化する車両管理とは

車両を管理するための多くの機能を備えた「Cariot」。使い方次第でさまざまな活用が可能だが、その中でも人事・総務の業務面から見たメリットと使い方を紹介したい。

1.集計作業が不要になる

「Cariot」を利用する最大のメリットは、デバイスに搭載されたGPSによって位置情報を3秒に1回自動取得できることだ。位置情報からはただ単に車両の位置が分かるだけでなく、走行距離も知ることができる。もちろん運転開始場所、終了場所も記録可能。リアルタイムで利用者の状況を知ることができ、集計作業も不要になる。

• GPSを基に、走行距離や運転開始・終了場所、走行時間などをリアルタイムに記録できる

2.ガソリン代の精算と把握が簡単になる

リアルタイムに走行距離などがわかるということは、手間のかかる距離計算でのガソリン代の精算も簡単になる。OBD2デバイスなら燃料の消費量を知ることも可能だ。さらに、ドライバーごとにも把握できるため、運転技術や経路の選び方の参考にもなる。

• 車両の移動距離を基に走行距離を把握したり、OBD2でエンジン回転数や燃料消費量を取得したりできる

3.勤務時間を管理できる

車両を使って現場へ直行・直帰するような業務では、運転開始、運転終了が勤務時間の申告にもなる。また、私用車を仕事に利用する際でも、GPSシガー/OBD2デバイスを抜き差しすることで勤務時間を記録可能。プライベートと私用とのガソリン使用量を明確に切り分けることもできる。

4.車両の利用者を把握しトラブルを防止

「Cariot」にはドライバーの情報も登録可能で、車両やデバイスを紐付けできる。所属部署や連絡先といった基本的な情報だけでなく、運転免許証のデータを登録し一元管理できる。例えば、免許更新時期前に通知を表示させて免許期限切れを防ぐといった使い方が考えられる。

• ドライバーの基本情報から運転免許証のデータも登録できる

5.ペーパーレス化を推進できる

車両の使用状況や勤務状況を日報・月報などに記載せずに済むため、ペーパーレス化を進めることができる。もちろん、それらを集計したり、統計データとして閲覧するための用紙も削減可能。また、ドライバーに日報・月報を催促する業務も減らせる。

車両管理を改善し働き方を改革する「Cariot」

このように、「Cariot」は車両管理における人事・総務の手間を大幅に減らすことができる。実際に導入した企業を例に挙げると、毎月約2～3人日、月約15～23時間の労働時間を削減できたという。人事・総務の業務改善だけでなく、ひいては社内の働き方改革につなげることも可能だろう。

今回は人事・総務の観点から「Cariot」のメリットをお伝えした。第2回では、実際に車両を運転するドライバーや、見える化によってもたらされる利点を解説したい。

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